B - LE SUIVI FINANCIER DU PROJET
1 - DEFINITION
Le suivi financier est une action pluridimensionnelle et
continue intégrant tous les autres aspects du projet. Il consiste
à collecter et consolider les données financières dans le
but de fournir aux gestionnaires et aux différentes parties prenantes du
projet, des éléments sur l'utilisation des fonds alloués
et les objectifs atteints. Il cerne à la fois les aspects comptables
(comptes) et opérationnels (activités) et par conséquent,
normalise le facteur coût/efficacité. Ainsi donc le suivi
financier est une fonction essentielle de la gestion du projet.
2 - OBJECTIFS.
Le suivi financier permet de s'assurer que, tout en faisant
son chemin vers les objectifs quantitatifs et qualitatifs escomptés,
l'exécution du projet respecte les limites du budget prévu et les
modalités de décaissement prévues dans les accords avec
les bailleurs.
3 - GESTION COMPTABLE DU PROJET
LES EXIGENCES D'UNE BONNE COMPTABILITE :
Une bonne comptabilité du projet doit établir la
concordance comptable entre tous les décaissements, leurs
opérations et leurs enregistrements. Elle doit assurer la tenue et le
suivi du Journal Comptable, incluant le contrôle des dépenses, du
solde du journal et du budget. Elle doit alors garantir que :
- toutes les opérations ont fait l'objet d'un
enregistrement,
- tout enregistrement est justifié par une
opération,
- il n'y a pas d'erreurs dans la comptabilisation des
montants.
CADRES & PROCEDURES DE DECAISSEMENT
(BANQUE MONDIALE, PNUD, UNICEF)
La présentation des procédures de
décaissement que nous déroulons ci-dessous n'est pas la
réplique exhaustive des procédures de décaissements des
institutions susmentionnées mais une synthèse des
informations nécessaires et relatives à l'utilisation des fonds
mis à disposition du projet par ces institutions.
3-1 - BANQUE MONDIALE
La mission fondamentale de la Banque Mondiale est la promotion
du progrès économique et social dans les pays membres (ayant un
très faible revenu par habitant). A cette fin, elle prête des
capitaux, fournit des conseils et encourage la participation d'autres
investisseurs.
La Banque comprend :
- la Banque Internationale pour la Reconstruction et le
Développement (BIRD) : prêt à un état
membre ou à un organisme couvert par un état membre ;
Durée = 15 à 20 ans ; Différé d'amortissement
= 3 à 5 ans ; Taux prêteur lié au coût de ses
emprunts ; Commission d'engagement de la Banque = taux maximum de
0,75%.
- l'Association Internationale de Développement
(IDA) : prêt uniquement aux états membres ;
Durée = 35 à 40 ans (50 ans pour les crédits
approuvés avant 1987) ; Différé d'amortissement = 10
ans ; Pas de taux d'intérêt ; Commission annuelle
d'engagement = maximum 0,50% sur le solde non décaissé ;
Commission de service = 0,75% sur le montant décaissé et non
remboursé.
Les fonds de la Banque visent essentiellement le financement
de dépenses en monnaies étrangères dans la mesure ou la
plupart des pays en développement manquent sérieusement de
devises. Le pays en développement en cause prend lui-même en
charge une partie du financement de chaque projet. Environ 40% des projets
aidés par la Banque Mondiale reçoivent l'appui d'autres
prêteurs et bailleurs de fonds (les Etats, les organismes d'état,
les institutions financières multilatérales, les banques
commerciales...) au titre de divers arrangements de cofinancement :
- cofinancement conjoint (la Banque et le
cofinancier financent dans des proportions prédéterminées
la même liste de fournitures & services ; dans ce cas les
directives de la Banque concernant la passation des marchés s'appliquent
à tous les biens et services faisant l'objet du cofinancement) ;
- cofinancement parallèle (la Banque et le
cofinancier financent des biens & services différents ou des parties
différentes d'un même projet ; dans ce cas les
modalités de passation des marchés peuvent être
différentes pour chaque bailleur de fonds).
Il peut s'agir de fonds fiduciaires (fonds
déposés et confiés à la Banque qui agit comme
agence d'exécution pour le compte du bénéficiaire) ou de
fonds détenus par le cofinancier (qui décaisse lui-même
après examen des demandes par la Banque). En
général, les responsabilités de la Banque
Mondiale en matière d'examen de pièces justificatives et
d'approbation des paiements sont les mêmes que pour ses propres
prêts.
