Le Programme des Nations Unies pour le Développement
est le réseau mondial de développement dont dispose le
système des Nations Unies. L'objectif suprême du PNUD est la
promotion du développement humain durable, une approche
intégrée, multidisciplinaire du développement qui place
les personnes au centre du processus de développement. Comme à
son habitude, tout en les reliant aux connaissances, expériences et
ressources dont leurs populations ont besoin pour améliorer leur Vie,
le PNUD aide les pays en développement à identifier leurs
propres solutions aux défis nationaux et mondiaux auxquels ils sont
confrontés en matière de développement.
Il y a essentiellement 3 types de contributions aux fonds et
programmes gérés par le PNUD :
a) Les contributions dont l'utilisation n'est assortie
d'aucune restriction
- Contributions volontaires : versées
par les Gouvernements sans aucune restriction aux ressources
générales du PNUD ou aux ressources centrales d'autres fonds et
programmes gérés par le PNUD.
- Dons : faits par des organismes privés
ou des particuliers (autorisation préalable du Conseil d'Administration
nécessaire pour plus de 25,000 dollars).
b) Les contributions aux dépenses locales des
gouvernements bénéficiaires
- Contributions de contrepartie en espèces des
gouvernements (CCEG) : versées par les gouvernements
bénéficiaires au titre des dépenses locales
afférentes aux différents éléments
nécessaires à l'exécution d'un projet spécifique.
- Contributions en nature des gouvernements :
versées par les gouvernements bénéficiaires sous forme de
biens, de services, d'avoirs en capital...
- Contributions volontaires aux dépenses des
programmes : faites par les gouvernements bénéficiaires aux
dépenses des programmes pour aider à défrayer un
pourcentage déterminé (équivalent au moins à 8% du
Chiffre Indicateur de Planification-CIP) des frais généraux en
monnaie locale encourus pour l'exécution de projets.
- Dépenses locales des bureaux
extérieurs : somme forfaitaire spécifiée dans
l'accord de base (dont une partie peut être en nature) versée
tous les ans par le gouvernement bénéficiaire signataire qui
s'engage ainsi à contribuer aux frais afférents au maintien de la
mission du PNUD dans le pays.
c) Les contributions affectées à des pays ou
des projets spécifiques
- Participation aux coûts d'un projet
(spécifique) ou d'un programme (d'un pays)
C'est un arrangement selon lequel les coûts des
projets/programmes et les dépenses connexes d'appui des agents
d'exécution sont couvertes en tout ou en partie par une contribution (de
préférence en dollars et versée à l'avance au PNUD
ou aux fonds gérés par ce dernier) du gouvernement
bénéficiaire ou d'un tiers (organismes gouvernementaux,
organismes des Nations Unies, gouvernements autres que les
bénéficiaires, prêts ou subventions d'assistance technique
accordés par une Banque).
- Fonds d'affectation spéciale
Lorsque les circonstances interdisent d'utiliser le
mécanisme de la participation aux coûts qui est
préférable, les contributions destinées à
l'exécution d'un projet spécifique sont versées dans le
cadre d'un fonds d'affectation spéciale (établi à des fins
compatibles avec les politiques du PNUD), sur la base d'un accord
écrit. Cet accord définit le but, les limites du fonds et les
conditions régissant le déboursement des fonds.
En accord avec l'objectif des Nations Unies pour
l'harmonisation des politiques de suivi, les fonds rattachés au PNUD
doivent respecter les politiques du PNUD en matière de suivi.
Les dispositions de gestion sont établies après
consultation entre les parties concernées pendant la formulation du
programme ou du projet. La décision finale appartenant à
l'Administrateur vu sa responsabilité devant le Conseil Exécutif
quant à l'utilisation des fonds.
Ainsi le PNUD s'arrange pour assurer son appui aux programmes
et projets de l'une des quatres façons suivantes :
- Exécution nationale (NEX) : gestion
confiée à un organisme national et la plus répandue.
Il représente l'avantage d'une plus grande autonomie nationale, d'un
renforcement des capacités de gestion, d'une plus grande
durabilité des projets de développement, d'une meilleure
intégration dans les programmes nationaux.
