Rapport de stage effectué à la société commerciale des transports et des ports (sctp) g

CHAPITRE II. DEROULEMENT DU STAGE

Durant notre séjour au service de la comptabilité générale du département des services généraux de la société commerciale des transports et des ports(SCTP), nous avons été affectés suivant notre calendrier de ronde qui se présente comme suit :

Du 16/05 au 20/05/2016	Initiation au système comptable de la SCTP
Du 23/05 au 09/06/2016	Comptabilité tiers (comptabilité fournisseur et comptabilité client)
Du 10/06 au 15/06/2016	Comptabilité interne (caisse et banque)

Et comme prévu, nous avons respecté la période d'un mois qui nous a été confié.

II.1. SYSTEME COMPTABLE DE LA SCTP

II.1.1. Décentralisation de la comptabilité

a) Tenir des comptabilités autonomes dans les directions opérationnelles de la SCTP de manière à ce que chacune d'entre elle soit capable d'établir son compte de résultat et son bilan.Le siège est considéré comme une direction opérationnelle. Les comptes du département sont ensuite combinés afin de produire les états financiers globaux de la SCTP.

b) Mettre à la disposition de chacune des directions autonomes les mêmes logiciels de facturation et comptable, les équipements informatiques de saisie et le moyen de télétransmission des informations comptables dans le serveur du siège. Les serveurs autonomes traitent les ports maritimes et le serveur du siège permet l'intégration des écritures en provenance des départements.

c) Mettre chacune des directions autonomes en situation de réviser l'intégralité de sa comptabilité. La direction de la comptabilité siège est chargée d'une part de tenir la comptabilité du siège et d'autres parts de coordonner les travaux de l'ensemble des directions décentralisées afin de combiner les comptes des différentes directions pour établir les états financiers annuels.

II.1.2. Le préfixe

D'un point de vue comptable, les directions autonomes sont considérées comme des préfixes. Chaque préfixe tient une comptabilité autonome.

Numéro	Désignation
11	Département de services généraux
20	Département des ports et transports fluviaux
30	Département de chemin de fer
50	Département des ports de Kinshasa
60	Départements des ports maritimes
64	Port de Banana
66	Port de Boma
70	Département de chantier naval
80	Département financier (siège)
99	Gestion de pensionnaire

II.1.3. Les compte de liaison inter département

Les transactions entre préfixe sont :

Ø Virement de franc,

Ø Facturation multimodale.

Les écritures comptables relatives à ses opérations doivent s'équilibrer débit égal crédit dans chacun de préfixe concerné. Pour cela, il faut des comptes de liaison inter département « 186+++ ».

II.1.4. Les comptes collectifs

Ils servent à centraliser, regrouper les comptes individuels de trésorerie caisse et banque, les comptes individuels clients, les comptes individuels fournisseurs et les comptes individuels de liaison inter département. Chaque compte individuel est identifié par un suffixe.

II.1.5. Le suffixe

Il a deux fonctions principales :

Ø Il permet d'identifier un compte individuel qui sera regroupé dans son compte collectif de rattachement. Cela concerne les caisses, les banques, les clients, les fournisseurs et les comptes de liaison inter département ;

Ø Pour les comptes des charges, des produits et d'immobilisations. Il désigne un centre des couts ou des profits de la comptabilité de gestion et budgétaire.

II.1.6. Les écritures comptables de base

Les écritures comptables de base sont constituées par :

Ø Une date dans un mois comptable de l'exercice en cours

Ø Un préfixe de l'entité où se déroulent les transactions

Ø Un compte individuel ou collectif issu du plan comptable de l'entreprise

Ø Un suffixe pour les charges, les produits, les immobilisations et les comptes individuels destinés à se fondre dans un compte collectif

Ø Un montant correspondant au flux financier.

II.1.7. Procédure et méthode comptable

Pour rendre la comptabilité rapide et simple, les modifications ci-après ont été apportées :

1. Cycle achat-fournisseur

- Abandon de la méthode inventaire permanent au profit de la méthode de l'inventaire intermittent,

- Faire en sorte que la copie de bon de commande, de bon de réception, de facture arrivent à la comptabilité dès l'émission ou dès la réception.

