Essai d'analyse de la fonction achats, achat d'un produit sidérurgique

SECTION 2 : LES PROCÉDURES D'ACHAT PRATIQUÉE PAR COMETAL

COSIDER COMETAL se trouve dans un environnement de concurrence, de telle manière qu'elle est obligée, pour assurer son maintien et son développement, de se munir d'outils de gestion performants.

Le système de gestion qu'elle a mis en place lui permet d'accéder à l'information visant à rationaliser ses ressources et à corriger ses dépenses dans le but de bien gérer ses dettes.

Dans le cadre des opérations d'achats engagées par l'entreprise COSIDER COMETAL, les procédures d'achats ont pour objet de préciser et d'éclairer les modalités de consultation et de traitement des offres reçues de la part du ou des fournisseurs.

Ainsi, La Direction Commerciale procède en une première étape au lancement des appels d'offres et consultations, auprès de fournisseurs étrangers. Les offres recueillies font l'objet d'un tri qui doit aboutir sur la meilleure proposition.

Les principes retenus pour l'élaboration de ces procédures sont résumés dans les points suivants :

La mise en concurrence loyale d'un maximum de professionnels (traders et producteurs) du marché concerné.

Garantir l'obtention des meilleures conditions économiques de réalisation des opérations d'importation.

La simplicité du dispositif à mettre en place tout en s'assurant que la transparence, la saine concurrence et la rigueur d'analyse soient respectées.

Faciliter la prise de décision rapide dans le cadre d'un processus de consultation d'un marché très dynamique (volatilité des prix^38(*)).

La précision des termes de la consultation (cahier des charges) aux plans technique et commercial.

2.1. IDENTIFICATION DU BESOIN D'ACHAT

Le besoin d'achat et d'approvisionnement est ressenti soit par une éventuelle rupture de stocks, qui sera communiqué à la Direction Commerciale par le Service Gestion des Stocks et Informatique ; soit par une demande importante du marché aval que les stocks disponibles n'ont pas la capacité de satisfaire immédiatement.

Le besoin peut s'exprimer en matière de qualité et de caractéristiques demandées par le marché aval, ou de nouveaux produits son proposés et qui sont fabriqués avec des technologies nouvelles.

2.2. ÉLABORATION DU CAHIER DES CHARGES

Ce document fera l'objet d'une rédaction simple mais précise. Il devra permettre à tous les soumissionnaires de faire des offres sur des bases techniques et commerciales rigoureusement identiques. Cela facilitera d'autant les analyses comparatives des offres reçues.

Le cahier des charges mentionnera en outre une marge de prix, et ne sera pas négociable, ceci afin de stimuler la concurrence au maximum, d'obtenir les meilleures conditions dès le départ et d'éviter tout délit d'initié^39(*) éventuel.

Il demeure bien entendu, que la négociation du prix à la baisse pourra toujours se faire avec le candidat retenu qui devrait, à qualité et modalité de paiement égales, être le moins disant tout en ayant satisfait aux autres critères de qualifications tels que : accords avec producteurs, délais, réputation, références passées éventuelles avec COMETAL, etc.

Ainsi, le cahier des charges portera sur :

- Les caractéristiques techniques des produits et la ou les normes de référence.

- Les quantités par diamètre.

- Le conditionnement.

- Les conditions de fret.

- Les modalités de paiement et décomposition du prix offert.

- Les modalités d'inspection.

- Planning d'expédition.

- La date de clôture de la consultation.

Les quantités concernées par la consultation seront en rapport avec le programme d'importation approuvé dans le cadre des prévisions budgétaires, et surtout en adéquation avec le niveau d'activité et les capacités d'autofinancement de la société, afin d'éviter tout risque de sur - stockage ou d'incident de paiement.

2.3. LE MODE DE CONSULTATION

Le mode de consultation favorisé par la profession reste la consultation élargie : de 20 à 30 fournisseurs reconnus sur le marché, consulté par fax ou e-mail.

