2.2.2 Le personnel du service portefeuille :
La nature des opérations traitées par le service
portefeuille et les conditions de sécurité que requiert leur
exécution exigent une certaine spécialisation par poste ou par
compartiment de travail. Les fonctions sont réparties entre
l'encaissement, l'escompte, les risques, les renseignements commerciaux et les
impayés. Les trois dernières fonctions peuvent être
considérées comme des travaux administratifs, tandis que les deux
premiers ou du moins leur prise en charge relève, du travail de guichet
à savoir la réception des remises.
Les guichetiers doivent être déchargés
pendant les heures d'ouverture des travaux administratifs, ces derniers seront
confiés à des agents qui n'ont pas de contact avec le public.
Les fonctions d'encaissement et d'escompte comportent une
phase de traitement au guichet et une autre qui est purement administrative. En
fonction du volume des opérations, la répartition du traitement
de ces deux opérations peut être concentrée ou
spécialisée, respectivement, sur un ou plusieurs agents.
Il convient toutefois de se garder d'une spécialisation
excessive. Il est en effet indispensable, lorsque certains agents ont
exceptionnellement à faire face à un surcroît de travail
qu'une aide puisse leur être fournie.
Dans le cadre de la répartition des tâches, le
travail doit être organisé de manière à
éviter le monopole d'un agent sur un ensemble d'opérations qui
contribue à le soustraire à tout contrôle.
a) La fonction « guichet » :
Les agents affectés à ce poste de travail sont
chargés d'accueillir la clientèle, de la renseigner et de prendre
ses instructions.
Ils procèdent à la vérification des
bordereaux de remises, à la vérification matérielle des
chèques et des effets (mentions obligatoires, timbrages, suite des
endos), et accusent réception aux clients.
L'organisation de ce poste de travail, qui est en contact direct
et permanent avec le public, doit donc être conçue en fonction
notamment des notions d'exploitation et de sécurité.
La compétence, l'esprit de rigueur et
l'amabilité sont donc : les qualités primordiales qui doivent
être exigées des guichetiers étant entendus qu'ils doivent
avoir l'expérience de la tenue d'autres postes de travail tel que
virement (service caisse), tenue des dossiers risqués,...etc. Etant en
relation avec le public, ils doivent diffuser aux autres services et plus
spécialement celui chargé des engagements, les informations
qu'ils ont l'occasion de recueillir.
L'agent chargé du guichet remettra les instructions de
la clientèle au fur et à mesure de leur réception au chef
de service qui se chargera de leur répartition sur les différents
compartiments du service.
b) La fonction encaissement :
L'encaissement est l'opération par laquelle, le
banquier en vertu d'un mandat tacite se charge du recouvrement des valeurs
(chèques et effets) que lui confie sa clientèle et dont le
produit ne sera disponible pour celle-ci qu'après recouvrement,
c'est-à-dire, lorsque le banquier en aura lui-même
enregistré le montant dans ses comptes.
Les agents affectés à ce compartiment sont donc
chargés de recevoir les remises, de les vérifier, de les traiter,
et éventuellement de les comptabiliser et de les mettre en recouvrement
à bonne date. Ils établissent les avis de sort qui devront
accompagner ces valeurs.
A la réception, des avis de sort dument signés
par des personnes accréditées dont la signature doit être
vérifiée, ils établissent les avis de crédit des
comptes des remettants sans omettre de décompter les commissions.
Les valeurs impayées jointes à l'avis de
débit des commissions et des frais de retour sont restituées, par
leurs soins, aux remettants soit directement contre décharge, soit sous
pli recommandé.
Les agents chargés de l'encaissement sont responsables
:
> des opérations de compte à compte
représentatif des remises de chèques payables sur les caisses de
la même agence ;
> de la conservation et de l'envoi au recouvrement, à
bonne date des valeurs qu'ils ont prises en charge ;
> des avis de crédit qu'ils établissent ;
> du décompte des commissions ;
> des dates des valeurs appliquées ;
> du suivi des comptes encaissements sur lesquels sont
comptabilisées les remises de la clientèle ;
> de l'exactitude de ces comptes ;
> de la régularité des opérations qu'ils
traitent ;
> de la bonne tenue des registres réglementaires.
