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Elaboration d'un mauel de procédure des cycles trésorerie et achat d'ECG


par Idrissa Monsieur SOMLARE
CESAG - Master en Comptabilité et Gestion Financière 2010
  

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Conclusion

Nous avons pu présenter dans ce chapitre l'entreprise de construction générale, décrire son organisation et son fonctionnement. Etant donné que l'objectif de notre étude est d'élaborer un manuel de procédure du cycle achats et trésorerie, nous présenterons et examinerons les procédures actuelles de gestions des achats et de trésorerie de l'entreprise pour déceler les faiblesses et les risques éventuels y afférents.

Chapitre 5 : Démarche de conception d'un manuel de procédure des cycles achat et de trésorerie de l'entreprise de construction générale (ECG)

Ce présent chapitre est consacré à l'élaboration du manuel de procédures des cycles achat et de trésorerie de l'entreprise de construction générale. Pour ce faire, nous allons dans un premier temps décrire et évaluer les procédures d'achat et de trésorerie existante, déceler les forces et faiblesses et dans un second temps identifier les dispositifs de maîtrise des risques afférents à ces cycles.

5.1. Description des procédures des cycles achats et trésorerie

La description des procédures des cycles d'achat et de trésorerie s'est fait à l'issue d'une série d'entretiens avec le Directeur général, le chef comptable, l'assistant du chef comptable et le Chef d'atelier.

5.1.1. Les procédures du cycle d'achat

Au cours de notre entretien, nous avons constaté que le cycle d'achat se composait des procédures suivantes :

- expression du besoin ;

- sélection des fournisseurs et passation de la commande; - réception des marchandises;

- paiement et comptabilisation des factures des fournisseurs.

5.1.2. Expression du besoin

Une fois qu'un besoin de marchandise ou de matière se fait sentir dans un service donné, le chef de service établit une demande d'achat qu'il transmet à la secrétaire du Directeur Général qui transmet la demande à ce dernier. Le Directeur vérifie la quantité, la qualité et le degré d'urgence du besoin. Si le besoin est réel et urgent, il l'approuve et procède à la sélection des fournisseurs. Il faut noter que la demande d'achat se fait sur un carnet à souche prénumerotée.

5.1.3. Sélection des fournisseurs et passation de la commande

Après l'approbation du besoin, le Directeur procède à la sélection des fournisseurs. Il contacte les différents fournisseurs pour prendre des renseignements sur les prix et les conditions de vente. Après la phase de consultation des fournisseurs, il retient le fournisseur qui offre le meilleur produit avec les meilleures conditions de vente. Enfin, il procède à la passation de la commande. Il faut noter que la passation de commande ne se fait pas l'aide d'un bon de commande. Elle se fait par simple appel téléphonique au fournisseur sélectionné

5.1.4. Réception des marchandises

La réception des marchandises est assurée par le Chef d'atelier et un ouvrier qui vérifient la conformité des marchandises avec le bon de livraison avant de les ranger dans le magasin. Une fois les marchandises réceptionnées, Il signe le bon de livraison pour attester que les marchandises reçues sont conformes à la commande. Il garde une copie du bon de livraison signé qu'il transmettra par la suite au service comptable.

5.1.5. Comptabilisation et règlement de la facture

Après la livraison des marchandises, l'assistant comptable reçoit la facture du fournisseur et procède à sa comptabilisation puis à son règlement. La secrétaire du directeur général reçoit la facture et le transmet à l'assistant du chef comptable qui vérifie l'existence des pièces afférentes (bon de livraison). Si ces pièces existent, il procède à l'imputation de la facture avant de le transmettre au chef comptable pour comptabilisation. Le chef comptable, après avoir fini de comptabiliser la facture, avise le directeur général. Ce dernier signe le chèque et le remet au chef comptable qui se chargera d'appeler le fournisseur pour la remise du chèque. Il convient de noter que le fournisseur émarge obligatoirement sur le registre de remise de chèque avant de le retirer.

5.1.6. Description des procédures de trésorerie existantes

Les procédures de trésorerie que nous avons relevées au cours de la nos différents entretiens sont les suivantes :

- les procédures d'encaissements ;

- les procédures de décaissements ;

- la procédure d'approvisionnement de la caisse ; - et la procédure de contrôle de la caisse.

5.1.6.1. Les procédures d'encaissement

Les livraisons de produits et les prestations de services effectuées par l'entreprise de construction générale, font toujours l'objet d'une facturation. Une fois que les clients reçoivent leurs factures, ils procèdent à leurs règlements par chèque ou par espèces.

5.1.6.1.1. Encaissement par la caisse (en espèces)

Lorsqu'un client se présente avec sa facture pour paiement en espèces, l'assistant de chef comptable vérifie l'authenticité de la facture ainsi que sa conformité avec le bon de commande ainsi que le bon de livraison. Il établit un reçu de versement qui atteste la réception des fonds puis procède à l'encaissement. Il remet ensuite l'original du reçu au client et garde la copie. Il convient de noter que l'assistant du chef comptable doit viser sur le reçu de versement.

5.1.6.1.2. Encaissement par chèque

Lorsqu'un client se présente pour le règlement de sa facture par chèque, l'assistant du chef comptable enregistre les références du chèque dans le registre de chèque puis établit un reçu de paiement par chèque pour attester le paiement de la facture. Il remet l'original de reçu au client et garde la copie. Il transmet ensuite le chèque ainsi que la copie au chef comptable. Ce dernier est chargé de déposer le chèque à la banque au plutard le lendemain. Les copies du chèque et du reçu sont classées dans une chemise intitulée « chèques reçus »

5.1.6.2. Les procédures de décaissements

Les décaissements effectués par l'entreprise de construction générale se font soit par chèque ou par espèces en fonction de l'importance du montant à payer et du niveau du montant qui se trouve dans la caisse dépenses. Si le montant de la facture est important et qu'il n'y a pas suffisamment de fonds pour le paiement, le décaissement se fera par chèque. Dans le cas contraire, il se fera en espèces.

5.1.6.2.1. Décaissement ou paiement (en espèces)

Le paiement des factures en espèces est conditionné par le niveau de la caisse. Lorsque le fournisseur se présente à l'échéance de sa facture pour paiement, l'assistant du chef comptable procède à la vérification de l'existence et la conformité de la facture, le bon de commande et le bon de livraison. Si ces éléments sont conformes, il procède au paiement avec l'autorisation du Directeur Général. Il remet ensuite les espèces au bénéficiaire qui lui remet un reçu pour attester qu'il a reçu le paiement.

5.1.6.2.2. Décaissement ou paiement par chèque

Lorsque le niveau de la caisse n'est pas suffisant pour payer le fournisseur en espèces, l'entreprise procède au règlement par chèque. A l'échéance du paiement de la facture du fournisseur, le chef comptable avise le Directeur Général. Si le Directeur Général donne son accord pour le paiement, le chef comptable remplit le chèque qu'il lui transmet pour signature. Une fois que le chèque est signé, le chef appelle le fournisseur pour le retrait du chèque. Avant de retirer le chèque, le fournisseur émarge sur le cahier de décharge dans lequel les références de sa pièce d'identité sont mentionnées.

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