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Elaboration d'un mauel de procédure des cycles trésorerie et achat d'ECG


par Idrissa Monsieur SOMLARE
CESAG - Master en Comptabilité et Gestion Financière 2010
  

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5.1.6.3. Approvisionnement de la caisse

Lorsque le niveau de la caisse devient insuffisant pour assurer les dépenses quotidiennes, le chef comptable fait l'état des dépenses à faire et le transmet au Directeur général. Dès qu'il reçoit l'état des dépenses et qu'il l'approuve, il établit le chèque au nom de l'assistant du chef comptable. Celui-ci se rend à la banque pour le retrait des fonds. A son retour il informe le chef comptable qui vérifie l'exactitude du montant retiré. Il faut noter qu'il n'existe pas de plancher ni de plafond de la caisse.

5.1.6.4. Contrôle de la caisse

Le contrôle de la caisse de l'entreprise se fait de façon inopinée. Le Directeur général procède de temps en temps au contrôle de la caisse. Ce contrôle se fait de la façon suivante : Le Directeur général relève le solde du journal de caisse tenu par l'assistant du chef comptable et le compare au solde physique de la caisse. S'il constate l'existence d'un écart, il lui demande des explications relatives à cette différence. S'il n'y a pas d'écart, il valide. Il faut noter que le contrôle de la caisse ne fait pas l'objet d'un rapport.

5.2. Identification et évaluation des risques

Dans cette étape, il s'agira pour nous d'identifier et d'évaluer les risques conformément à la norme 2210.A1 qui stipule qu'en planifiant la mission, l'auditeur interne doit relever et évaluer les risques lié à l'activité soumise à l'audit. Cette étape se fera par rapport aux procédures opérationnelles décrites précédemment. Elle consistera à analyser et à identifier dans un premier temps les risques liés aux procédures du cycle achat (expression du besoin, la sélection des fournisseurs, la passation de la commande, la réception des marchandises et la comptabilisation de la facture), et dans un second temps nous aborderons les risques liés au cycle de la trésorerie (encaissements, décaissements, approvisionnement de la caisse et le contrôle de la caisse).

5.2.1. Identification et évaluation des risques du cycle achat

Le cycle achat est par excellence l'un des cycles qui comporte des risques très importants et dont leur survenance peut porter préjudice à l'entreprise. Identifier ces risques nous semble important mais les maîtriser au mieux nous parait plus capital.

5.2.1.1. Identification des risques liés à l'expression du besoin

Les risques liés à l'expression du besoin de l'entreprise sont les achats anarchiques, les achats ne correspondants pas aux besoins de l'entreprise, les achats non autorisés. Pour ces risques, les bonnes pratiques préconisent que l'entreprise estime ses besoins en matières premières afin d'établir un budget des achats, les demandes d'achat doivent être formalisées et pré numérotées.

5.2.1.2. Identification des risques liés à la sélection des fournisseurs et passation de la commande.

Les risques liés à cette procédure sont le risque de fournisseurs potentiels non consultés, absence de véritable mise en concurrence des fournisseurs, les pertes des offres des fournisseurs, le risque de non respect des termes de la commande par le fournisseur, le risque de consultation faussée et le risque de collusion. Face à ces risques, l'entreprise doit conformément aux bonnes pratiques, formaliser les demandes de prix et les bons des commandes, enregistrer toutes les offres reçues, procéder par appel d'offre, avoir une liste des fournisseurs de l'entreprise et la mettre régulièrement mise à jour.

5.2.1.3. Les risques liés à la réception des marchandises

Les risques liés à la réception des marchandises sont le risque de non-conformité en qualité ou en quantité par rapport au bon de commande, le risque de collusion, le risque de paiement sans réception ou sans contrôle de qualité. Les bonnes pratiques préconisent que un rapprochement du bon de commande avec le bon de livraison, une émission systématique d'un bon de réception pré numéroté, des réceptions des livraisons en des lieux définis, la séparation des fonctions achat et réception.

