3.6.6. La procédure de paiement
Le paiement est entraîné par la
conformité de trois types de données : commande,
réception et facture.
Si les trois sont identiques, la comptabilité n'a plus
qu'à payer. Une vérification de ces trois documents doit
être effectuée par la comptabilité du fournisseur, et en
aucun cas par l'entreprise cliente. Cette vérification se résume
par :
- une comparaison visuelle directe des trois documents,
- un traitement informatique des données,
- toute autre variante intermédiaire.
En cas de non-conformité d'une des données, la
comptabilité doit en prévenir les achats, seuls habilités
à régler le litige avec le fournisseur.
Les achats doivent avoir prévenu les fournisseurs que
des non-conformités ont été identifiées, et qu'ils
ont donc intérêt à respecter les termes des commandes qui
leur son passées.
Il y a évidemment d'autres procédures possibles,
qui diffèrent selon le contexte économique, juridique,
relationnel, etc. ; chaque responsable réfléchira à
celles qu'il estime importantes ou indispensables.
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