Suivi informatisé du cursus scolaire des élèves en RDC: cas de l'Institut Lukanga

III.1.2.2. Diagnostic et critique de l'existant

Points forts .

· La Direction des études de l'Institut Lukanga dispose au sein de son laboratoire des ordinateurs d'exploitation (Win 2000, Win XP) prompts à l'automatisation du système de gestion.

· Les utilisateurs affecté à la gestion du cursus sont compétents dans la réalisation de leurs tâches et promettant à l'adaptation de nouvelles poussée technologiques.

Points faibles .

Notre constat est que le système d'information établi au sein de l'Institut Lukanga relatif à la gestion du cursus scolaire des élèves est incomplet pour les raisons suivantes :

· Le Directeur des Etudes de l'Institut Lukanga est trop surchargé par des tâches lui confiées par la structure organisationnelle ;

· Les outils informatiques pouvant aider à la gestion du cursus scolaires des élèves se trouvent séparer du poste de travail et nécessite de déplacement et par conséquent d'interruptions de tâches ;

· Le fait que la plupart des opérations relatives au cursus (fiches de points, bulletins archives, tableau synthétique des résultats, le palmarès, le registre de points des élèves) se fait manuellement et semi automatiquement cause un sérieux problème au bon fonctionnement au suivi de ce dernier et aussi l'utilisation des applications non appropriées. Sur ce, il se manifeste de fatigue, lenteur et erreurs dans la tenue de documents importants à la gestion du cursus scolaire des élèves.

· Tenue non régulière du registre de points des élèves à cause du volume de travail y afférant.

Partant de ce diagnostic, nos deux hypothèses sont confirmées.

L'analyse du schéma conceptuel de traitement des informations ci-haut décrit révèle que la gestion du cursus scolaire des élèves au sein de l'Institut Lukanga est trop centralisée au niveau du de la Direction des Etudes alors que ses attributions sont trop nombreuses. D'où une insuffisance dans la structure du système d'information de gestion étant donné le volume croissant des données à traiter et considérant les points mentionnés ci-haut.

Face à cette situation, il nous convient d'envisager certaines solutions en vue d'assurer l'efficacité dans la gestion du cursus scolaire au sein de l'Institut Lukanga

III.1.2.3. Proposition de solution

En pratique, le rôle du SII est d'assister à la décision et faciliter la coordination des acteurs du système, et ayant comme objectifs de restituer, aux différents membres de l'entreprise, les informations sous une forme directement utilisable ; au moment opportun, afin de faciliter le bon fonctionnement opérationnel et la prise de décision aux différents niveaux.( Proyecto FAO COPEMED, Système d'Information et Bases de données, 2000 , [en ligne] disponible sur www.fao.org (consulté le 10 Février 2009).

A. Structure organisationnelle

Nous référant aux textes régissant l'Institut Lukanga, est raisonnable que le Directeur des Etudes accomplissent les tâches lui attribuées mais cette fois avec l'aide du Secrétaire qui ne s'occupe que de la correspondance ; en s'occupant des préliminaires des documents relatifs au cursus entre autre :

- La réception de dossiers scolaires ;

- L'enregistrement des inscriptions ;

- Production de Fiche d'inscription ;

- Classement de différents documents liés au cursus afin d'un bon suivi.

Le Directeur des Etudes quant à lui, s'occupera la gestion proprement dite du cursus scolaire des élèves au sein de l'Institut Lukanga qui consiste à :

- Produire des fiches de points ;

- Produire les bulletins archives ;

- Contrôler les fiches de points ;

- Contrôler en toute objectivité la composition des questionnaires d'examens ;

- Traiter les notes pour produire : les relevées du modèle du registre de points des élèves, le palmarès et le tableau synthétique des résultats.

Nous pensons que ceci soulagera la gestion du cursus scolaire des élèves au sein de l'IL afin d'atteindre l'efficience et l'efficacité.

B. Aspect matériel et technique

Selon K. KIZITO (2006-2007), Etant donné que les imprimés constituent dans la plupart des cas le véhicule principal de l'information au sein de l'entreprise, nous pensons que la prise en compte de tous les documents nécessaires pour mettre au clair toutes les données concernant les élèves, s'avère d'une importance non négligeable. En effet, les documents bien tenus et mis régulièrement à jour, facilite le suivi de l'évolution scolaire des élèves.

Comme certains documents relatifs à la gestion du cursus sont bien tenus bien que tenu manuellement, les documents ci après paraient d'une importance capitale lors de la visite d'inspection au sein de l'institution :

Fiche d'inscription et de dossiers scolaires

1. Fiche d'inscription

Identité Elève							Identité Parent(Père et Mère)
NumMatr	Noms		Etat civil	Lieu et date de naissance			Noms et prénom	Profession	Adresse
Etudes Antérieures	Classe	%	Etablissement	Frais de scolarité			Nom du tuteur	Lien de parenté Tuteur	Confession
				1^erTri m.	2^ème Tri m.	3^ème Trim.

2. Fiche de dossiers scolaires

Identité Elève		Dossiers scolaires déposés
NumMatr	Noms	Bulletin 6^ème Primaire	Certif.Prim.	1^ère C0	2^ème C0	3èmeSec	4^ème Sec.	5^ème Sec.	6^ème Sec.
		Extrait du certificat de naissance

Dans le chapitre suivant, nous procédons à l'analyse des documents utilisés dans le circuit du système d'information de l'Institut Lukanga dans les limites de notre champ d'investigation, en vue de la conception et de la réalisation d'une base de données pour la gestion du cursus scolaires des élèves.