5.2.1.4. Les risques liés à la comptabilisation et au règlement de la facture

Les risques liés à cette procédure sont la double comptabilisation ou l'omission de comptabilisation, le non respect des principes comptable de séparation des exercices, les pertes de factures, le double paiement ou l'omission de paiement, les détournements, le risque de paiement sans contrôle de qualité, les pertes des factures des fournisseurs. Les mesures préconisées par les bonnes pratiques pour réduire ces risques sont : Existence d'un procédure d'autorisation des paiements, apposition de la mention « payé » sur la facture avec indication du numéro du règlement, comptabiliser uniquement sur la base des originaux pièces justificatives, classement des factures dans un échéancier en attente du paiement, matérialisation de l'acceptation de la facture par la mention « bon à payer », analyse périodique des comptes fournisseurs et existences d'une procédure de séparation des exercices

5.2.2. Identification des risques liés au cycle trésorerie

Les risques liés au cycle trésorerie sont essentiellement des risques liés aux encaissements, aux décaissements, à l'approvisionnement de la caisse et au contrôle des avoirs.

5.2.2.1. Identification des risques liés aux encaissements

Etant donné que les encaissements découlent des ventes de l'entreprise, il est important pour nous d'identifier dans un premier temps les risques liés à l'émission et à la facturation des factures.

- Les risques liés à l'émission des factures

Les risques liés à l'émission des factures peuvent être la surfacturation, les erreurs de saisie, la non facturation des prestations fournies. Pour éviter que ces risques ne se réalisent, les bonnes pratiques stipulent que l'entreprise ai un modèle de facture, qu'il y'ait un agent qui s'occupe spécialement de la facturation, qu'il y ait un modèle de facture prédéfini, conçu et sauvegardé sur un support, qu'un logiciel de gestion de la clientèle soit installé et utilisé. Nous vérifierons qu'un modèle de facture existe, que le même modèle est utilisé pour toutes les factures afin de s'assurer que l'étape est réalisée conformément aux bonnes pratiques.

- les risques liés à l'émission des factures

Les risques qui peuvent survenir à cette étape sont notamment le risque de détournement, l'omission, l'absence de recouvrement des factures, l'absence de suivi des factures. Les bonnes pratiques stipulent que la transmission de la facture doit toujours faire l'objet de décharge, pour cela, l'entreprise doit disposer d'un registre « courrier transmis » dans lequel il est inscrit le n° d'ordre, la date, le destinataire et le réceptionnaire. Il faut également faire une copie de la facture et la classer. Nous vérifierons l'existence du registre « courrier transmis » et la transcription des factures dans ledit registre.

5.2.2.1.1. Identification des risques liés aux encaissements en espèces

Les risques liés aux encaissements en espèces sont les détournements, les omissions de recettes dans les enregistrements. Pour éviter que ces risques ne se réalisent, nous suggérons à l'entreprise d'avoir une caisse pour les recettes uniquement, d'exhorter les clients à favoriser les règlements par chèque, d'établir un système de pièces pré numérotées, d'instaurer une procédure d'encaissement en espèces. Nous allons vérifier l'existence et l'application de la procédure d'encaissement en espèces ainsi que l'existence de la caisse « recettes ». Cette vérification nous permettra de mesurer le degré de maîtrise des risques de l'entreprise.

5.2.2.1.2. Identification des risques liés aux encaissements par chèque

Les détournements, les pertes de chèques, l'erreur ou l'omission d'enregistrement, les
fraudes ou malversations et le non respect de la période concernée à l'enregistrement sont

les risques liés à cette étape. Pour éviter que ces risques ne se réalisent, l'entreprise doit faire enregistrer les chèques dès leur réception dans un registre, demander aux clients de favoriser les chèques barrés, faire et classer une copie du chèque reçu, mettre en place une procédure d'encaissement par chèque, faire déposer le chèque par deux personnes au moins, exiger un bordereau de versement du chèque ou des espèces visé par la banque, endosser les chèques pour dépôt seulement. Nous évaluerons le niveau de maîtrise des risques, en vérifiant que les chèques sont enregistrés dès leur réception, le libellé des chèques reçus, l'existence des bordereaux de versement et la concordance des montants et l'existence de la procédure d'encaissement par chèque.

5.2.2.2. Identification des risques liés aux décaissements

Les risques liés aux décaissements se composent des risques liés au décaissement en espèces et au décaissement par chèque.

