II - NOTRE ETUDE
Le suivi des fonds alloués au projet, du fait qu'il
intègre tous les autres aspects du projet, fait appel à plusieurs
éléments de la gestion du projet : le système de
contrôle interne, la gestion comptable, la gestion financière,
l'évaluation budgétaire, la gestion économique et efficace
du patrimoine, la gestion économique et efficace des ressources humaines
et l'audit externe (qui est en fait un outil d'aide au suivi financier).
A - LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
La notion du système de contrôle interne (SCI) se
définit à la fois en terme d'objectifs et de dispositifs. C'est
l'ensemble des instruments (plans d'organisation, méthodes et
procédures financières ou autres) dont disposent les responsables
du projet pour gérer les activités du projet de façon
ordonnée, économique et efficace. Sur le plan financier, il
permet de contrôler l'exactitude des informations fournies par la
comptabilité (autorisations des transactions, comptabilisation des
transactions, classification budgétaire des transactions, rapports
financiers), d'améliorer et d'accroître la performance. Il assure
la qualité du fonctionnement du service comptable et financier du
projet.
Le SCI permet également la protection du patrimoine du
projet, ce qui contribue indirectement à assurer la
régularité et la sincérité des comptes. C'est ainsi
qu'en prévenant le risques de pertes ou de dégradation des
immobilisations, les mesures de protection physique favorisent indirectement
une évaluation correcte des comptes d'actifs (immobilisations,
stocks...) tant sur le plan quantitatif que qualitatif.
Le SCI est d'une part rythmé par le reporting mensuel
et son analyse. En d'autres mots, il permet de veiller à ce que les
politiques/méthodes internes produisent les résultats
escomptés.
En théorie, il ne devrait pas être possible de
définir le Contrôle interne (CI) par son contenu. Autant il est
possible de formaliser d'une façon précise les objectifs qui lui
sont assignés, autant il parait difficile d'énumérer de
manière exhaustive les éléments qu'il contient : ces
éléments n'étant limités dans leur diversité
que par l'imagination de ceux qui les conçoivent.
Le CI vise les objectifs suivants : fiabilité et
exhaustivité des informations comptables, Respect des politiques &
procédures, Protection du patrimoine, Utilisation rationnelle des
ressources, Réalisation des objectifs fixés.
Les techniques de base du SCI se regroupent autour de trois
grandes notions :
- les contrôles d'exhaustivité :
Quatre techniques sont couramment utilisées : l'existence
et le respect des séquences numériques (numérotation
systématique et précise de documents entrant ou sortant), le
rapprochement des documents afférents à la même
opération (regroupement systématique de tous les documents se
rapportant à une même opération), les fichiers (archivage
systématique définitif ou temporaire des informations relatives
aux opérations), la liste ou le classement mnémotechnique
(établissement systématique par les personnes concernées,
d'une liste des obligations : par exemple rangement des factures à
payer par date d'exigibilité est une garantie précieuse contre le
risque d'omission).
- les contrôles de réalité :
Deux techniques (les plus simples) sont fréquemment
utilisées pour s'assurer que les différents documents circulant
au sein du projet correspondent à une réalité : les
contrôles physiques ou inventaires (s'appliquent principalement aux
immobilisations et à la partie disponible trésorerie
détenue par le projet), la validation par recoupement externe
(l'inventaire ne pouvant pas s'appliquer à certaines écritures,
cette technique consiste à obtenir une confirmation externe par des
tiers -fournisseurs/banques- ou à opérer un rapprochement avec
les documents qu'ils envoient au projet).
- les contrôle d'exactitude : Les
trois types de procédés fréquemment utilisés pour y
parvenir : les comparaisons globales de données (principe
fondamental de la comptabilité en partie double, cette technique
consiste à comparer les chiffres obtenus à partir de 2
totalisations provenant des mêmes opérations), les contrôles
arithmétiques (consiste à refaire systématiquement
certains calculs).
Les aspects comptables du CI regroupent toutes les
procédures ou particularités qui, dans l'organisation du projet,
favorisent l'établissement de comptes sincères et
réguliers tout au long de l'exécution du projet. Ces
procédures doivent favoriser en premier lieu la qualité des
travaux journaliers de comptabilisation et garantir l'intangibilité des
enregistrements comptables et des pièces justificatives. Ensuite elles
doivent constituer un ensemble de contrôles qui, à la fin du
projet, permet d'arrêter les comptes avec un maximum de fiabilité
et de sécurité.
Cependant, les aspects comptables n'étant pas les
seuls, ils s'inscrivent à coté d'aspects opérationnels et
administratifs. Les aspects administratifs du CI comprennent l'ensemble des
procédures qui vise à promouvoir l'efficacité de la
gestion. Le terme «contrôles administratifs » a
été appliqué à ces contrôles qui ne sont pas
directement liés à la comptabilité ou les aspects
financiers du projet. La prise en considération des aspects
administratifs enrichit la notion du CI, qui prend un caractère beaucoup
plus positif. Ainsi, le CI n'a plus pour objectif unique la prévention
ou la détection d'irrégularités, mais surtout
l'amélioration de l'organisation et de la rentabilité du
projet.
Il ne s'agit pas en fait de deux ensembles
hermétiquement disjoints. Un dispositif de CI à caractère
avant tout comptable peut présenter un intérêt sur le plan
administratif, et inversement. Ainsi, une procédure de
réconciliation bancaire, qui est avant tout une procédure
comptable poursuit des objectifs à caractère administratif :
l'absence de surveillance des mouvements bancaires pourrait entraîner des
irrégularités qui nuiraient à l'efficacité de
l'exploitation des fonds mis à disposition du projet.
Un bon contrôle interne, pour être fiable doit
avoir un caractère en quelque sorte mécanique. Le rôle
essentiel joué par les techniques du CI ne doit pas masquer leur
insuffisance du fait qu'elles sont normalement appliquées par des
hommes. Par conséquent, un bon contrôle interne doit
également assurer un contrôle du personnel qui travaille dans le
projet.
Pour la mission d'audit (point II-B-8 de notre travail)
chargée de se prononcer sur la fiabilité des comptes, l'assurance
que les dispositifs administratifs du CI sont efficaces, présente une
garantie précieuse quant à la sécurité des
documents et des comptes dont elle doit certifier la régularité
et la sincérité : c'est une garantie du bon suivi des
engagements et, dans cette mesure, une garantie de dispositifs d'alerte
immédiats.
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