Pour chaque projet, le principal instrument juridique est
l'Accord (Accord de prêt, Accord de crédit de
développement, Accord par échange de lettres, etc.) signé
par l'Emprunteur et par la Banque, et qui énonce les conditions et
modalités du prêt. Après la signature de l'Accord, le
Département des prêts envoie la Lettre de
Décaissement (avec un jeu de formulaires de demande et
d'états récapitulatifs) qui indique les procédures
à suivre pour retirer les fonds du compte de prêt.
Il existe deux procédures de
décaissement pour le retrait de fonds du compte de
prêt :
- L'option engagement spécial :
la Banque contracte un engagement spécial en faveur d'une banque
commerciale (pour couvrir une lettre de crédit).
- L'option retrait : les fonds
prélevés sur le compte sont remis à l'Emprunteur ou
à une tierce partie (fournisseur ou consultant de biens, travaux ou
services).
Dans ce cas, deux (2) formules sont utilisées :
§ Formule des relevés de
dépenses : l'Emprunteur demande à la Banque le
remboursement de paiements déjà effectués en lui envoyant
une demande de retrait de fonds. L'Emprunteur conserve les pièces
justificatives que les auditeurs indépendants et les missions de
supervision de la Banque peuvent consulter à tout moment.
§ Formule des comptes
spéciaux : la Banque décaisse par anticipation un
montant du prêt (reconstitué régulièrement) qu'elle
dépose sur un compte spécial afin que l'Emprunteur puisse
l'utiliser pour le règlement de dépenses admissibles.
Cadres & Procédures :
RETRAIT DE FONDS OPTION COMPTE SPECIAUX
La formule du compte spécial a pour principal objectif
d'aider l'Emprunteur à accélérer le décaissement et
à éviter des problèmes de trésorerie.
Les critères applicables à l'ouverture et la
gestion d'un compte spécial sont arrêtés au cours des
négociations et stipulés dans l'Accord de prêt ; des
explications plus détaillées les concernant sont rappelées
dans la lettre de décaissement envoyée par la Banque à
l'Emprunteur. Ce sont :
L'ouverture du compte spécial
Le compte spécial est généralement ouvert
par l'emprunteur dans une banque commerciale (jugée acceptable par la
Banque). L'institution choisie doit être capable d'exécuter des
opérations en monnaie locale et en devises, d'ouvrir des lettres de
crédit, de traiter promptement un grand nombre d'opérations et
d'établir promptement des relevés mensuels
détaillés.
L'Intérêt
Du fait que la BIRD perçoit un intérêt et
l'IDA une commission de service, à compter de la date de
décaissement, l'Emprunteur fait en sorte (en ouvrant un compte
rémunéré auprès d'une Banque commerciale) que le
solde non retiré du Compte spécial rapporte des
intérêts pour compenser cette charge. L'intérêt
appliqué aux Emprunteurs est lié aux coûts des propres
emprunts de la Banque.
La lettre de confort
Lorsque l'institution choisie est une banque commerciale, pour
protéger les intérêts de l'emprunteur et les siens, la
Banque demande à la banque commerciale en cause, de lui donner
l'assurance, par l'envoi d'une lettre de confort, que les montants
déposés sur le Compte spécial ne feront l'objet d'aucune
mesure de compensation, saisie ou blocage au titre de montants dus à la
banque par l'emprunteur.
La monnaie du compte spécial
Le choix (opéré par l'Emprunteur et la Banque)
se porte normalement sur une monnaie stable, pleinement convertible et
largement utilisée dans les échanges internationaux.
Le taux de change
Normalement (sauf arrangement spécial indiqué
dans la lettre de décaissement), le taux de change à utiliser est
celui applicable au moment du retrait du Compte Spécial.
Les signatures autorisées
L'Emprunteur doit désigner les personnes
habilitées à signer les demandes de retrait de fonds et fournir
à la Banque des spécimens légalisés de la signature
de chacune d'elles.
L'avance & les reconstitutions & leur
fréquence
L'avance initiale est versée par la Banque au compte
spécial, par l'envoi d'une demande de retrait (formulaire 1903) ;
à ce stade, aucune pièce justificative n'est exigée.
Les demandes de reconstitution devraient être
présentées régulièrement de
préférence tous les mois (mais ne devant pas dépasser
trois (3) mois) après vérification par l'entité du projet
des relevés mensuels reçus de la Banque. Il peut être
demandé à l'Emprunteur de rembourser les avances
déposées sur les Comptes spéciaux lorsque ceux-ci n'ont
fait l'objet d'aucune opération depuis plus de six (6) mois.