5.2.2.3. Identification des risques liés aux décaissements en espèces

Les risques liés aux décaissements en espèces sont les détournements, l'erreur ou l'omission de comptabilisation, le double paiement, la corruption, la non-conformité entre les factures et les BC et BL, le favoritisme, le paiement des dépenses non justifiées, les fraude et malversation. Pour éviter ces risques, l'entreprise doit exiger que la remise des espèces au bénéficiaire fasse l'objet d'une décharge, le rapprochement de la facture avec les différentes pièces justificatives de la dépense, la désignation des personnes habilitées à autoriser les dépenses, le visa d'approbation sur les factures à régler, la prise en compte des échéances et des priorités dans le paiement, la mention « payé » sur les facture déjà réglées et le plafonnement des montants à payer en espèces à cent mille (100000) FCFA. La séparation de la fonction comptabilisation de celle de tenue de caisse, l'enregistrement des opérations de façon chronologique et quotidienne et le contrôle régulier de la caisse. Pour s'assurer que ces risques sont maîtrisés, nous allons sélectionner les factures et vérifier l'existence des BC, des BL, leurs visas et leurs copies. Nous allons également vérifier si les échéances de ces factures sont respectées, vérifier si la mention « payé » existe sur ces factures et leur imputation dans les comptes caisse, vérifier la séparation des fonctions et vérifier la fréquence des enregistrements des opérations de caisse.

5.2.2.3.1. Identification des risques liés aux décaissements par chèque

Les risques liés aux décaissements par chèque sont les détournements, les fraudes et malversation, les erreurs ou omission lors des imputations, le double paiement, la corruption, la non-conformité entre les factures et les BC et BL, le favoritisme, le paiement des dépenses non justifiées. Les bonnes pratiques préconisent :

- La séparation de la fonction d'établissement des chèques et de tenue du chéquier ; - Barrer toujours les chèques avant de les remettre aux bénéficiaires ;

- Tenir un registre de transmission avec émargement (cachet du fournisseur).

5.2.2.4. Identification des risques liés à l'approvisionnement de la caisse

Les problèmes qui peuvent survenir à cette étape sont les détournements de fonds et les retards dans le règlement des dépenses courantes. Pour la maîtrise de ces risques, l'entreprise doit veiller à ce que l'autorisation d'approvisionnement soit donnée par des personnes nommées à cet effet, qu'une double signature soit exigée pour les retraits de fonds. Les demandes d'approvisionnement doivent être traitées le plus rapidement possible. Nous allons vérifier la prise en charge d'une demande d'approvisionnement de caisse et faire une estimation de la durée que peut prendre son traitement.

5.2.2.5. Les risques liés au contrôle des avoirs

Le rapprochement bancaire et le contrôle des existants physiques constituent les principaux éléments du contrôle des avoirs.

5.2.2.5.1. Le rapprochement bancaire

Les risques liés au rapprochement bancaire sont le détournement et fraude, l'omission de certaines opérations, les erreurs d'imputations et la non traçabilité des opérations. Pour s'assurer que ces risques sont maîtrisés, les rapprochements bancaires doivent être faits tous les mois, et le relevé bancaire doit être rapproché du relevé des opérations enregistrées dans le compte banque tenue par l'entreprise. Pour évaluer le degré de maîtrise de des risques liés au rapprochement bancaire Nous en vérifierons l'exhaustivité et l'exactitude des rapprochements bancaires.

5.2.2.5.2. Le contrôle des existants physiques de la caisse

Lors du contrôle des existants physiques, les risques auxquels l'entreprise est exposée sont la malversation, la fraude, le vol, l'écart entre l'existant physique et le solde du compte caisse sans oublier le cumul de fonctions incompatibles. Pour s'assurer que ces risques sont maîtrisés, la Direction Générale de l'entreprise doit faire l'inventaire physique de la caisse de façon régulière, séparer la fonction de tenue de caisse et de contrôle de caisse. Nous allons vérifier l'exécution de la procédure de contrôle, la nature et la fréquence des contrôles.

5.3. Evaluation des procédures de l'entreprise (forces et faiblesses)

L'appréciation de la fiabilité des procédures de l'entreprise de construction générale se fait à travers leur capacité à réduire au maximum l'impact et la survenance des risques. Nous allons terminer la phase d'analyse des risques en faisant ressortir les forces et faiblesses des procédures. Pour cela, nous avons utilisé le tableau des forces et faiblesses réelles apparentes (TFfA) (annexe n° 4). Après cela, nous évaluerons le contrôle interne pour détecter les risques réels liés aux procédures.

