CONCLUSION
Pour finir, nous pouvons dire que l'archivage a un bel avenir
devant lui, car malgré les outils perfectionnés mis à la
disposition des entreprises, la masse des documents demeure difficile à
maitriser et nécessite une gestion des archives vigoureuse. Il faut donc
se dire que malgré les préjugés portés à ce
service, l'archivage occupe désormais un rôle
prépondérant au sein de l'entreprise. Ce service doit avoir une
place centrale car sans l'archivage, les informations risqueraient de
disparaitre, de se disperser et d'être inutilisables.
Du point de vue juridique, Bell est une société
privée à responsabilité limité avec un objectif
social. Sous la dénomination BELL EQUIPMENT(DRC) Sarl.
18
Chapitre II. PRESENTATION DU CADRE D'ETUDE
ET
MODELISATION DU METIER
INTRODUCTION
Dans l'élaboration de notre projet, nous
commençons par faire un aperçu de l'étude
préalable. Celle-ci consiste à recenser toutes les données
et tous les traitements du système en place avant de préconiser
une solution du système futur.
Il s'agit d'une étape cruciale dans la
réalisation d'une application donnée. Le futur d'une application
dépend beaucoup de cette phase, Elle permet d'éviter le
développement d'une application ne répondant pas à sa
spécification. Pour cela le client et le développeur doivent
être en étroite relations.
Pour arriver à nos fins il nous faut prendre
connaissance de :
? L'analyse et la définition des besoins : étape
qui permet de trouver un commun accord entre les spécialistes
(développeurs) et les utilisateurs.
? L'étude de faisabilité : le domaine
d'application, l'état actuel de
l'environnement du futur
système.
? L'élaboration du cahier de charge.
Dans ce chapitre, nous présentons le système
existant en vue d'en dégager les faiblesses et proposer des solutions
informatiques appropriées.
II.1. PRESENTATION DU CADRE D'ETUDE
II.1.1. PRESENTATION DE BELL EQUIPEMENT
Bell Equipement est une société commerciale qui
s'occupe principalement de la vente des engins (des camions bennes, des
tracteurs etc.) ; des pièces de rechange (des boulons, des batteries
etc.) et des services après ventes (les réparations, la
maintenance, et la formation technique a l'utilisation du matériel).
De manière peu pragmatique Bell vend en état ses
engins et pièces de rechange c'est ce qui fait d'elle une entreprise
commerciale.
19
II.1.2. LOCALISATION GEOGRAPHIQUE
Le siège social de Bell Equipment est situé au
numéro 17 de l'avenue Munguzi au Quartier industriel dans la commune de
KAPEMBA. En République démocratique du Congo dans la province du
Katanga ville de Lubumbashi.
II.1.3. HISTORIQUE
La société Bell Equipment(DRC) Sarl a
été créée à Lubumbashi le 06 AOUT 2007
conformément aux lois congolaises par la société Bell
Equipment SA (9 .999parts sociales) et par la société Bell
Equipment Limited (1parts) avec un capital social d'USS 10.000. Elle avait
commencé avec un effectif de 11 personnes, A la fin du mois d'octobre
2011 le personnel atteignait environ 119 travailleurs dont 42
expatriés.
Au mois de février 2012, la société
comptait 204 travailleurs dont 60 expatriés. Le programme 2012
prévoyait la formation à l'étranger d'une quarantaine des
mécaniciens locaux.
A la fin de l'année 2012 la société
comptait près de 222 travailleurs dont 60 expatriés. Le programme
2013 prévoyait quant à lui la formation à
l'étranger d'une soixantaine des mécaniciens locaux.
A ce jour, la société compte 216 travailleurs
dont 58 expatriés. Le programme 2014 prévoyait la formation
à l'étranger d'une centaine de mécaniciens locaux.
II.1.4. BRANCHE OUVERTE DE BELL EQUIPMENT SUR LE
TERRITOIRE
NATIONAL
La société Bell Equipment a des branches ouvertes
:
? Au sud Kivu ou elle travaille avec la société
Twangiza Mining, qui exploite de
l'or.
? Dans la province orientale avec les sociétés
GPS et M&T à Doko (à watsa), qui travaille chez kibali gold
mining, qui exploite de l'or.
? Une branche a été ouverte à Kolwezi en
2013.
? Un autre est en voie d'ouverture à Kinshasa depuis
2013.
