Conclusion
Nous avons pu présenter dans ce chapitre l'entreprise
de construction générale, décrire son organisation et son
fonctionnement. Etant donné que l'objectif de notre étude est
d'élaborer un manuel de procédure du cycle achats et
trésorerie, nous présenterons et examinerons les
procédures actuelles de gestions des achats et de trésorerie de
l'entreprise pour déceler les faiblesses et les risques éventuels
y afférents.
Chapitre 5 : Démarche de conception d'un manuel de
procédure des cycles achat et de trésorerie de l'entreprise de
construction générale (ECG)
Ce présent chapitre est consacré à
l'élaboration du manuel de procédures des cycles achat et de
trésorerie de l'entreprise de construction générale. Pour
ce faire, nous allons dans un premier temps décrire et évaluer
les procédures d'achat et de trésorerie existante, déceler
les forces et faiblesses et dans un second temps identifier les dispositifs de
maîtrise des risques afférents à ces cycles.
5.1. Description des procédures des cycles achats
et trésorerie
La description des procédures des cycles d'achat et de
trésorerie s'est fait à l'issue d'une série d'entretiens
avec le Directeur général, le chef comptable, l'assistant du chef
comptable et le Chef d'atelier.
5.1.1. Les procédures du cycle d'achat
Au cours de notre entretien, nous avons constaté que le
cycle d'achat se composait des procédures suivantes :
- expression du besoin ;
- sélection des fournisseurs et passation de la commande;
- réception des marchandises;
- paiement et comptabilisation des factures des fournisseurs.
5.1.2. Expression du besoin
Une fois qu'un besoin de marchandise ou de matière se
fait sentir dans un service donné, le chef de service établit une
demande d'achat qu'il transmet à la secrétaire du Directeur
Général qui transmet la demande à ce dernier. Le Directeur
vérifie la quantité, la qualité et le degré
d'urgence du besoin. Si le besoin est réel et urgent, il l'approuve et
procède à la sélection des fournisseurs. Il faut noter que
la demande d'achat se fait sur un carnet à souche
prénumerotée.
5.1.3. Sélection des fournisseurs et passation de
la commande
Après l'approbation du besoin, le Directeur
procède à la sélection des fournisseurs. Il contacte les
différents fournisseurs pour prendre des renseignements sur les prix et
les conditions de vente. Après la phase de consultation des
fournisseurs, il retient le fournisseur qui offre le meilleur produit avec les
meilleures conditions de vente. Enfin, il procède à la passation
de la commande. Il faut noter que la passation de commande ne se fait pas
l'aide d'un bon de commande. Elle se fait par simple appel
téléphonique au fournisseur sélectionné
5.1.4. Réception des marchandises
La réception des marchandises est assurée par le
Chef d'atelier et un ouvrier qui vérifient la conformité des
marchandises avec le bon de livraison avant de les ranger dans le magasin. Une
fois les marchandises réceptionnées, Il signe le bon de livraison
pour attester que les marchandises reçues sont conformes à la
commande. Il garde une copie du bon de livraison signé qu'il transmettra
par la suite au service comptable.
5.1.5. Comptabilisation et règlement de la
facture
Après la livraison des marchandises, l'assistant
comptable reçoit la facture du fournisseur et procède à sa
comptabilisation puis à son règlement. La secrétaire du
directeur général reçoit la facture et le transmet
à l'assistant du chef comptable qui vérifie l'existence des
pièces afférentes (bon de livraison). Si ces pièces
existent, il procède à l'imputation de la facture avant de le
transmettre au chef comptable pour comptabilisation. Le chef comptable,
après avoir fini de comptabiliser la facture, avise le directeur
général. Ce dernier signe le chèque et le remet au chef
comptable qui se chargera d'appeler le fournisseur pour la remise du
chèque. Il convient de noter que le fournisseur émarge
obligatoirement sur le registre de remise de chèque avant de le
retirer.
5.1.6. Description des procédures de
trésorerie existantes
Les procédures de trésorerie que nous avons
relevées au cours de la nos différents entretiens sont les
suivantes :
- les procédures d'encaissements ;
- les procédures de décaissements ;
- la procédure d'approvisionnement de la caisse ; - et la
procédure de contrôle de la caisse.
5.1.6.1. Les procédures d'encaissement
Les livraisons de produits et les prestations de services
effectuées par l'entreprise de construction générale, font
toujours l'objet d'une facturation. Une fois que les clients reçoivent
leurs factures, ils procèdent à leurs règlements par
chèque ou par espèces.
5.1.6.1.1. Encaissement par la caisse (en
espèces)
Lorsqu'un client se présente avec sa facture pour
paiement en espèces, l'assistant de chef comptable vérifie
l'authenticité de la facture ainsi que sa conformité avec le bon
de commande ainsi que le bon de livraison. Il établit un reçu de
versement qui atteste la réception des fonds puis procède
à l'encaissement. Il remet ensuite l'original du reçu au client
et garde la copie. Il convient de noter que l'assistant du chef comptable doit
viser sur le reçu de versement.
5.1.6.1.2. Encaissement par chèque
Lorsqu'un client se présente pour le règlement
de sa facture par chèque, l'assistant du chef comptable enregistre les
références du chèque dans le registre de chèque
puis établit un reçu de paiement par chèque pour attester
le paiement de la facture. Il remet l'original de reçu au client et
garde la copie. Il transmet ensuite le chèque ainsi que la copie au chef
comptable. Ce dernier est chargé de déposer le chèque
à la banque au plutard le lendemain. Les copies du chèque et du
reçu sont classées dans une chemise intitulée «
chèques reçus »
5.1.6.2. Les procédures de décaissements
Les décaissements effectués par l'entreprise de
construction générale se font soit par chèque ou par
espèces en fonction de l'importance du montant à payer et du
niveau du montant qui se trouve dans la caisse dépenses. Si le montant
de la facture est important et qu'il n'y a pas suffisamment de fonds pour le
paiement, le décaissement se fera par chèque. Dans le cas
contraire, il se fera en espèces.
5.1.6.2.1. Décaissement ou paiement (en
espèces)
Le paiement des factures en espèces est
conditionné par le niveau de la caisse. Lorsque le fournisseur se
présente à l'échéance de sa facture pour paiement,
l'assistant du chef comptable procède à la vérification de
l'existence et la conformité de la facture, le bon de commande et le bon
de livraison. Si ces éléments sont conformes, il procède
au paiement avec l'autorisation du Directeur Général. Il remet
ensuite les espèces au bénéficiaire qui lui remet un
reçu pour attester qu'il a reçu le paiement.
5.1.6.2.2. Décaissement ou paiement par
chèque
Lorsque le niveau de la caisse n'est pas suffisant pour payer
le fournisseur en espèces, l'entreprise procède au
règlement par chèque. A l'échéance du paiement de
la facture du fournisseur, le chef comptable avise le Directeur
Général. Si le Directeur Général donne son accord
pour le paiement, le chef comptable remplit le chèque qu'il lui transmet
pour signature. Une fois que le chèque est signé, le chef appelle
le fournisseur pour le retrait du chèque. Avant de retirer le
chèque, le fournisseur émarge sur le cahier de décharge
dans lequel les références de sa pièce d'identité
sont mentionnées.
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