Sixième
Chapitre :
Critique de l'Existant
6.1. Critique de
l'Existant
6.1.1. Quant à
l'objectif
L'étude d'un domaine ou secteur d'activité
donné dont on a fini de recueillir complètement l'existant
poursuit surtout son appréciation en vue de corriger les points faibles
à l'aide des nouvelles propositions à formuler.
En effet, la critique de l'existant sert à mettre en
évidence les lacunes constatées dans la gestion commerciale
actuelle de l'Etablissement la MF. Ces lacunes sont à catégoriser
selon qu'elles concernent le système de pilotage ou celui
opérant.
6.1.1.1. Système de pilotage
A ce niveau les faiblesses sont :
· Très faible fiabilité des
données ;
· Absence de vue globale chez les
décideurs ;
· Aide inefficace quant à la prise des
décisions : retard dans le lancement des approvisionnements, la
livraison des Mses aux clients et dans le recouvrement des créances
clients.
· Absence des services indispensables à toute
direction commerciale (Trésorerie et Approvisionnement).
6.1.1.2. Système Opérant
A ce niveau nous constatons les faiblesses
ci-après :
· Toutes les procédures de traitement de
l'Information sont manuelles et par conséquent coûteuses et source
de beaucoup d'erreurs ;
· Le retard dans la production des résultats
dû au fait du traitement manuel ;
· Cumul des fonctions dû au manque de confiance
envers le personnel et à une mauvaise organisation entraînant
parfois conflits de compétences ;
6.1.2. Quant aux moyens
6.1.2.1. Moyens Humains
L'Ets la MF dispose d'un effectif suffisant mais mal
motivé et mal organisé, ce qui entraîne :
· Cumul des fonctions à la base de plusieurs
erreurs et conflits de compétence ;
· Gaspillage de la main d'oeuvre en utilisant plusieurs
personnes à produire une même tâche ;
· Définition des tâches floue ;
· Baisse de rendement ;
· Absence de connaissance en Micro informatique par
manque de formation ;
6.1.2.2. Moyens matériels
L'Ets la MF dispose du bon matériel de bureau, d'un
outil informatique insuffisant qui lui-même est sous utilisé
(uniquement pour le traitement des textes). Toutes les données sont
fournies sur le support papier exposé à multiples risques
d'altération. A défaut de la climatisation, les bureaux sont
dotés des plafonniers qui permettent tant soit peu d'y acquérir
un climat propice au travail et à la bonne tenue des machines.
6.1.2.3. Moyens logiciels
L'Ets la MF ne dispose d'aucune application spécifique
pour sa gestion commerciale. L'Access disponible sur ses PC n'est pas
utilisé faute d'un personnel qualifié.
6.1.2.4. Moyens financiers
L'Ets la MF vit de ses propres capitaux au rythme du
déroulement de ses activités. Les multiples tracasseries
fiscales, le manque d'énergie pour faire fonctionner les outils de
travail et l'utilisation des recettes de l'Ets à d'autres fins mettent
souvent en mal sa capacité d'autofinancement.
Ces difficultés énumérées
ci-dessus sont la cause des lacunes ci-après :
· Incapacité de se réapprovisionner en
temps utile ;
· Incapacité de couvrir les dépenses en
fourniture d'exploitation (Electricité, eau, ...) ;
· Règlement retardé des salaires des
travailleurs ;
· Recours à des frais hors exploitation pour
couvrir certaines dépenses d'exploitation.
6.1.2.5. Documents
L'Ets dispose d'une gamme des documents lui permettant de
faire circuler l'information entre ses différents services.
Néanmoins, nous constatons que :
· Certains documents sont très mal
présentés ce qui rend difficile leur exploitation
aisée ; tels que les Bons d'entrée et de sortie Caisse, qui
ne disposent pas de suffisamment d'espace pour une signature claire et
distincte et dont l'entête est presque illisible ; l'Etat de Besoin
qui est une simple énumération des produits sans signature
manifestant l'engagement de celui qui l'établit et sans date ;
· Il manque certains documents qui nous semblent
très important dans la gestion commerciale tels que le Journal de vente,
journal de livraison, ...