5.3.1. Evaluation du contrôle interne

Nous allons Dans cette étape donner notre opinion sur la qualité des procédures de l'entreprise dans le but de s'assurer qu'elles sont efficaces. Cela se fera à travers une évaluation du contrôle interne qui nous permettra par la suite de faire ressortir les forces et les faiblesses du système.

5.3.1.1. Evaluation des procédures d'achat

Les faiblesses constatées au niveau du cycle des achats découlent directement de la non formalisation des procédures d'achats. Les principales faiblesses sont les suivantes :

- l'établissement de bon de commande n'est pas respecté pour les achats ; - pas de prévision des dépenses ;

- confusion des fonctions de réception et de magasinage. Les réceptions sont assurées par le magasinier seul sans supervision ;

- non constitution de fichier fournisseurs avec les conditions de qualité, prix et conditions de règlement ;

- non communication aux fournisseurs des spécimens de signature du responsable autorisé à passer des commandes ;

- absence de procédures de vérification des prestations de fournitures d'électricité et d'eau. Les indexes de consommations sont généralement relevés par les agents des fournisseurs d'électricité et d'eau sans la présence d'un représentant de ECG. Ce qui ne permet pas un contrôle correct des quittances de consommations ;

- non définition au niveau du service comptable d'un calendrier de comptabilisation des factures fournisseurs ;

- pas d'archivage des pièces comptables au sein de l'entreprise après comptabilisation.

- pas de fichier crée spécialement pour le suivi des dettes fournisseurs.

5.3.1.2. Evaluation des procédures de trésorerie

Dans cette étape, nous dégagerons les forces et faiblesses liées aux procédures d'encaissement, de décaissements, et des procédures comptables.

5.3.1.2.1. Evaluation des procédures d'encaissements

A l'entreprise de construction générale, il n'existe pas de séparation entre la caisse « recettes » et la caisse « dépense », le principe de séparation des tâches n'est pas respecté, toutes les prestations de l'entreprise ne sont pas facturées, l'archivage des copies des reçu n'est pas exhaustif, l'entreprise ne dispose pas de coffre fort pour sécuriser sa caisse. A travers l'analyse de la grille d'analyse des tâches, nous avons constaté qu'il n'y a pas de séparation des fonctions incompatibles comme la tenue de la caisse et la comptabilisation des dépenses. Le contrôle de la caisse n'est pas fait de façon constante. Nous avons aussi constaté l'approvisionnement de la caisse se fait sans une estimation exacte des dépenses courantes. Aussi, les imputations des opérations ne sont pas faites régulièrement. En ce qui concerne les encaissements par chèque, nous avons constaté que les copies des chèques remis en banque ne sont pas bien conservées.

5.3.1.2.2. Evaluation des procédures de décaissement.

Les principales faiblesses relevées dans cette procédure sont la non annulation des factures réglées, cela peut engendrer un double paiement, le cumul des fonctions incompatibles à savoir la tenue de la caisse et la comptabilisation des dépenses, certaines dépenses n'entre pas de liens avec l'exploitation de l'entreprise, les chéquiers ne sont pas bien conservés. Les forces de la procédure résident dans le fait que tous les décaissements sont autorisés.

5.3.1.2.3. Evaluation des procédures comptables

Les faiblesses relevées au niveau des procédures comptables sont la non séparation des fonctions incompatibles. Cela pourrait favoriser les malversations et les fraudes. Nous avons constaté à travers l'analyse de la grille de séparation des tâches que l'assistant du chef comptable qui est chargé des imputations des opérations de trésorerie, établit les rapprochements bancaires.

5.4. Orientation du manuel de procédures

Nous avons eu un entretien avec le Directeur général de l'entreprise de construction générale afin de définir les orientations du manuel de procédures du cycle d'achat et de trésorerie. Il est le commanditaire de cette mission. Nous avons défini ensemble les objectifs, le contenu et la forme du manuel de procédures.