2. Cycle vente-client

- Dans les cites informatisés, toutes les factures sont émises à partir d'un logiciel de facturation,

- Recevoir la numérotation de facture pour permettre un contrôle aisé de l'exhaustivité du journal de vente,

- Qu'une copie de chaque facture parvienne quotidiennement à la comptabilité et une autre à la trésorerie,

- Que le compte vente comptant soit justifié au moins une fois par semaine.

3. Cycle paie

- Revoir l'écriture automatique pour que la ventilation de la rémunération corresponde à la notion du centre payeur et non à la notion du centre de frais,

- Simplifier le flux de caisse à caisse pour la mise en disposition des fonds aux agents payeurs.

II.1.8. Comptabilité manuelle

Elle subsiste dans le site où elle reste manuelle notamment au département de chemin de fer, au département des ports et transports fluviaux et au département des services généraux.

Ces départements continueront à tenir des bordereaux manuels généralement de caisse et exceptionnellement de banque. Ces bordereaux seront saisis dans les préfixes concernés.

II.1.9. Etat comptable de base

a. Journaux : ils sont tenus par préfixe. Nous avons le journal de trésorerie, le journal de vente, le journal des achats, le journal des opérations diverses et le journal de la paie.

b. Grand livre : ils sont aussi tenus par préfixe. Nous avons le grand livre auxiliaire client, fournisseur, caisse, banque, de transaction inter département et afin le grand livre général.

c. Balances : elles sont aussi tenues par préfixe. Nous avons la balance auxiliaire client, fournisseur, caisse, banque, de transaction inter département et afin la balance générale.

II.1.10. Révision des comptes

Apres la clôture d'une période comptable qui peut-être 1,2 et 3 mois, on précède à la révision des comptes.

a. Compte de trésorerie : la révision d'un compte de trésorerie consiste à rapprocher le solde comptable au solde extracomptable qui se trouve dans l'extrait de compte de trésorerie. Ces soldes doivent être égaux sinon, on procède au pointage de toutes les écritures passées en comptabilité.

b. Compte de tiers : le solde comptable d'un compte de tiers correspond à la somme de toutes les factures comptabilisées non payées. La révision va consister à rapprocher le solde de la fiche RUF au solde comptable, sinon on procède au pointage des factures comptabilisées pour voir si on a omis une ou plusieurs factures qu'il faudra régulariser pour avoir le solde identique.

c. Compte de liaison inter département et de virement interne : le solde de ces comptes représente tous les mouvements qui sont restés ouverts après pointage de mouvement débit et crédit.

II.1.11. Informatique

Elle comprend un serveur central en siège, des micros et des imprimantes pour le département et les éléments de télécommunication pour assurer la connexion entre diffèrent site et siège.

II.2. SERVICE DE LA COMPTABILITE GENERALE

II.2.1. COMPTABILITE TIERS

La comptabilité tiers s'occupe des activités extérieures de l'entreprise (fournisseur et client de la SCTP) et est subdivisée en deux comptabilités ou divisions.

II.2.1.1.Division fournisseur

I. Définition des différents concepts

- Comptabilité : c'est le système d'enregistrement, de traitement, et de placement des informations (comptables) et économico-financières.

- Fournisseur : c'est une personne physique ou morale identifiée par un numéro économique national ou par un simple usage auquel on s'approvisionne en immobilisation ou service.

- Comptabilité fournisseur : c'est une branche de la comptabilité qui a pour mission de suivre l'évolution des dettes de la société vis-à-vis des fournisseurs ou tiers.

II. Type des fournisseurs

Il existe 2 types des fournisseurs :

- Fournisseur des marchandises : Ce sont des personnes physiques ou morales auprès desquelles la société s'approvisionne en marchandise ou en immobilisation. Ils ont pour comptes : H2/401101/XXXX.

- Fournisseur des services : Ce sont ceux qui assurent le transport et autres services n'ayant pas trait à l'achat des marchandises. Ils ont pour compte : H2/401105/XXXX.

III. Les grandes fonctions

Il existe 9 grandes fonctions au sein de la comptabilité fournisseur.

