Troisième
Partie :
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Tout S.I. (Système
d'Information) a deux sous-ensembles à savoir :
· le S.I.O. : Système d'Information
Organisationnel ;
· le S.I.I. : Système d'Information
Informatisé.
Dans cette troisième partie il est donc question de
concevoir le nouveau système d'Information, ce qui revient à
concevoir son SIO et son SII.
Dans un premier temps, il sera question de la conception du
SIO. Nous essaierons de répondre aux questions : QUOI, QUI, QUAND,
OU ?
En second lieu vient la conception du SII en cherchant
à répondre à la question COMMENT, ce qui revient à
dire au fait comment on va informatiser.
Huitième
Chapitre :
Insertion de la Nouvelle
Solution
Ce chapitre s'occupe de livrer quelques détails
concernant les différents moyens indispensables à la
réalisation de la solution choisie.
8.1. Moyens
administratifs
La structure organique de tout l'établissement en
général et celle de la direction commerciale en particulier exige
une restructuration tenant compte des propositions formulées ci-haut.
Cette modification aboutit à l'organigramme ci-après :
Organigramme de l'Ets
AG
Coordon
Dir. Financier
Dir. Commercial
Comptabilité
Trésorerie
Approv.
Vente
Mag. Cent.
Succ 1
Facturation
Sécurité
Livraison
Caisse
Facturation
Caisse
Livraison
Mag. Dét.
Livraison
Succ 3
Facturation
Caisse
Livraison
Figure n° 6 : Nouvel Organigramme de
l'Ets
ð Organigramme de la Direction Commerciale
Dir. Commercial
Approv.
Vente
Mag. Cent.
Succ. 1
Facturation
Caisse
Livraison
Facturation
Caisse
Livraison
Sécurité
Mag. Dét
Livraison
Succ.3
Facturation
Caisse
Livraison
Figure n° 7 : Nouvel Organigramme de la
Dir. Com.
8.2. Moyens
humains
Le système nécessite l'affectation d'un
personnel qualifié aux nouveaux postes à ajouter et la formation
de tout le personnel de collaboration en micro-informatique et à
l'utilisation de l'application de gestion des activités commerciales
à installer. Un seul poste de facturation et de caisse peut servir
à la fois le Magasin central et le Magasin Détail qui devient un
service du Magasin central.
8.3. Moyens
matériels
Pour réaliser la solution retenue, il convient
d'ajouter des nouveaux matériels informatiques à placer aux
différents postes stratégiques, les anciens pouvant être
utilisés à ceux qui le sont moins.
8.3.1. Présentation des
quantités
Pour le réseau à la Direction commerciale l'on
aura besoin de :
1. Un Serveur
2. 4 Nouveaux Micro-Ordinateurs pour les postes de la
Direction Commerciale et 2 de anciens Micro-Ordinateurs pour la Succursale 1 et
un autre pour la Succursale 2.
3. 8 Onduleur dont 1 d'une puissance de 1.000 V.A.
destinés à alimenter le Serveur et les autres postes de la
Direction Commerciale ;
4. 3 Rouleau de Câble UTP et 20 connecteurs
RJ45 ;
5. 8 Stabilisateurs ;
6. 1 Switch de 24 ports en prévention des
extensions ;
8.3.2. Configuration des
matériels
8.3.2.1. Pour le Serveur
L'ordinateur servant de serveur devra répondre aux
exigences de robustesse, efficacité et sécurité. Sur ce
nous proposons un ordinateur ayant les caractéristiques suivantes :
- CPU : Pentium M, 3.8 Ghz
- RAM : 1 GO
- HDD : 200 GO
- Graveur DVD
- 2 Cartes Réseau 10/100 Mbps 45 Ethernet PCI dont
l'une Intégré ;
- Lecteur Disquette 3 ½
- Clavier Multimédia
- Souris PS2
- Port USB 2.0
- Ecran Plasma 19''
8.3.2.2. Pour les Clients
Les ordinateurs clients devront répondre aux
caractéristiques suivantes :
- CPU : Pentium IV, 2,66 Ghz
- RAM : 512 MO
- HDD : 80 GO
- Carte Réseau 10/100 Mbps 45 Ethernet
Integré
- Lecteur DVD - ROM
- 1 Carte Réseau 10/100 Mbps 45 Ethernet PCI dont l'une
Intégré ;
- Lecteur Disquette 3 ½
- Clavier Multimédia
- Souris PS2
- Port USB 2.0, LPT, COM
- Ecran Plasma 15''
8.3.2.3. Autres
caractéristiques
- OS (operating system) :
o Microsoft Windows 2003 Server pour le serveur
o et Microsoft Windows XP Pro 2003 SP2 pour les autres
postes ;
- Progiciels :
o Microsoft Office 2007
- Logiciels Antivirus :
- Mcafee VirusSCan Enterprise Version 8.5 i
8.4.
