Mise en place et diffusion du dépôt institutionnel électronique de l'école normale supérieure Abidjan (ENS) sous PMB

II.2. Organisation et fonctionnement

Toute organisation, toute institution, quelque soit sa nature et sa taille a nécessairement besoin d'une structuration de la chaîne de ses activités pour assurer un bon système de fonctionnement.

C'est dans ce sens que le service Information et Documentation, de par sa cellule bibliothèque centrale, s'est doté d'un appareil de gestion et de fonctionnement de ses ressources, organisé autour de sections :

· Section acquisition des collections ;

· Section inscription et traitement documentaire ;

· Section accueil et communication documentaire ;

· Section informatisation et recherches informatisées ;

· Secrétariat.

II.2.1. Section acquisition documentaire

Elle a pour mission essentielle de réfléchir sur la politique

d'acquisition ou de renforcement des capacités documentaires de l'ENS. Sa tâche consiste ainsi à présenter aux partenaires ou fournisseurs (maisons d'édition, librairies, particuliers) des listes bibliographiques pertinentes au regard des disciplines enseignées à l'ENS et de suivre le processus d'acquisition des documents. Elle a également pour attribution de veiller à la conformité des bordereaux de commande et de livraison par rapport aux collections livrées (opération de vérification et de pointage des documents).

II.2.2. Section inscription et traitement documentaire

Comme indiqué, cette section à deux (2) volets.

Le premier volet "inscription" consiste à inscrire dans un registre d'inscription, les usagers de la bibliothèque et leur attribuer une carte de lecteur en vue de leur donner accès aux prestations du service Information et Documentation.

Pour les normaliens, l'inscription est valable pour deux (2) ans (en référence aux deux années de formation) et requiert deux (2) photos d'identité associées à une fiche d'inscription. Elle donne droit à toutes les prestations du service (prêt sur place, prêts à domicile, DSI, assistance à la recherche, photocopie, conseils).

Quant au corps professoral, un registre de prêts est ouvert à leur intention pour les formalités de prêts.

Le service Information et Documentation donne la possibilité aux étudiants des universités publiques et privées, des grandes écoles de formation à bénéficier des prestations de prêts sur place et de photocopie de documents. Ce contrat se fait à travers une inscription moyennant deux (2) photos d'identité, une (1) fiche de renseignements et d'une contribution financière de deux mille francs CFA (2000f CFA). Elle est valable durant toute l'année académique.

Le second volet concerne le document.

Dès livraison des documents acquis, les opérations de traitement débutent depuis le collationnement^30(*) jusqu'à l'équipement, en passant par l'estampillage, l'enregistrement, l'indexation, le catalogage et la cotation.

* ³⁰ Vérification du bon ordre des cahiers dans un volume (ordre numérique, alphabétique ...). Opération indispensable avant toute restauration ou envoi de documents à la reliure. Le métier de bibliothécaire. PP 467