· Réception : la comptabilité fournisseur reçoit un lot de document pour traitement. Ce lot de document est composé de :

- La facture originale du fournisseur des marchandises ou des services venant des entités des services généraux,

- Le bon de livraison ou bordereau de livraison,

- La copie bleue de bon de commande,

- La note de crédit ou de débit du fournisseur.

· Triage : se fait en vérifiant minutieusement ce lot reçu des factures. La comptabilité va trier ces factures en mettant d'un côté celles des marchandises et d'un autre celles des services.

· Enregistrement : cette opération se fait à l'aide de 2 carnets :

- Le carnet facture des marchandises,

- Le carnet facture des services.

· Imputation : imputer c'est donner une interprétation comptable à une facture ou un document. C'est passer une écriture comptable.

· Comptabilisation : elle est d'abord faite sur la fiche RUF qui est une comptabilisation extracomptable et puis vient la comptabilisation à l'ordinateur c'est-à-dire au moyen d'un bordereau comptable.

· Ordonnancement : ordonnancer c'est donner l'ordre de paiement en établissant l'ordonnancement qui va suivre le circuit des signatures des chefs hiérarchiques. Apres avoir obtenir toutes les signatures, l'ordonnancement sera envoyé à la trésorerie siège où un bon à payer ou un chèque sera établi pour permettre au fournisseur à être payé.Après paiement ce document sera retourné à la comptabilité pour son classement et son apurement de la dette sur la fiche RUF.

· Paiement : nous distinguons 3 sortes de paiement en faveur des fournisseurs :

- Le paiement par caisse : c'est un paiement cash à l'aide d'un bon à payer établi par la trésorerie sur base de l'ordonnancement.

- Le paiement par banque : ce paiement s'effectue à l'aide d'un chèque signé par l'autorité au moyen de l'ordonnancement. Ce chèquesera remis au fournisseur qui va se présenter à la banque pour toucher son argent.

- Le paiement par compensation : ce mode de paiement n'intervient qu'au fournisseur de double nature, fournisseur et client en même temps.

· Justification des comptes : à la fin d'une période comptable et après avoir passé toutes les écritures, l'informatique de la SCTP va-nous tirer les relevés du compte fournisseur où tous les mouvements apparaissent.Le comptable va vérifier la situation comptable reprise sur le relevé informatique et celle de la fiche RUF qui est une situation extracomptable. Si les 2 situations reprisent sont égaux, le comptable sera amené à tirer le solde de chaque fournisseur. Dans le cas contraire, il est obligé de passer à l'étape suivante.

· Rapprochement des comptes : cette fois, permet au comptable à faire des recherches pour trouver les irrégularités enfin de passer les écritures de redressement ou de régularisation car le travail de justification est d'établir l'égalité entre les données comptables et les extracomptables.

IV. Activités réalisées

A la comptabilité fournisseur, nous avons eu à enregistrer des factures sur deux carnets :

- Pour le carnet facture des marchandises l'enregistrement aura un numéro commençant par l'indice de la comptabilité. Cet indice est suivi du dernier chiffre du compte fournisseur des marchandises. Apres viennent les 5 autres numéros qui sont les numéros séquentiels de la réception des factures en marchandises.

Ex : H1/00001 d'où,

o H : indice de la comptabilité

o 1 : dernier chiffre du compte de fournisseur en marchandises

o 00001 : la première facture reçue de l'année en cours.

- Pour le carnet facture des services c'est la même procédure d'enregistrement avec le carnet facture des marchandises. Mais la différence provient au niveau du chiffre qui vient après l'indice.

Ex : H5/00001 d'où, 5 : dernier chiffre du compte de fournisseur en services.

Nous avons aussi comptabilisé les factures à l'aide de :

Ø La fiche RUF qui est une situation extracomptable. Elle consiste au classement et à l'apurement de la dette après paiement.

NB : le classement et l'apurement des dettes se font toujours au débit.

Ø Livre bordereau comptable

Nous débitons la classe 6 et nous créditons la classe 4 tout en imputant les factures.

H2/401101/4575 pour le fournisseur en marchandises et H2/401105/3476 pour le fournisseur en services et afin nous avons donné l'ordre de paiement en établissant un ordonnancement.

o H2 : préfixe de la DAF/SG,

o 401101 et 401105 : comptes du fournisseur,

o 4575 et 3476 : suffixe du fournisseur.