Les agents affectés à ce compartiment sont
responsables des opérations qu'ils traitent et des erreurs qu'ils
peuvent commettre en cette occasion. Ces responsabilités peuvent
être administratives ou pécuniaires, totales ou partielles.
C'est une responsabilité de fonction et
l'établissement ne peut en atténuer les effets, qu'en cas de
force majeure dument constatée.
c) La fonction « escompte » :
L'escompte est une opération par laquelle le banquier
accepte de faire une avance à son client à concurrence du montant
d'un effet de commerce dont la propriété lui est
cédée moyennant une rémunération et à la
condition expresse que l'effet soit payé à
échéance.
Cette avance couvre la période située entre la date
d'admission et l'échéance de l'effet.
Toutefois, l'escompte ne porte pas seulement sur les effets de
commerce (lettre de change, billet à ordre), il peut également
porter sur des chèques qui, bien que payables à vue, ne puissent
être encaissés qu'après des délais de recouvrement
plus ou moins importants.
L'opération d'escompte est donc une opération de
crédit avec tous les risques qu'elle comporte et à ce titre, et
comporte tenu de sa complexité, la décision portant autorisation
d'escompte est double :
· Elle émane du comité de crédit qui
détermine la cote d'escompte après appréciation du risque
d'une manière globale, sur la base du dossier et de la procédure
réglementaire ;
· Elle relève des prérogatives du
comité d'escompte de l'agence qui décide de l'admission des
remises après analyse de la qualité du papier
présenté.
La notion de risque prend ainsi toute sa signification et les
agents affectés à ce compartiment de travail doivent s'y
référer constamment.
c1) Attribution : Les agents de
compartiment sont chargés de :
> réceptionner les remises de la clientèle, de
vérifier l'exactitude des bordereaux et la régularité
matérielle des valeurs ;
> de les enregistrer sur les registres appropriés ;
> d'annoter les fiches de risques ;
> de prendre en charge les effets brûlants et
d'adresser dans les délais les plus brefs les effets non brûlants
à la direction des marchés de capitaux (portefeuille central)
;
> de préparer les remises au comité d'escompte
et exploiter tous les éléments dont ils disposent tels que
renseignements, encours, impayés,...etc.) ;
> de traiter les valeurs admises à l'escompte,
restituer ou remettre à l'encaissement les valeurs non admises à
l'escompte.
Le poste escompte est un poste à risque, il y a lieu de
lui affecter les agents les plus vigilants qui ont de l'expérience de
tous les postes du service et une formation appropriée.
c2) Responsabiités des agents chargés
des opérations d'escompte : Les agents chargés de
l'escompte sont responsables de :
> la conservation et selon le cas, de l'envoi à la
direction des marchés de capitaux ou de l'envoi en recouvrement à
bonne date, des valeurs qu'ils ont prises en charge ;
> l'exactitude et de la régularité des
bordereaux de remises ;
> la régularité matérielle des valeurs
;
> la suite des endossements successifs ;
> la conformité des avis de crédit et de leur
imputation aux comptes des cédants ; > les dates de valeurs
appliquées ;
> le décompte éventuel des commissions et taxes
;
> la bonne tenue des registres ;
> la mobilisation des crédits et de leurs
renouvellements à bonne date ;
> la comptabilisation et de la régularité des
opérations.
Les agents affectés à ce poste sont responsables
des opérations qu'ils traitent et des erreurs qu'ils peuvent commettre
en cette occasion.
Cette responsabilité peut être administrative ou
pécuniaire, totale ou partielle. Cette responsabilité est une
responsabilité de fonction et d'institution ne peut en atténuer
les effets, qu'en cas de force majeure dument constatée.
d) La fonction «Gestion des impayés »
:
d1) Attribution :
Les agents affectés à ce travail sont
chargés de réceptionner les valeurs qui sont retournées
impayées et de les traiter sans retard.