6.1.2.6. Codification de l'Information
L'Ets révèle une défaillance chronique en
cette matière. Il n'existe aucune codification évidente au niveau
de l'Etablissement, ce qui a comme conséquence :
· d'occasionner de multiples erreurs de facturation et la
lenteur au niveau de ce service ;
· d'influencer négativement le traitement en cas
d'automatisation.
6.1.3. Quant au traitement
Au niveau de l'Ets La MF, le traitement est entièrement
manuel ce qui présente multiples risques dus aux erreurs humaines et par
surcroît trop fatiguant pour le personnel. Aussi faut-il signaler que le
traitement est trop lent et lassant car exige de reprendre les mêmes
choses plusieurs fois.
6.2. Proposition des
Solutions
Les conclusions de la critique de l'existant démontrent
que la procédure actuelle de la Gestion commerciale au sein de l'Ets est
très peu efficace. Pour y remédier nous proposons les solutions
ci-après :
6.2.1. Réorganisation du
système en place
Cette solution consiste en une réorganisation des
postes de l'Ets et une redéfinition des responsabilités en tenant
compte du remède à apporter aux lacunes constatées. Ainsi
proposons-nous de :
· Ajouter les postes d'approvisionnement et de
trésorerie ;
· Former les agents en Micro Informatique pour un bon
rendement ;
· Améliorer la Rémunération du
personnel ;
· Redéfinir les responsabilités des agents
en tenant compte de l'ajout des postes en évitant d'utiliser plusieurs
agents pour une même tâche ;
· Unification de certains postes (facturation,
caisse) au niveau du Magasin central et de la Succursale 2 ;
· Affecter du personnel aux nouveaux postes : les
services d'Approvisionnement et de trésorerie.
· Utiliser des documents indispensables manquant (Journal
de vente, Journal des Livraisons, Rapport Hebdo,...)
6.2.2. Solution Informatique
6.2.2.1. Informatisation par un réseau Privé
de l'Ets la MF
La présente solution consiste à créer un
VPN (Virtual Private Network) de l'Ets la MF reliant tous ses magasins
au Bâtiment central où se situe le siège de la Direction
Commerciale.
Un logiciel sera créé pour la gestion du stock,
des ventes et des approvisionnements de tous ses magasins.
a) Avantages
- Réduction du temps de réponse ;
- Sécurité et confidentialité des
données ;
- Permanence de la liaison ;
- Communication et Organisation plus efficace et plus
efficiente ;
- Fiabilité des traitements et de leurs
résultats ;
- Diminution sensible des risques d'erreur
b) Inconvénients
- Coût très élevé par rapport aux
ressources financières de l'Etablissement ;
6.2.2.2. Informatisation par un réseau local au
sein de la Dir. Commerciale
Cette proposition consiste en la création d'un LAN
(Local Area Network) à la Direction Commerciale de l'Etablissement. Le
transfert des données des succursales vers la Direction Commerciale se
ferait :
· Soit sur Internet, au cas où le système
de pilotage décide de disposer d'une connexion Internet ;
· Soit sur support magnétique (Flash Disk, CD-Rom,
Disquette, Disque amovible, ...)
a) Avantages
- Réduction du temps de réponse ;
- Confidentialité des données ;
- Partage d'applications ;
- L'unicité de l'Information garantie (Bdd) ;
- Fiabilité des traitements et de leurs
résultats ;
- Diminution sensible des risques d'erreur ;
- Communication et organisation plus efficace ;
b) Inconvénients
- Risque d'altération des supports des données
par leur transport physique ;
- Coût élevé des
équipements ;
- L'entretien et la maintenance exigent une main d'oeuvre
qualifiée ;
- La nécessité de dédier un poste comme
serveur du réseau.
6.2.3. Solution choisie
Outre la réorganisation du système existant,
l'AG de l'Etablissement a opté pour la solution de la création
d'un LAN au niveau de la Direction Commerciale. Les données des
succursales devront être transférées sur des supports
magnétiques au format qui sera convenu.
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