La majorité des opérateurs intervenants sur le marché national et dont les volumes d'importation sont importants et rapprochés dans le temps, procèdent de cette façon.

L'importance du nombre de fournisseurs à consulter et leurs qualifications permettent de garantir la réception d'un nombre important d'offres compétitives, réalisables et conformes aux conditions du marché. De telles consultations sont généralement finalisées en moins de 15 jours.

Ainsi, des expériences passées ont démontré que le recours à l'appel d'offres ouvert n'entraîne pas nécessairement l'obtention de meilleures offres, en plus il nécessite des délais plus longs, et par conséquence une perte de temps considérable.

La volatilité du marché des produits sidérurgiques fait que le process de consultation et du choix du partenaire, soit conditionné par le facteur temps et doit, par conséquent, être rapide. Par contre, la consultation par appel d'offres n'est pas caractérisée par cette rapidité.

De plus, et de par sa nature, le marché des produits sidérurgiques auquel COMETAL s'adresse, est limité géographiquement à l'Europe de l'est, la Turquie et l'Égypte. Les opérateurs de ces pays qui interviennent sur le marché Algérien sont connus, et sont pratiquement consultés par les concurrents de COMETAL pour leurs achats et approvisionnements. En dehors de ce cercle géographique, les niveaux de prix deviennent prohibitifs^40(*).

Toutefois, l'avis d'appel d'offre peut être utilisé pour :

- La présélection de fournisseurs en début d'exercice.

- La passation de contrats à commande dont le tonnage est importante.

2.4. RÉCEPTION DES OFFRES

Les offres des fournisseurs sont réceptionnées sous plis fermés au secrétariat de la société. Elles sont consignées dans un état récapitulatif par ordre de réception.

Il sera conseillé aux soumissionnaires^41(*) de ne transmettre leur offre qu'à la date limite de clôture prévue par la consultation (les offres seront transmises toutes à la fois afin de les traiter).

2.5. TRIS DES OFFRES

Les offres recueillies font l'objet d'un tri qui doit aboutir sur la meilleure proposition qui doit comporter :

Certaines spécificités techniques, telles la qualité, la quantité et les normes exigées.

Des conditions commerciales, telles le prix, le paiement, l'origine de la matière, le contrôle en usine, la validité et la clôture de l'offre, le contrôle avant l'embarquement et l'expédition de la marchandise au port souhaité.

Cependant le choix ciblé doit passer par trois (3) commissions, qui vont traiter et analyser les offres reçues ; et qui sont présentées ci - dessous :

Ø Commission d'Ouverture des Plis (C.O.P.).

Ø Commission d'Évaluation des Offres (C.E.O.).

Ø Commission des Transactions Commerciales (C.T.C.).

2.6. CONFIRMATION DE L'OFFRE

À l'issue des conclusions de la C.T.C., une confirmation de l'offre retenue est émit au fournisseur concerné, et un projet de contrat est soumis à la signature de ce dernier.

2.7. RÉCÉPTION DE LA MARCHANDISE

Le Transit, après signature d'une convention entre les deux parties (COMETAL et le fournisseur retenu), l'arrivé de la marchandise commandée exige l'intervention du service «Transit et Enlèvement» qui doit constituer un dossier dans lequel il consignera les actions et formalités prises pour sa mission.

Le dossier comporte les documents de base ayant servi à :

- L'achat de la marchandise : Facture et Contrats.

- Le dédouanement de la marchandise.

- L'acheminement de cette dernière vers le dépôt de ventes.

- Et autre frais d'approche.

Pour cela, les références du dossier seront communiquées à l'ensemble des structures de COMETAL (Cela montre qu'une certaine synergie existe entre les différentes structures de COMETAL).

En plus du dédouanement, le service Transit et Enlèvement s'assure que les opérations entre les services portuaires et le dépôt de ventes se déroulent sans litiges. L'entreprise portuaire met à la disposition de COMETAL les moyens de manutentions (Grues^42(*), Clark...) afin de décharger le Rond à Béton, qui sera ensuite transporté par la flotte de l'entreprise au dépôt de ventes.