Cette dernière exigence répond
particulièrement au souci de :
· contre passer immédiatement au débit des
comptes des remettants si leur situation le permet, les valeurs
escomptées afin d'éviter qu'une provision disponible ne soit
retirée entre temps ;
· restituer les valeurs prises à l'encaissement
;
· engager dans les délais impartis les poursuites
nécessaires (protêt, mise en demeure, saisiearrêt) afin
d'obtenir le remboursement des valeurs des remettants.
d2) Responsabilités des agents chargés
des impayés : Les agents chargés des impayés
sont responsables :
> de la contre passation, si la situation du compte le
permet, des valeurs escomptées retournées impayées ;
> De la restitution rapide aux remettants des valeurs prises
à l'encaissement ;
> Des poursuites à engager dans les délais
impartis (protêt, mise en demeure, saisie-arrêt) ; > Du respect
des instructions de la clientèle et de la direction du siège ;
> De la comptabilisation et de la régularité
des opérations.
Les agents chargés de ce poste doivent donc avoir
l'expérience voulue, une large connaissance des instructions
régissant l'activité et une formation juridique.
Les agents de ce poste sont responsables des fautes commises
lors de l'exécution de leurs tâches. La responsabilité peut
être administrative ou pécuniaire, totale ou partielle.
L'institution ne peut en atténuer les effets qu'en cas de force
majeure.
e) La fonction gestion des renseignements commerciaux et des
dossiers risques : e1) Attributions :
Les agents affectés à ce travail sont
chargés :
> Tout particulièrement, de la mise à jour
du fichier des renseignements à recueillir auprès des autres
services du siège, des autres agences, des autres institutions
bancaires, de la chambre du commerce, de l'exploitation de la presse
régionale ou nationale par l'action personnelle dans le cadre de la
collecte des informations ;
> Ils doivent s'astreindre à en vérifier le
contenu par les regroupements qu'ils leurs sera possible d'effectuer, la valeur
du contenu du fichier influe sur la qualité de la décision
d'admission à l'escompte ;
> En ce qui concerne la communication des renseignements ;
il y a lieu d'établir une distinction entre les informations
confidentielles qui doivent être réservées à
l'usage
strictement internes et celles plus générales qui
peuvent être communiquées à d'autres établissements
;
> Les agents affectés à la gestion du dossier
« risque » sont chargés, après décision
d'admission, d'enregistrer tous les effets ;
> Ils doivent s'attacher à maintenir leur dossier
constamment à jour de manière à avoir la situation exacte
des encours à chaque instant ;
> Ils doivent faire preuve de rigueur et de
continuité pour éviter tous les retards avec des
conséquences directes sur les décisions d'admission à
l'escompte et sur le sort de ce dernier.
e2) Responsabilités :
Les agents chargés des renseignements commerciaux et de
la gestion du dossier « risque » sont responsables :
> De la mise à jour du fichier des renseignements ;
> De la bonne tenue de ce fichier et de sa conservation ;
> Des négligences constatées dans la mise
à jour ;
> Du contrôle des informations recueillies ;
> Des conséquences pouvant découlées
de l'observation de leur mise à jour ; constatation et conservation des
dossiers risques des encours et des fichiers qu'ils sont appelés
à communiquer au chef de service ou à la direction du
siège.
Conclusion partielle:
D'une manière générale,
l'énonciation des responsabilités des agents affectés au
service portefeuille n'est pas limitative et chaque agent est responsable du
travail qui lui est confié. Tout retard ou toute négligence lui
est imputable.
Toute faute constatée doit donner lieu à des
recherches en vue de déterminer ses causes et situer les
responsabilités. Aucun agent ne peut invoquer ignorance du traitement
d'une opération, et il lui appartient de demander à ses
responsables hiérarchiques des éclaircissements et
compléments d'informations nécessaires.
Lorsqu'une faute est constatée, elle doit être
signalée immédiatement au responsable hiérarchique. Un
rapport écrit doit, le cas échéant, être
établi pour relater les faits, les circonstances dans lesquelles s'est
produite l'erreur et la part de responsabilité de l'agent.
Le rapport doit être transmis à la direction de
l'agence qui aura à juger de l'opportunité d'en aviser la
direction du groupe d'exploitation et les structures de l'inspection.
Par ailleurs, le visa de l'assistant de contrôle agence
n'a pas pour effets de modifier la responsabilité des agents du service
portefeuille.
Les investigations du service de l'inspection n'ont pas pour
effet de donner quitus. Alors même qu'elles donneraient lieu à
l'opposition de paraphes pour les commodités du travail.
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