- Exécution confiée à un organisme
des Nations Unies : suivant son mandat dans le domaine de projet ou
suivant son expertise en matière de gestion. C'est le cas du Bureau des
Services d'Appui aux Projets des Nations Unies (UNOPS). Des dispositions sont
alors prises pour rémunérer les coûts des Services
Administratifs et Opérationnels (SAO). Le niveau de
rémunération/remboursement des coûts est
négocié pendant la formulation du projet mais en
général il est de 10 pour cent (10%).
- Exécution confiée à une
ONG : avantage d'interaction étroite avec les groupes
ciblés.
- Exécution directe (DEX) : gestion
effectuée par le PNUD lui-même mais n'est permise que dans des
conditions exceptionnelles (pays ayant des situations de développement
spéciales).
Cadre & Procédures :
EXECUTION PAR UN ORGANISME NATIONAL (NEX)
L'exécution par un gouvernement est une modalité
selon laquelle le PNUD confie à un gouvernement (un ministère du
gouvernement, un département relevant d'un ministère, une
institution gouvernementale semi-autonome -Banque centrale - université
- municipalité -autorités locales ou régionales) la
responsabilité de mobiliser et d'utiliser efficacement les apports
financés par le PNUD, en combinaison avec les propres ressources du
gouvernement et les autres ressources disponibles, afin de réaliser les
objectifs du projet. C'est la forme la plus répandue car elle est
censée contribuer de la manière la plus efficace au renforcement
des capacités de gestion et de l'expertise technique des institutions
locales qui apprennent leur métier sur le tas, à l'encouragement
de l'engagement dans les activités de développement et à
une moindre charge de travail.
Un projet ne peut être confié à un
gouvernement pour exécution que s'il dispose des moyens techniques et
administratifs requis pour assumer la responsabilité de la mobilisation
et de l'utilisation efficace des apports financés par le PNUD en vue de
la réalisation des objectifs du projet.
Il est possible, dans le cas de l'exécution nationale,
qu'une assistance ou participation soit prévue : une agence des
Nations Unies (organisme coopérant) est sélectionnée (pour
sa compétence dans le domaine du projet ou par son expertise en
matière de gestion, tel le cas de l'UNOPS) pour mettre en oeuvre les
activités du programme en étroite collaboration avec
l'entité gouvernementale et en se réservant le droit d'engager
d'autres entités en vue d'entreprendre des activités
spécifiques (sur la base d'appels d'offres). Cette participation doit
faire l'objet d'un accord entre le gouvernement, l'agence coopérante et
le PNUD. Elle peut aussi, dans le cas des services ad hoc (dont le coût
imputé aux ressources générales du PNUD est directement
payé à l'agence) faire l'objet d'une lettre d'accord entre le
gouvernement et l'agence. L'agence est alors responsable de la fourniture de
certains apports spécifiés et financés par le PNUD
(très souvent le personnel du projet, les consultants, la sous-traitance
et l'équipement, les fournitures et les facilités, la
sélection et le placement des boursiers) puis aider le gouvernement
à les utiliser efficacement.
Le gouvernement est responsable devant l'Administrateur du
PNUD de la garde et de la bonne utilisation des fonds qui lui sont
avancés par le PNUD, et doit lui communiquer, conformément aux
dispositions des présentes instructions, les informations
nécessaires relatives à l'utilisation faite desdits fonds. Les
éléments qui entrent en compte dans l'exécution nationale
sont :
L'ouverture d'un compte distinct pour les fonds PNUD
Le gouvernement doit ouvrir et tenir un compte distinct en
banque pour recevoir et décaisser les fonds PNUD.
Les intérêts produits par les fonds
PNUD
Les intérêts produits par les sommes
déposées au compte bancaire d'un projet sont remboursés au
PNUD dans la monnaie de l'avance sur une base annuelle (dans les 60 jours
suivant le 31 décembre)
Les signatures autorisées
Il doit être déposé auprès du
Représentant la liste des représentants du gouvernement avec un
spécimen de leurs signatures.