Documents :
Pour une bonne circulation des informations dans le nouveau
système, il convient d'ajouter les documents ci-après :
· Journal de Caisse : un
état qui reprend les références des factures pour
lesquelles on a encaissé l'argent, le montant payé et la
totalité des recettes du jour. Il est établi par le caissier et
déposé à la trésorerie en chaque fin de
journée en même temps que l'on verse les recettes du jour.
· Journal de Livraison : un
état qui reprend la situation de tous les bons déjà
livrés avec références des factures correspondantes
élaborées par le gérant du magasin concerné.
Celui-ci le dépose également enfin de journée chez le Dir.
Com.
8.5.
Organisation
Nous pensons que l'informatisation du système ne
nécessite pas de profondes modifications des règles de gestion du
secteur concerné bien que l'organisation des traitements
gérée autre fois manuellement connaîtra certainement
quelques modifications suite au recours à l'outil informatique.
La nouvelle organisation implique que :
· la saisie des données dans la BDD centrale soit
réalisée au niveau du bureau du directeur commercial ainsi que
leur mise à jour ;
· certaines autres opérations de mise à
jour s'effectuent au niveau des services dont les opérations sont
susceptibles de modifier régulièrement l'état de la base
des données (telles que les sorties des Mses à la facturation
pour cause des ventes, détérioration,...)
· tous les pc de la Direction Commerciale soient en
liaison entre eux avec des droits d'accès bien étudiés
pour chaque service ;
· la gestion du petit réseau dans ses aspects
administratifs et techniques soit assurée par le Coordon, informaticien
de formation.
8.6. Choix
techniques
8.6.1. Mode de traitement
Les deux modes de traitement seront utilisés à
savoir :
· Le traitement en temps
différé :
Ce mode sera utilisé pour les opérations telles
que la saisie des données, la mise à jour de la BDD, la
consultation de la BDD et l'édition des certains documents tels que
le Journal des ventes, journal de caisse, journal de livraison, ...
· Le traitement interactif :
Ce mode de traitement sera utilisé pour la facturation
et l'édition des états tels que les Bons de Livraison Client, la
facture client, les bons d'entrée et de sortie caisse, ...
8.6.2. Architecture du
matériel
La solution retenue exige que nous options pour une
informatique repartie. Celle-ci consiste en la mise sur pied d'un réseau
de Micro-Ordinateur installé à chaque poste utile de la direction
commerciale lesquels micro-ordinateurs (clients) sont en liaison entre eux
à travers un serveur disposant de la BDD centrale36(*). Ce serveur sera
installé dans le bureau du Coordon.
8.7. Evaluation de la
Solution
8.7.1. Praticabilité
Afin d'aboutir à l'amélioration des
activités commerciales de l'Ets, ce qui est le souci ultime de l'AG,
l'acquisition des nouveaux matériels, la conception et
développement d'une application et la formation des agents à
l'utilisation efficiente des nouveaux moyens demeurent les impératifs
à la résolution du problème.
En effet, le délai de réalisation du logiciel
étant de cis mois seulement et que la réorganisation du
système en place n'exigeant pas de grandes restructurations, nous
pensons que cette solution est praticable et donc ne pourrait pas faire face
à un certain blocage.
8.7.2. Opportunité
économique
Tout projet informatique est un investissement. Il convient
d'en évaluer l'opportunité économique en dégageant
son intérêt en terme des coûts et avantages37(*).