Le déroulement de l'opération est tributaire des supports suivants :

v Le Bon de Livraison (B.L.)

L'objet de ce bon est d'accompagner la marchandise chargée, du port vers le dépôt de ventes.

v Le Bon de Réception Journalier (B.R.J.)

Ce bon a pour rôle de :

- Consigner les travaux d'acheminement et de déchargement.

- Constituer le bon de réception confirmant l'entrée physique dans les dépôts de ventes de l'entreprise.

v Le Bon de Réception Définitif (B.R.D.)

C'est un document récapitulant l'ensemble des bons de réception journaliers, qui permettra de constater les quantités et de comptabiliser les entrées en stocks.

Ainsi, les procédures d'achat pratiquées par COMETAL sont schématisées dans la figure suivante :

Figure n° 15 : Schéma représentatif des étapes d'achat du Rond à Béton.

Tris des offres

Réception des offres

Consultation

Lancement d'appels d'offres

Rupture de stocks ou demande

Commission d'Ouverture des Plis (C.O.P.)

Commission d'Évaluation des offres (C.E.O.)

Commission de Transactions commerciale

(C.T.C.)

Confirmation de l'offre

Négociation contrat et réception facture Proforma

Mise en place d'instrument de paiement

Source : Direction commerciale, COSIDER COMETAL.

2.8. MODEL DE CONSULTATION

Cahier des charges 

Consultation pour la fourniture de 5 000 Tonnes Métriques de Rond à Béton Crénelé et Lisse de différents diamètres.

Nous vous prions de bien vouloir nous transmettre votre meilleure offre pour la fourniture de 5 000 tonnes métriques de Rond à Béton crénelé et lisse selon les spécifications techniques conditions commerciales ci-après. L'attention des soumissionnaires est attirée sur la nécessité de présenter une meilleure offre dès le départ, aucune négociation de prix ne sera admise à l'issue des soumissions.

1 / Spécifications

Rond à Béton crénelé et lisse qualité (HA-E400 et lisse E24) et spécifications selon arrêté interministériel du 08 Mars 1997. Dans leurs compositions chimiques, les nuances d'aciers ne doivent, en aucun cas, contenir à l'analyse de la coulée, plus de 0,060 % de soufre et de 0,060 % de phosphore. L'analyse sur le produit fini, les valeurs maximales des teneurs ne doivent pas excéder 0,070 % respectivement pour le soufre et le phosphore.

Le taux de carbone toléré ne doit pas dépasser 0,22 % pour les aciers lisses et 0,27 % pour les aciers nervurés à haute adhésion. En outre un taux de carbone équivalent (Ceq) n'excédant pas 0,51 % est admis pour les aciers nervurés à haute adhésion. L'équivalent de carbone tel que prévu ci-dessus est déterminé par la formule suivante :

Ceq = C + Mn + Cr + V + Mo + Cu + Ni

6 5 15

Où : C, Mn, Cr, V, Mo, Cu et Ni sont pourcentage des teneurs des éléments alliés à l'acier.

Caractéristiques Mécaniques 

Pour le Rond à Béton crénelé, les caractéristiques seront :

- Résistance à la traction Rm : 440 N/mm² minimum.

- Limite élastique Re : 440 N/mm² minimum.

- Rapport Rm/Re : Suppérieure ou égale à 1,10.

- Allongement : 12 à 14 % minimum.

- Barres droites de longueur : 12 m - 0 / + 100 mm.

- Écart toléré sur la masse linéique théorique : 0 %.

- Fardeaux de 2,5 Tm à 5 Tm doublement ligaturés en 6 points avec fil machine de 6 mm de diamètre minimum. Chaque diamètre sera identifié par un marquage à la peinture aux trémies des barres.

Pour le Rond à Béton lisse, les caractéristiques seront :

· Résistance à la traction : 410 N/mm² Minimum.