Les avances de fonds au titre d'une autorisation
anticipée
Lorsqu'un projet fait l'objet d'une autorisation
anticipée, les avances de fonds peuvent être versées selon
les montants :
* Avance d'un montant égal ou
inférieur à $EU 10,000 :
dans ce cas, il faut au préalable que le document
d'autorisation anticipée indiquant le budget soit établi, que le
gouvernement ait donné confirmation écrite, que le gouvernement
ait présenté le formulaire de demande d'avance de fonds (avec
certification requise), que le montant des fonds demandés ne soit pas
supérieur aux besoins de trésorerie prévus pour 60
jours.
* Avance d'un montant supérieur
à $EU 10,000 :
il faut ici que les conditions préalables
énumérées dans le cas précèdent soit
satisfaites mais qu'en plus, le PNUD ait reçu l'approbation
écrite du Directeur de la Division des Finances.
Les avances ordinaires
Le montant des demandes d'avance de fonds ne doit pas
dépasser les besoins de trésorerie prévus pour les trois
(3) mois suivants.
* Avance unique :
Les fonds peuvent être versés à
l'institution désignée en un seul versement au démarrage
du projet lorsque le projet a un budget inférieur ou égal
$US150,000 et une durée de moins d'un an.
Les paiements directs
L'équipe de direction d'un projet peut demander au
représentant résident du PNUD de décaisser directement des
fonds en son nom pour l'exécution de certaines composantes du projet. La
demande doit indiquer clairement le bénéficiaire, les
références bancaires, et toute autre instruction pertinente. Elle
doit être certifiée et accompagnée de pièces
justificatives. Le représentant résident peut prélever sur
le compte en banque du bureau extérieur, ou soumettre la demande au
siège du PNUD pour suite à donner.
* La certification requise (voir en annexe)
Le représentant autorisé du gouvernement qui
signe la demande de paiement directe doit y ajouter une mention spéciale
qui l'engage à s'assurer que le paiement sera fait dans le respect des
clauses du contrat.
Les pièces justificatives
Les pièces justificatives originales sont jointes
à la demande de paiement direct, ou bien sont obtenues par le
représentant résident du PNUD dans le cas des marchés
devant faire l'objet de factures. Il s'agit selon les cas de la documentation
de passation des marchés (appel d'offres, (pré)sélection,
contrat, etc.), bons de commande, factures ou reçus, etc.
La passation des marchés
Les marchés pour la fourniture des biens, services et
travaux se font conformément aux procédures propres du PNUD
(selon que le marché est d'un montant <$2,500 ; $2,500 ;
$30,000 ou $100,000). Un ou plusieurs des principes clés suivants
doivent être respectés : la compétitivité
(comparaison de factures ou pratiques d'appels d'offres reconnues à
l'échelle internationale), la transparence (accès complet et
égal aux informations à tous les candidats), le
multilatérisme (vaste échelle géographique).
Dans la plupart des cas, l'appel à la concurrence
internationale est la plus efficace des méthodes de passation des
marchés cependant, lorsque l'appel à la concurrence
internationale n'est pas la plus économique ni la plus efficace,
l'organisme national et le PNUD se mettent d'accord sur d'autres
méthodes de passation des marchés (par exemple : l'appel
d'offres international restreint, l'appel d'offres à l'échelon
national, la consultation de fournisseurs à l'échelon
international ou national, la passation de marché gré à
gré, etc.).
La comptabilité
Le gouvernement doit mettre en place un système tel que
la réception et le décaissement des fonds du PNUD soient
identifiés convenablement et que les catégories de
dépenses budgétaires approuvées dans le document de projet
ne soit pas dépassées. Le système doit être tenu
à jour et tous les registres doivent être épurés
à la fin de chaque mois. Pour une gestion efficace et pour les besoins
d'établissement des rapports, les apports doivent être inscrits au
budget conformément à la composante et à la ligne
appropriée.
* Le registre des biens durables
L'organisme national doit tenir à jour un registre des
équipements et doit faire parvenir au bureau de pays un inventaire
certifié de l'équipement non-consomptible. En cas de
dégât, vol ou autres pertes, un rapport (procès-verbal)
doit être dressé et adressé au PNUD.