5.4.1. Objectifs du manuel de procédures

Le manuel des procédures est une description précise et la plus compréhensible possible, l'organisation de la gestion des achats et de la trésorerie, notamment les procédures d'expression des besoins, la sélection des fournisseurs, la passation des commandes, la réception des matières, la comptabilisation et le règlement des factures, les encaissements et les décaissements. Ces procédures seront mises en oeuvre pour permettre l'atteinte des principaux objectifs suivants :

> Pour les achats :

- s'assurer que les achats correspondent aux besoins de l'entreprise ; - s'assurer de la qualité des procédures de sélection des fournisseurs ;

- s'assurer que toutes les commandes sont formalisées et autorisées par des personnes habilitées ;

- S'assurer que les matières livrées sont en conformité avec le bon de commande ;

- S'assurer de la qualité des procédures de comptabilisation et de règlements des factures des fournisseurs.

> Pour la trésorerie :

- s'assurer que les décaissements s'effectuent uniquement pour les achats autorisés ;

- s'assurer que les fonds sont bien sécurisés ;

- s'assurer que les fonds sont disponibles pour pallier les éventuelles

insuffisances de trésorerie

- s'assurer de la disponibilité et de la fiabilité de l'information.

Le manuel de procédure doit formaliser les contrôles à effectuer, identifier les supports de gestion et les intervenants pour chaque procédure mis en place pour garantir la performance de la gestion des achats et de la trésorerie. Aussi, le manuel de procédures doit être un outil pédagogique pour le personnel de l'entreprise et au personnel extérieur en ce qui concerne l'organisation générale du travail. Il permettra également au personnel de disposer d'une source d'informations exhaustives sur les procédures.

5.4.2. Contenu et forme du manuel de procédures

Pour favoriser son application, il est important que le contenu du manuel des procédures soit accessible et compréhensible par tous. Le manuel de procédures comportera les règles et principes de gestion, les objectifs de contrôle interne, le champ d'application et la description de chacune des procédures. Il comportera également des fiches de différentes natures :

- des fiches introductives, elles présenteront ce qu'est le manuel de procédures et mettront en évidence les leçons tirées du passé et les engagements pris pour l'avenir ;

- des fiches d'organisation qui présenteront les informations générales sur le manuel de procédures, les services instructeurs et les bénéficiaires ;

- des fiches « procédures » qui présentent le contenu des différents aspects de la gestion des achats et de la trésorerie en distinguant d'une part les opérations transversales de coordination et de pilotage et d'autre part les différentes phase de l'exécution d'une opération de trésorerie ;

- des fiches « documents d'exploitation » qui constituent des documents utilisés de manière pratique à divers stades de la procédure.

En ce qui concerne la forme, les différentes fiches du manuel de procédures auront un code rappelant leur référence principale, seront paginées et datées. La mention « originale » sera affectée si la procédure est nouvelle ou « mise à jour »si la procédure est ancienne.

5.4.3. Structure du manuel de procédure

La structure du manuel de procédure doit être défini en accord avec le Directeur général afin d'entamer la rédaction des procédures. Nous avons les tableaux ci après pour illustrer les propositions faites au Directeur Général.

Tableau 2: Proposition n° 1 de structure

Entreprise de Construction Générale

Procédure :

Mise à jour

Sous procédure

 

Fonction :

 

Folio

Réf tâche

Description

Fait par :

Délai

Matérialiser par :

Source : nous même

Tableau 3: Proposition n°2 de structure

Entreprise de Construction Générale

Cycle :

Référence : Fiche :

Mise à jour :

Procédure :

 

Opérations

Supports

Intervenants

Description des tâches

Source : nous même

> Avantages et inconvénients de la proposition n°1

L'avantage de la première proposition est qu'elle présente les délais d'exécution. Cependant elle semble être un peu surchargée et nécessite un effort supplémentaire de compréhension.

> Avantages et inconvénients de la proposition n° 2

La deuxième proposition présente l'avantage d'être moins surchargée et plus compréhensible. Le plus important et prioritaire pour l'agent est d'identifier avec facilité la tâche à exécuter, les intervenants, la manière dont elle est réalisée et les supports permettant sa réalisation. Le Directeur général a choisi la deuxième proposition du fait des avantages qu'elle présente par rapport à la première.

5.4.4. Validation du manuel de procédures

La validation du projet de manuel du manuel de procédures s'est faite lors d'une réunion avec la Direction Générale de l'Entreprise de Construction Générale. Nous avons soumis le manuel de procédures à la Direction Générale pour approbation. Les résultats de nos investigations ont été présentés et la Direction Générale a marqué son accord pour que le manuel de procédures soit appliqué.

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