· Limite élastique : 235 N/mm² Minimum.

· Allongement : 22 à 25 Minimum.

· Ecart toléré sur la masse linéique théorique - 8 % / + 0.

· Conditionnement en couronnes bien compactées et solidement ligaturés en 06 points avec du fil machine de 5.5 mm de diamètre minimum.

2 / Quantités

Diamétre 08 crénelé en barres 1 500 Tonnes.

Diamétre 10 crénelé en barres 1 500 Tonnes.

Diamétre 12 crénelé en barres 0 750 Tonnes.

Diamétre 14 crénelé en barres 0 750 Tonnes.

Diamétre 32 crénelé en barres 0 500 Tonnes.

Total de Consultation 5 000 Tonnes métriques.

3 / Conditions Commerciales

3-1 / Prix 

Le prix doit être exprimé en coût et fret (Incoterms^43(*) 2000) ports Algériens, pour chaque diamètre avec indication obligatoire du montant CFR.

Le prix doit être décomposé de manière à faire apparaître séparément le montant FOB, les frais de confirmation éventuels de la lettre de crédit et les frais d'inspection. Toute offre qui ne répondrait pas à ces conditions pourra faire l'objet d'un rejet pur et simple.

3-2 / Modalités de Paiement 

Les paiements pourront s'effectuer par :

Ø Remise documentaire simple ou à terme.

Ø Crédit documentaire payable a vue ou à terme.

Les règlements par crédit documentaire impliqueront la mise en place par le fournisseur d'une garantie de bonne exécution d'une valeur de 5 % du montant global du marché.

3-3 / Origine 

L'origine du produit - pays et usines de production - doit être indiqué sur votre offre. Les produits en provenance d'Ukraine feront l'objet de contrôles en usine.

Les produits en provenance d'usine dépourvue d'aciéries feront l'objet d'un contrôle de l'origine Et de la qualité des billettes utilisées pour le laminage

3-4 / Conditionnement et Contrôle 

La marchandise doit être livrée en fardeaux solidement ligaturés pour l'exportation, conformément aux normes de transport maritime international.

Un organisme chargé du contrôle de conformité, qualitatif, quantitatif des marchandises à l'embarquement sera désigné par COMETAL ; le coût de ces prestations sera à la charge du Fournisseur. Le montant alloué à la couverture des frais d'inspection devra apparaître Clairement sur la soumission.

4 / Validité de l'offre

Votre offre doit rester valable au moins 30 jours à compter de la date de clôture de la présente Consultation.

5 / Date de clôture

Votre offre doit nous parvenir sous pli fermé (portant mention NE PAS OUVRIR) par courrier express ou par porteur le ............

6 / Expéditions

Elles se feront 4 semaines au plus tard, après la mise en place de l'instrument de paiement au port de déchargement, la cadence minimum de 800 TM / Jours fériés et week-end exclus.

Les navires utilisés, de type Single Decker^44(*), devront être équipés de moyens de manutentions adéquats (moyens de levage de capacités = 10 tonnes) et de cales aux dimensions appropriées pour le transport et la manutention aisée du Rond à Béton.

* ³⁸ Des prix qui changent dans un intervalle de temps très court. Des prix instables.

* ³⁹ Infraction commise par ceux qui, disposant avant les autres, d'informations privilégiées sur le marché, réalisent des opérations bénéficiaires et avantageuses.

* ⁴⁰ Des prix extrêmement élevés qui rendent l'achat presque impossible.

* ⁴¹ Une entreprise qui transmet une déclaration écrite par laquelle elle s'engage à respecter le cahier des charges d'une adjudication au prix fixé par elle-même, c'est-à-dire le fournisseur.

* ⁴² Appareil de levage formé d'un bras orientable (flèche) monté sur un support de hauteur variable.

* ⁴³ Termes internationaux de vente.

* ⁴⁴ Navire répondant aux caractéristiques et normes international, en matière de transport de l'acier Rond à Béton.