Le montant maximum de l'avance ou montant
autorisé
Pour chaque prêt, la lettre de décaissement
indique le montant maximum de l'avance qui peut être déposé
sur le Compte spécial. Normalement il correspond à la part qui
sera prise en charge par la Banque du montant estimatif moyen sur quatre (4)
mois de dépenses du projet devant être financées au moyen
du Compte spécial.
Le montant minimum des demandes
Pour chaque prêt, la lettre de décaissement
indique le montant minimum sur lequel doivent porter les demandes de retrait.
Dans le cas du Compte spécial, le minimum représente en
général 10 à 33% de l'avance déposée sur ce
compte. Le minimum absolu est fixé à l'équivalent de
$20,000.
Les numérotations des demandes
Toutes les demandes doivent être
numérotées consécutivement.
Les états récapitulatifs (voir
en annexe)
Lorsqu'il a besoin d'espace supplémentaire pour fournir
des renseignements sur l'entrepreneur/fournisseur et que ces renseignements
concernent plus d'une catégorie ou d'un sous-projet, l'Emprunteur
utilise des états récapitulatifs distincts.
Les pièces justificatives
Il s'agit de tout document susceptible d'apporter un
complément solide à une opération : facture du
fournisseur, décompte des travaux de l'entrepreneur certifié par
l'ingénieur superviseur, facture du consultant, justification du
paiement (facture acquittée ou reçu pour les remboursements, avis
de paiement d'une banque commerciale), garantie d'exécution,
documentation du marché (à fournir avant la demande de retrait)
dans le cas des marchés, copie du connaissement et attestation du
transitaire dans le cas d'achat de matériel/matériaux,
relevé bancaire et rapprochement bancaire dans le cas de la
reconstitution du Compte spécial, etc.
Les rapprochements bancaires
Il s'agit de relevés mensuels établis par la
banque où le compte spécial est ouvert. Ils donnent des
détails de toutes les opérations effectuées et doivent
être fournis même s'il n'y a pas eu d'opération au cours du
mois. Enfin ils font partie des pièces justificatives fournies à
l'appui des demandes de reconstitution.
La passation des marchés
La passation des marchés (fournitures, travaux,
certains types de service...) est régie par les règles relatives
aux prêts de la BIRD et crédits de l'IDA.
* Dans la plupart des cas, l'appel à
la concurrence internationale est la plus efficace des méthodes de
passation des marchés (la Banque émet des principes bien
définis quant aux catégories des marchés et l'ampleur des
prestations, les annonces et la publicité, la
(pré)sélection des soumissionnaires, le dossier d'appel d'offres,
les critères d'évaluation des offres, les garanties
d'exécution, etc.).
* Cependant lorsque l'appel à la
concurrence internationale n'est pas la plus économique ni la plus
efficace, l'Emprunteur et la Banque se mettent d'accord sur d'autres
méthodes de passation des marchés (par exemple : l'appel
d'offres international restreint, l'appel à la concurrence avec
publicité locale et selon les procédures nationales, la
consultation de fournisseurs à l'échelon international ou
national, la passation des marchés par entente directe, les pratiques
commerciales-prêt rétrocédé au secteur privé,
la régie) et décident ensemble des procédures
appropriées (reflétées dans l'Accord de prêt) pour
les diverses catégories de fournitures, de travaux et de services.
* La notification de
Non-Objection
Apres examen des documents relatifs à la passation d'un
marché envoyés par l'Emprunteur, la Banque à travers le
chef du projet notifie son « absence d'objection ».
Les documents comptables
Le système comptable des fonds mis à disposition
des projets varie selon la nature, la portée ou les objectifs des
projets. La Banque veille à ce que les fonds de ses prêts (avec ou
sans co-financement) soient utilisés dans le souci d'économie et
d'efficacité, aux seules fins pour lesquelles ils ont été
accordés. Par conséquent la Banque souhaite que, dès le
début du projet, les opérations financières et la
passation des marchés fassent systématiquement l'objet
d'écritures comptables soumises à des vérifications et
contrôles appropriés.
Les rapports sur les décaissements
L'objectif est d'aider l'Emprunteur à faire le point
sur la situation des prêts. A cet effet la Banque lui envoie (ainsi
qu'aux parties intéressées autorisées) deux
documents :
* L'avis de paiement (voir en
annexe) : C'est un relevé informatisé présentant des
renseignements détaillés sur chaque paiement effectué.