II.2.1.2. Division client

I. Définition du client

Un client est une personne morale ou physique à qui on vend un bien ou on rend un service.

II. Types de client

En PCGC, on distinguait 3 types de client à savoir :

- Client d'Etat : est une personne physique ou morale à qui l'ONATRA vend un bien ou rend un service sous tutelle de l'Etat.

- Client du groupe des portefeuilles : ce sont des sociétés dont l'ONATRA vend un bien ou rend service sous la supervision du ministère du portefeuille de l'Etat.

- Client occasionné : ce sont des personnes physiques ou morales sous contrat à qui l'ONATRA vend ou rend service occasionnellement.

Mais en OHADA, tout client est client. Ce qui nous amène de nier toute typologie de clients. En niant cette typologie, nous sommes tombées à l'éclatement des comptes.

III. Document comptable

La comptabilité tiers trouve à la comptabilité client de documents tels que :

- La facture : est la pièce comptable de base de la comptabilité tiers émis par le service de facturation qui envoi l'originale au client, une copie à la comptabilité et une autre copie à la trésorerie pour le traitement et la comptabilisation.

- La note du débit et du crédit: sont des factures complémentaires qui sont établies lorsqu'il y a eu une sous facturation ou s'il y a erreur sur la facture de base. Elle est du débit pour le fournisseur et du crédit pour le client.

IV. Activités réalisées

A la division client, nous avons eu à comptabiliser les factures sur :

- La fiche RUF qui est une situation extracomptable. Son classement se fait toujours au crédit.

- Le livre bordereau comptable : nous avons débité la classe 4(tiers) et crédité la classe 7(produit) tout en imputant les pièces comptables.

Ex : H2/711301/6415

o H2 est le préfixe du DAF/SG,

o 711301 est le compte général,

o 6415 est le suffixe du client

II.2.2. COMPTABILITE INTERNE

La comptabilité interne au sein du département des SG donne la certitude sur la gestion de caisse et de banque depuis la réception des pièces justificatives jusqu'à leurs traitements informatiques.

Les caisses des SG sont installées sur la ligne de chemin de fer et partout où l'ONATRA se trouve. Par contre, les banques se trouvent dans les grands centres.

Les caisses gèrent les opérations relatives aux espèces (encaissement et décaissement). Les encaissements et les décaissements sont traduits en entrée ou en sortie de la caisse.

II.2.2.1. Catégories des caisses

Il existe trois catégories des caisses au sein du département des SG.

I.Les caisses principales

On distingue :

· La caisse principale recette : est celle qui reçoit les recettes venant des caisses auxiliaires. Elle encaisse les créances des clients. Elle alloue à la caisse principale dépense de fonds chaque fois que le besoin se fait sentir.

· La caisse principale dépense : elle reçoit chaque fois que le besoin se fait sentir les allocations venant de la caisse principale recette. Elle ravitaille les caisses de dépannage, paye les fournisseurs à créditer à l'office et fait face à toutes les dépenses inhérentes au bon fonctionnement du département.

II. Les caisses auxiliaires

Ce sont des caisses de perception et de prestation des services que les SG rendent au tiers et elles sont uniquement des recettes. Celles-ci sont installées dans les entités.

III.Les caisses de dépannage

Ce sont des caisses implantées dans les entités pour leur permettre de faire face aux dépenses immédiates.

II.2.2.2. Supports de collecte des données

La comptabilité interne utilise trois supports de collecte des données.

· Le livre bordereau de caisse (LBC)

· Le livre bordereau de banque(LBB)

· Le livre bordereau comptable(LBC)

I. Le livre bordereau de caisse(LBC)

Elle est subdivisée en carte :

o La carte A va de la colonne numéro ligne jusqu'à la colonne des dépenses.

o La carte B va de la colonne préfixe jusqu'à la colonne code d'opération.

o La carte C est la ligne 21 qui est la partie réservée pour mettre le somme de la colonne recette et de la colonne dépense.

o La ligne report page précédente est utilisée pour faire le report de solde du folio ou du bordereau précèdent.

o La zone non informatique permet de calculer le solde par mouvement c'est-à-dire chaque fois qu'il y a entrée ou sortie.