8.7.3. Coût de
développement du nouveau système
· Développement
|
Elément du coût
|
Estimation en $
|
|
2007
|
2008
|
2009
|
2010
|
2011
|
2012
|
|
1. Etudes
|
|
Analyste Programmeur
|
800,00
|
|
|
|
|
|
|
Concepteur
|
1.200,00
|
|
|
|
|
|
|
2. Formation
|
|
Formateur
|
750,00
|
|
|
|
|
|
|
Participants (10)
|
3.500,00
|
|
|
|
|
|
|
3. Installation
|
|
Achats matériels informatiques
|
5.380,00
|
|
|
|
|
|
|
Main d'oeuvre Installation réseau
|
1.500,00
|
|
|
|
|
|
|
Aménagement locaux, équipements de bureau,
climatisation, tables et chaises
|
2.700,00
|
900,00
|
900,00
|
900,00
|
900,00
|
900,00
|
|
Total développement
|
15.830,00
|
900,00
|
900,00
|
900,00
|
900,00
|
900,00
|
Tableau 17 : Coût de
développement
Source : Marché de Kinshasa
· Fonctionnement
|
Elément du Coût
|
Estimation en $ US
|
|
2007
|
2008
|
2009
|
2010
|
2011
|
2012
|
|
Entretien et Réparation
|
|
150,00
|
150,00
|
300,00
|
300,00
|
300,00
|
|
Fourniture et Consommables
|
11.645,50
|
|
11.645,50
|
11.645,50
|
11.645,50
|
11.645,50
|
|
Personnel
|
17.004,00
|
|
17.004,00
|
17.004,00
|
17.004,00
|
17.004,00
|
|
Loyer
|
10.680,00
|
|
8.544,00
|
8.544,00
|
8.544,00
|
8.544,00
|
|
Matériel Roulant et Outils Industr.
|
9.750,00
|
|
9.750,00
|
9.750,00
|
9.750,00
|
9.750,00
|
|
Total
|
|
49.079,50
|
47.093,50
|
47.243,50
|
47.243,50
|
47.243,50
|
Source : Marché de Kinshasa
· Coût total du projet
|
Elément du coût
|
Estimation en $ us
|
|
2008
|
2009
|
2010
|
2011
|
2012
|
|
Solution Proposée
|
|
- Développement
- Fonctionnement
|
15.830,00
49.079,50
|
900,00
47.093,50
|
900,00
47.243,50
|
900,00
47.243,00
|
900,00
47.243,50
|
|
Coût du projet
|
64.909,50
|
47.993,50
|
48.143,50
|
48.143,50
|
48.143,50
|
· Evaluation économique du
projet
|
Elément du coût
|
Estimation en $ us
|
|
2008
|
2009
|
2010
|
2011
|
2012
|
|
Système existant
|
|
Coût de fonctionnement
|
56.517,86
|
50.517,86
|
54.157,08
|
58.706,00
|
64.392,37
|
|
Solution Proposée
|
|
- Développement
- Fonctionnement
|
15.830,00
49.079,50
|
900,00
47.093,50
|
900,00
47.243,50
|
900,00
47.243,00
|
900,00
47.243,50
|
|
Coût du projet
|
64.909,50
|
47.993,50
|
48.143,50
|
48.143,50
|
48.143,50
|
|
Economie d'exploitation
|
- 8.391,64
|
2.524,36
|
6.013,58
|
10.562,20
|
16.248,87
|
· Commentaires
La lecture du tableau ci-dessus nous conduit à des
déductions ci-après :
1) Amélioration chiffrable
Dès la deuxième année l'économie
d'exploitation est une économie positive ; laquelle économie
va toujours croissante au fil des années.
2) Amélioration non chiffrable
Outre les améliorations chiffrables, il sied de noter
que le projet incorpore également des améliorations positives
mais non chiffrables. L'on peut citer entre autres :
- la production des résultats en temps record ;
- la réduction des erreurs lors des approvisionnements,
tenue de stock ou ventes ; lesquelles erreurs seraient dues à la
manipulation manuelle des données ;
- la production rapide des documents.
* 36 ILUNGA MBOMBO, Notes
inédites du Cous de Conception des Systèmes d'Information
(CSI), EIFI, I, 2007, p. 4.
* 37 Il convient de noter ici
que tout avantage n'est pas toujours mesurable.
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