* Le relevé
mensuel (voir en annexe) : C'est un relevé mensuel des
décaissements qui indique toutes les opérations auxquelles tel ou
tel prêt a donné lieu au cours du mois précèdent.
Les limites
- Lorsque l'Emprunteur ne respecte pas les conditions
spécifiées dans l'Accord de prêt, la Banque peut suspendre
les décaissements (suspension s'appliquant soit à plusieurs
prêts, à la totalité d'un prêt ou à l'une des
composantes d'un prêt).
- Dans le cas d'ouverture d'un seul compte pour recevoir les
fonds de plusieurs organismes, les ressources du Compte spécial ne
peuvent en aucun cas être utilisées par l'Emprunteur, en
prévision de la disponibilité prochaine de fonds de
contrepartie.
- L'Emprunteur n'a pas le droit de prélever des
avances sur le Compte spécial pour les déposer sur d'autres
comptes sans l'autorisation de la Banque.
- L'Emprunteur est tenu de rembourser à la Banque (il
existe aussi des solutions d'arrangement) les ressources du Compte
spécial ayant servi à régler des dépenses non
admissibles.
- La Banque peut demander à l'Emprunteur de rembourser
les avances déposées sur le Compte spécial lorsque
celles-ci n'ont fait l'objet d'aucune opération depuis plus de six (6)
mois.
- La Banque ne finance pas les droits de douane (ou autre
impôt) prélevés par le pays membre emprunteur (ou
garant).
- La Banque ne finance pas les biens et services provenant de
pays non membres, les éléments ne figurant pas dans l'Accord de
prêt, les paiements effectués ou dus au titre de
biens/travaux/services fournis après la date de clôture, les
achats de terrains (sauf approbation exceptionnelle par la direction de la
Banque), les pénalités de retard imposées par les
fournisseurs, les avances d'un montant excessif, les frais d'auto-assurance.
- Les paiements antérieurs à la signature de
l'Accord de prêt ne sont pas admissibles.
- En période de suspension totale des
décaissements, le Compte spécial ne peut être
reconstitué (cependant s'il reste des fonds sur le Compte
spécial, l'Emprunteur peut les utiliser aux fins de dépenses
admissibles sur la base de soumission de demandes auprès de la
Banque.
- La Banque suspend les décaissements si les clauses
relatives à la soumission des rapports d'audit ne sont pas
respectées.
* Etant entendu qu'une exception (clause spéciale
mentionnée dans l'Accord de prêt) puisse être faite dans
certains cas et justifiée par des causes atténuantes solides au
profit de l'Emprunteur.
L'audit
Les comptes des projets doivent être
vérifiés pour chaque exercice par un auditeur qualifié et
indépendant jugé acceptable par la Banque. L'objectif est de
vérifier que les fonds ont été utilisés
conformément à l'Accord de prêt et qu'ils ont
été comptabilisés de façon fidèle et
sincère.
Le recouvrement de l'avance versée au compte
spécial
En général, la Banque commence à
recouvrer l'encours de l'avance déposée au Compte spécial
lorsque le solde non décaissé du prêt (engagement
spécial exclus) est égal au double de l'avance ou lorsqu'il reste
moins de six mois à courir avant la date limite de présentation
des demandes de retrait.
La fermeture du Compte spécial
Le compte spécial devrait être clos après
que la Banque a reçu à sa satisfaction, des pièces
indiquant la façon dont les montants avancés ont
été utilisés. Un relevé bancaire montrant que le
solde du Compte a été ramené à zéro (0) et
que le Compte a été clos doit être joint aux pièces
accompagnant la dernière demande des dépenses admissibles.
**Le processus de retrait
Le formulaire de demande de retrait de fonds (formulaire 1903
voir en annexe) est utilisé dans notre cas pour demander le versement
d'une avance au Compte spécial ou obtenir la reconstitution du Compte
spécial.
Il doit être émis dans le cadre des conditions
citées ci-dessus et plus précisément il faudra s'assurer
que la demande a été signée par une personne
autorisée, les dépenses sont admissibles et que les fonds non
décaissés et relatifs à la catégorie
concernée est suffisant. Aussi la demande doit :
- être soumis en 2 exemplaires (l'originale plus une
copie) et refléter les informations requises.
- être appuyée des pièces justificatives
dont les rapprochements bancaires.
- être suivie des états récapitulatifs si
nécessaire.
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