2.2 Attributions et responsabiités des agents du
service portefeuile :
2.2.1 Le chef du service portefeuille :
Le chef de service du portefeuille assume la
responsabilité de la bonne marche de son service sous l'autorité
du directeur de l'agence.
a) Les attributions de chef du service en matière
d'administration : Le chef du service portefeuille doit
:
~ assurer la préparation et la présentation des
remises à l'escompte au comité d'escompte ; ~ assurer la
répartition rationnelle du travail dans son service et instaurer les
principes de méthodes et de rigueur auxquels les agents doivent se
référer ;
> veiller au bon fonctionnement de son service dans la
répartition de l'exécution du travail de chaque agent et
éviter, tout retard ;
> être informé sur tous les mouvements de son
personnel ;
> suivre l'état d'avancement des travaux des divers
compartiments de son service et apporter les mesures propres à
éliminer toute entrave à la bonne marche du service ;
> inculquer à son personnel le goût du travail
exécuté avec précision ;
> faire régner la discipline dans son service ;
> déceler les causes des erreurs de son service et
s'efforcer d'en éviter le renouvellement et rappeler le
déroulement correct des diverses phases de l'opération.
Lorsqu'une question embarrasse un agent, celui-ci est tenu d'en
référer à son chef direct ;
~ assurer la bonne tenue matérielle de son service qui ne
doit prêter à aucune critique, tant durant les heures d'ouverture
qu'après la fermeture des guichets.
b) La fonction contrôle de chef du service
portefeuille :
Le chef de service portefeuille est chargé de faire
exécuter, par lui-même ou par un adjoint qualifié, un
certain nombre de vérifications qui renforcent sa capacité du
contrôle, il veillera à :
> l'appréciation du risque que peuvent engendrer les
opérations traitées et à ce que le personnel observe
strictement les instructions ;
> la surveillance des encours par rapports aux cotes
autorisées ;
> la vérification des bordereaux de remises et leur
conformité avec les valeurs (numéro de compte, clé de
contrôle, total des montants,...etc.);
> la vérification matérielle des valeurs
(mentions obligatoires, timbrage, endos,...etc.) ; > l'application
rigoureuse des dates de valeurs ;
> la mise à jour régulière des dossiers
risqués et des renseignements commerciaux ; > la mise en recouvrement
rapide des valeurs ;
~ au suivi de la mobilisation des crédits ;
~ au suivi des impayés ;
> la vérification des avis de crédit et de
débit des comptes clients ;
> la vérification des avis de sort et des signatures de
ceux-ci lors de leur retour. La prise en charge de cette fonction lui impose
:
> D'engager des enquêtes sur toute défaillance
constatée et requérir les explications de l'agent fautif et
attirer son attention sur les conséquences qui auraient pu
résulter de sa négligence et l'inviter à procéder
à la régularisation des anomalies ;
> de tirer les meilleurs renseignements des documents qui lui
sont remis pour son visa et signature ;
> De faire en sorte que les vastes interventions et
investigations quotidiennes informent son personnel qu'il est objet d'un
contrôle incessant et créer ainsi une ambiance propre à
décourager toute tentative de fraude ou de laisser aller.
Par ailleurs, les interventions suivantes permettant de
témoigner de sa vigilance dans l'exercice de ses fonctions :
> l'établissement, la réception, la comparaison
des relevés comptables et les recherches qui en découlent ;
> l'examen des pièces au moment de
l'arrêté de la journée comptable ;
> le contrôle périodique des valeurs
enregistrées dans les comptes d'existants ; > l'examen
fréquent et régulier des dossiers risqués et des encours
autorisés.
Le chef de service portefeuille est en outre chargé de
:
> la conservation des valeurs dans les conditions de
sécurité requises (conservation dans des coffres) ;
> la présentation à bonne date des effets et
chèques en recouvrement ;
> le renouvellement rapide des billets directs ;
> la mobilisation des crédits autorisés sur la
base des dossiers et des instructions de la structure de l'agence
chargée des engagements ;
> s'assurer que les valeurs sont recouvrées dans les
délais ;
> vérifier que les avis de sort sont signés
convenablement avant de créditer les clients ;
> s'assurer que les impayés sont contre-passés
immédiatement si la position du compte le
permet, dans le cas contraire, engager les procédures de
poursuites (protêt, mises en
demeure,...etc.).
Le chef de service portefeuille prépare les remises en
vue de les présenter au comité de l'escompte. Son action doit
porter notamment sur l'appréciation du risque, il doit procéder
à une étude approfondie de chacun des effets qui lui sont
présentés. L'étude doit porter tant sur le cédant
que sur le tiré, compte tenu de leur solvabilité, de leur
honorabilité, de la cote autorisée, des encours des incidents de
paiement (impayés, prorogés,...etc.).
Les travaux dont la bonne fin est subordonnée à un
pouvoir d'appréciation ou de décision, sont de la
compétence du chef de service.
Toutefois, le chef de service peut se décharger sur son
adjoint et sur son personnel de l'exécution des tâches
matérielles qui ne pourraient être assurées qu'au
détriment de ses véritables attributions.
En accord avec la direction de l'agence, le chef de service se
fixe les travaux qu'il se réserve de suivre personnellement, compte tenu
de l'importance du service, du nombre et de la qualité des
collaborateurs qui le secondent. Parmi ses tâches, figurent la lecture de
l'intégralité du courrier destiné au service et
l'instruction des affaires qui, par leur importance ou leur objet, se
distinguent des affaires courantes notamment les plaintes ou les
réclamations de la clientèle.
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