II.2. STRUCTURE FONCTIONNELLE
Pour son bon fonctionnement Bell Equipement possède une
structure fonctionnelle hiérarchique dont les postes sont agencés
de la manière suivante :
20
Figure 3: Organigramme
Source: service d'archivages
II.3. ANALYSE DE L'EXISTANT
Dans les lignes qui suivent, nous présentons le
processus d'archivage des documents chez Bell Equipment en vue de bien
circoncire notre domaine d'études.
II.3.1 DESCRIPTION TEXTUELLE DE L'EXISTANT
Le processus commence au niveau de l'administration et du
département des comptabilités. L'administration expédie et
reçoit toutes les correspondances et tous les documents de Bell
Equipement. Il peut s'agir des notes, des rapports, des procès-verbaux,
des lettres de décompte final, des lettres de licenciements, des lettres
de mutations et autres documents qui y sont produits.
Le département des comptabilités aussi
expédie et reçoit les factures fournisseurs et client, les
bordereaux et même bien d'autres documents traiter dans ses bureaux.
Après leurs traitements, la comptabilité comme
l'administration transfère auprès du bureau d'archivage tous ces
documents pour qu'ils y soient enregistrer et classer. L'archiviste les
reçoit et les vérifies d'abord avant leur classement. S'il
remarque quelque chose de bizarre ou toute autre anomalie, il retourne le
document à sa source pour analyse et correction avant de le recevoir
à nouveau. Le classement des documents se fait selon leurs natures (les
inputs et les outputs), selon leurs dates d'archivage ou un autre
critère afin de faciliter le rangement et la recherche. Après un
temps dont la périodicité est variable, l'archiviste se charge de
récupérer tous les documents classés. Il commence par
vérifier leurs états et leur nature pour qu'ils soient bien tenus
afin d'identifier la traçabilité du dossier, puis il les codifie
avant de les
21
consigner à son tour dans son registre. Il peut alors
les classer dans les armoires et rayons prévus à cette fin.
II.3.2. ANALYSE DES LOTS D'INFORMATIONS
Dans le but d'assurer un suivi de toutes ces opérations
liées à la gestion des archives, le bureau d'archives utilise les
documents ci-après :
? Registrer d'entrée : dans ce registre, on saisit sous
forme d'un tableau les informations relatives aux archives. Il s'agit de :
· Le Nom
· L'année
· Le type
· La provenance ou la Destination
? Les Classeurs : dans les classeurs on y range les documents
et on loge ensuite les classeurs dans les armoires et rayon. Sur les classeurs,
des étiquettes reprennent les informations suivantes pour faciliter le
classement et la recherche:
· L'intitulé
· L'année
· Le Type
II.3.3. DIAGRAMME DE CONTEXTE
Le Diagramme de contexte n'est pas un diagramme UML ou
même un diagramme BPMN, mais il nous permet d'avoir une vue global du
système étudié, des interactions entre ses
activités et le rapport avec l'environnement
extérieur14.
Le diagramme de contexte statique délimite le domaine
d'étude en précisant :
· ce qui est à la charge du système et
· en identifiant l'environnement extérieur au
système étudié avec lequel ce dernier communique.
Dans cette perspective, notre diagramme de contexte se
présente de la manière
suivante :
14UML, C. Johnen : IUT de Bordeaux,
V2consulté le 26 Mai 2015
22
Figure 4: Diagramme de contexte
II.3.4. MODELISATION DU METIER
II.3.4.1. PRESENTATION DU BPMN
BPMN (Business Process Modeling Notation) 2.0 de l'OMG (Object
Management Group) est une notation graphique standardisée portant sur la
modélisation des processus métiers. Elle vise à fournir
une notation facilement compréhensible par les utilisateurs
métiers (y compris les analystes métiers, les développeurs
et ceux qui devront gérer et surveiller les processus après leur
mise en oeuvre) mais aussi à créer une passerelle
standardisée pour combler le vide entre la modélisation de
processus métiers et les langages d'exécution métiers.
L'objectif du BPMN est de fournir un cadre permettant de
décrire un processus d'une manière commune à tous les
utilisateurs et ce, indépendamment de l'outil utilisé.
On retrouve, au sein de la notation BPMN2.0, quatre
catégories de diagrammes afin de représenter les
différentes perspectives d'un processus (Voir Annexe acce).
1. Les diagrammes d'orchestration (processus privé et
processus public)
2. Les diagrammes de collaboration
3. Le diagramme de chorégraphie
4. Le diagramme de conversation
Pour notre travail nous présenterons juste le diagramme
d'orchestration, et de collaboration, ils suffiront pour présenter le
processus métier.
23
| 
