II.ETUDE DE L'EXISTANT
II.1. DESCRIPTION DES DIFFERENTES PROCEDURES
Après avoir consulté le chef de
département logistique, le chef de la cellule achat, le chef de la
cellule marché, les magasiniers et un chef de service ; nous avons
recueilli les informations suivantes :
II.1.1. PROCEDURE DE GESTION DE STOCK
L'Hôpital Principal de Dakar (HPD) possède deux
magasins, un de petit matériel (les fournitures de bureau, les produits
d'entretien, des consommables informatiques, du matériel d'imprimerie,
le petit matériel d'hôtellerie et le gaz butane) et un autre
magasin des ateliers.
Ces produits sont rangés sur étagères
suivant leurs rayons dont le rayon 1, 2, 3,4 et 5.
A la vraison d'un article, le fournisseur accompagne son
article d'un bon de livraison sur lequel est mentionné le numéro,
la désignation, la quantité livrée, le prix unitaire, le
total, le nom du fournisseur, la signature, la signature du fournisseur et la
date de livraison. Ce bon est établi en trois exemplaires pour le
réceptionniste, le magasinier et le fournisseur.
Tout article conforme aux normes exigées par
l'Hôpital est répertorié dans un fichier de stock
après récéption.
Le fichier sert à suivre le stock en magasin.
Après la livraison, le magasinier rédige un
bordereau des entrées. C'est une pièce comptable qui permet de
mettre à jour la rubrique du stock. Il comprend le numéro
d'ordre, la date, la rubrique budgétaire, le numéro du bon de
livraison, la désignation, le nom de fournisseur, la quantité et
l'observation.
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A l'arrivée en stock, le magasinier établit une
fiche de stock sur laquelle est mentionné le numéro d'ordre, la
date de livraison, la désignation, l'année, le numéro du
bon de livraison, le nom du fournisseur, la quantité reçue et la
rubrique budgétaire.
A chaque début du mois, les services font des bons de
commande pour les fournitures de bureau et les produits d'entretien sur
lesquels sont mentionnés le numéro du bon, la désignation,
la signature du major, la signature du chef de service du département de
logistique ou son délégataire, la quantité
demandée, le nom du service, la quantité accordée et la
date. Aussi bien, les services peuvent faire des commandes journalières
au cas où la commande mensuelle ne parvient pas à couvrir tout le
mois.
A chaque fin du mois, le magasinier établit
l'état mensuel de distribution sur lequel est mentionné la
désignation du produit, la quantité distribuée à
chaque service, le nom du service et le total distribué.
Il est à noter que le magasinier dépose toutes les
pièces comptables justificatives à la comptabilité excepte
la fiche de stock.
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