Les autres livres ont été acquis dans la comptabilité tiers.

II.2.2.3. Circuit du document

Apres la clôture de la caisse qui peut-être décadaire, les documents sont transmis au dispatching qui est un service centralisateur permettant le déroulement harmonieux de la procédure.

Le dispatching enregistre sur Kardex et sur la fiche Kardex et envoi au service de la comptabilité générale pour l'analyse et l'imputation.

Les documents de la banque arrivent à la comptabilité générale via l'inspection de la trésorerie. Les bordereaux comptables sont signés après leurs traitements par le chef du service de la comptabilité ou l'inspecteur avant d'être saisi à l'informatique.

II.2.2.4. Vérification

Elle consiste à :

- Rapprocher le montant enregistré dans le LBC et celui figurant sur la pièce justificative ;

- Etablir le relevé des erreurs dans le cas où il y a discordance ;

- Refaire les opérations des calculs ;

- Vérifier la facture si le montant total dégagé est correct ;

- Balancer le mouvement de valeur de chaque colonne ;

- Vérifier le solde dégagé par le caissier.

II.2.2.5. Document du travail

La comptabilité interne utilise de document ci-après :

- Le plan comptable,

- La règle d'écrituration,

- La table de caisse,

- La table de banque,

- La table de client,

- La table de fournisseur,

- La table de préfixe.

II.2.2.6. Combinaison des opérations de caisse et de banque

Elle se fait en utilisant le document du travail énuméré ci-dessus et plusieurs codes appelés CODE COMPTABLE. Parmi ces codes nous avons :

· Code gestionnaire : il permet l'identification de l'entité responsable de genre d'opérations au sein du département ; le code gestionnaire est H2 pour la comptabilité interne ;

· Code journal : il permet l'analyse des opérations comptables étymologiquement par genre d'Operations. La comptabilité générale gère quatre journaux à savoir :

- Le journal 11 pour la banque avec comme compte général 521101,

- le journal 14 pour la caisse de dépannage avec comme compte général 573101,

- le journal 15 pour les caisses principales avec comme compte général 572101,

- le journal 20 pour les caisses auxiliaires avec comme compte général 572101.

Les caisses utilisent les suffixes suivant : 572/80XX est le journal 15 pour la caisse principale, 573/82XX est le journal 14 pour la caisse de dépannage, 572/83XX est le journal 20 pour les caisses auxiliaires, 521/XX est le journal 11 pour les banques ;

· Code document : nous avons :

- Code 40 pour les encaissements,

- code 41 pour les décaissements,

- code 30 pour les entrées en compte(Banque),

- code 31 pour les sorties en compte(Banque) ;

· Code mouvement : nous avons :

- 1 pour le débit,

- 2 pour le crédit,

- 3 pour le débit négatif,

- 4 pour le crédit négatif.

NB : les codes documents et mouvements sont uniquement utilisés dans le bordereau comptable ;

· Code préfixe : nous avons :

- H2 pour la DAF/SG,

- HA pour SG,

- HB pour la direction médicale,

- HC pour la régie des travaux,

- HE pour les affaires sociales,

- HF pour la sous-direction technique (garage central),

- HG pour l'imprimerie,

- HJ pour l'exploitation forestière de YUKI,

- HK pour l'inspection agricole,

- HL pour l'économat du peuple.

Pour tous les comptes financiers, le préfixe à utiliser est H2 parce que c'est la DAF qui gère le fonds. Les opérations des fonds entre caisse et caisse sont comptabilisées dans le compte 585101 et le fonds porté d'une caisse à un compte bancaire ou vis-versa passe dans le compte 5851O5.

II.2.2.7. Activités réalisées

A la comptabilité interne, nous avons eu à enregistrer et imputer les factures découlant de différents préfixes sur le livre bordereau de caisse(LBC).

Ex : HB/611301/H018/6111

- HB est le préfixe de la direction médicale,

- 611301 est le compte général(Charge),

- H018 est le suffixe de l'hôpital concerné,

- 61 est le code d'opérations,

- 11est l'indice des dépenses.