* Dossiers des projets
Le gouvernement doit conserver séparément toutes
les pièces se rapportant aux achats et aux paiements effectués au
titre d'un projet.
Les rapprochements des informations
financières
Ce rapprochement est fait à l'occasion de
l'établissement des rapports financiers. Il est requis
périodiquement un rapprochement de l'encours de l'avance du PNUD et
l'état des fonds. Aussi, dès réception du rapport
combiné, le gouvernement le compare à ses propres
écritures.
Les rapports financiers
* Le rapport financier :
Elaboré par le gouvernement à travers
l'institution désignée afin d'enregistrer les dépenses
durant la période en cours sur l'avance de fonds reçue, de
calculer les pertes/gains résultant des fluctuations du taux de change,
de demander une avance de fonds sur la période suivante dans le respect
du plan de travail et des limites du budget. Il porte sur les
décaissements effectués et le rapprochement de l'encours de
l'avance du PNUD et l'état des fonds. Il doit être soumis au
bureau de pays chaque fois qu'une demande d'avance est formulée, quinze
(15) jours au plus tard après la fin de la période couverte par
la dernière avance.
* Le rapport de remise
combiné :
Etabli à la fin de chaque trimestre par l'Unité
de Comptabilité (du PNUD) chargée des programmes-pays, il
résume toutes les dépenses du projet : dépenses de
l'institution gouvernementale désignée, paiements directs par le
bureau de pays, coûts des services d'appui assurés par le bureau
pays, paiements directs par d'autres bureaux du PNUD, paiements directs par le
siège du PNUD, dépenses des organismes coopérants.
Après réception/étude par le bureau de pays, le rapport
est soumis à l'institution gouvernementale qui le vérifie, le
certifie et le retourne au bureau pays dans les trente (30) jours suivant la
date de réception.
* Le rapport de remise du
projet :
Etabli par les organismes coopérants et
communément appelé l'état des dépenses, il
reflète les dépenses du projet par composante et par ligne
budgétaire. Il est soumis à l'institution désignée
par le biais du bureau de pays trente (30) jours au plus tard après la
fin de chaque trimestre.
Recouvrement des coûts par le PNUD
Le PNUD fait face aux coûts liés à l'appui
administratif normal aux programmes/projets en tirant sur le budget du bureau
pays. Lorsque la fourniture des services d'appui font encourir au bureau de
pays des frais supplémentaires facilement identifiables, le
Représentant résident peut décider de recouvrir le
coût de ces services. Ces frais sont alors débités au
projet sous réserve de l'accord du gouvernement.
Les limites
- Un projet peut être annulé (après une
période de suspension) si des circonstances interviennent qui
compromettent la réalisation des résultats escomptés et
lorsqu'une modification de la conception ne peut apporter une solution
définitive.
- En ce qui concerne le compte bancaire, les fonds
avancés par le PNUD ne doivent pas être mélangés
à d'autres fonds.
- Si les rapports financiers requis n'ont pas
été reçus, le représentant résident ne
donnera pas suite aux demandes d'avance de fonds.
L'audit / Vérification des comptes
Tous les programmes et projets confiés à la
gestion d'un organisme national doivent faire l'objet d'un audit au moins une
seule fois au cours de leur durée. Un plan d'audit annuel est mis en
place avant le mois de novembre de chaque année, en consultation avec le
bureau de pays.
**Le processus de demande et octroi d'une
avance
- La demande d'avance ordinaire est adressée au
Représentant résident par l'institution désignée au
moins 15 jours civils avant le début de chaque trimestre. Elle doit
être précédée du rapport financier et basée
sur le plan de travail.
- Le bureau de pays vérifie la disponibilité
des ressources
- Le bureau de pays verse une avance sur les fonds dans le
compte bancaire ouvert à cet effet puis, enregistre la dite avance en
utilisant le bordereau de versement intérieur du gouvernement (GOVT IOV)
expédié au siège du PNUD chaque mois.
