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Elaboration d'un mauel de procédure des cycles trésorerie et achat d'ECG

( Télécharger le fichier original )
par Idrissa Monsieur SOMLARE
CESAG - Master en Comptabilité et Gestion Financière 2010
  

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Conclusion

L'insuffisance du système de contrôle interne de l'Entreprise de Construction Générale réduisait la fiabilité et la qualité des informations produites. Les dirigeants de l'entreprise, ayant pris conscience de ces faiblesses proposés la rédaction des procédures afin de prévenir les actions frauduleuses. Nous avons conçu ce manuel de procédure qui sera mis à la disposition des utilisateurs.

Chapitre 6 : Présentation du manuel de procédures des cycles

achats et de trésorerie de l'Entreprise de Construction Générale (ECG)

Le manuel de procédure que nous avons conçu doit être mis à la disposition de ses utilisateurs afin de permettre que des mesures correctives soient prises. La mise à disposition du manuel se fera à travers une publication officielle des résultats de notre mission. Ce chapitre nous permettra d'aborder les aspects liés à la diffusion du manuel de procédures mais aussi d'émettre les recommandations concernant son application.

6.1. Diffusion du manuel de procédures et formation

La diffusion du manuel de procédure sera faite sur support papier. La Direction Générale de l'Entreprise de Construction Générale souhaite conserver la version électronique afin de le mettre en ligne. Cette mesure permettra à l'entreprise d'avoir toujours une copie en cas de perte du manuel de procédure en support papier. Nous avons aussi demandé la liste des personnes devant prendre connaissance du manuel dans le but de leur présenter les procédures rédigées.

6.1.1. Présentation du manuel de procédures

Nous présenterons le manuel de procédures dans cette section. Pour cela nous exposerons l'objet de chaque procédure, le champ d'application, les règles de gestion et les objectifs de contrôle interne.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Index des procédures

Réf : 1 ACH

Mise à jour :

Septembre 2010

PROCEDURES INDEX

Expression du besoin ACH - 01

Agrément des fournisseurs ACH - 02

Sélection des fournisseurs ACH - 03

Passation de la commande ACH - 04

Réception des marchandises ACH - 05

Comptabilisation et paiement de la facture ACH - 06

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Expression des besoins

Réf : 2 ACH - 01

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Assurer l'expression des besoins tout en garantissant une gestion saine et rigoureuse.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à toutes les opérations d'achat des matières et prestation de service.

3. OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que les demandes d'achats établies par les responsables de services expriment des besoins (nature et montant) initialement prévus ou expressément acceptés par la Direction de l'entreprise.

4. REGLES DE GESTION

- L'assistant comptable établit la demande d'achat (DA) (annexe n° 25) à chaque fois qu'un service manifeste le besoin.

- Demande d'achat (DA) doit être soumis à l'approbation du chef comptable. Il doit vérifier si la demande a fait l'objet d'une prévision.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Expression des besoins

Réf : 3 ACH-01

Mise à jour :

Septembre 2010

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Supports ou

fait(s)

générateur

Tâches à exécuter

Intervenants

Etablissement,
signature et
approbation de la
demande d'achat

Prévision des
achats

- Etablit la DA prénumérotée en trois

exemplaires ;

- met sa signature sur la DA puis le transmet au Chef comptable ;

L'assistant du
chef Comptable

 

Budget des
achats et DA.

- vérifie que la dépense

demandée a fait l'objet
d'une prévision ;

- appose sa signature après vérification puis remet la DA au Directeur Général pour approbation.

Le Chef
Comptable

Budget des
achats et DA.

- Vise sur la DA pour

marquer son accord puis procède à la sélection des fournisseurs.

Le Directeur
Général

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Agrément des fournisseurs

Réf : 4 ACH-02

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

Agréer les fournisseurs pour assurer le choix optimum des fournisseurs.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à tous les fournisseurs désirant faire partie de la liste des fournisseurs homologués par l'Entreprise de Construction Générale.

3. OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que les critères de sélection définis garantissent la transparence et l'impartialité de la sélection.

4. REGLES DE GESTION

1. La liste des fournisseurs agrées est tenue :

- par article, avec les fournisseurs capables de répondre aux contraintes et aux spécificités exigées ;

- par fournisseur avec les biens et services fournis et toutes informations susceptibles de permettre de mieux définir son activité.

2. La sélection du fournisseur est fondée prioritairement sur les qualifications techniques et sur la notoriété du fournisseur ;

3. Les conditions de sélections doivent faire l'objet d'une large publicité et devront contenir notamment :

- la fiche signalétique du fournisseur (nom, adresses, téléphones etc.) ; - les biens ou les services offerts ;

- les prix unitaires.

4. Une rubrique observations lors de l'évaluation du fournisseur ;

5. Les manifestations d'intérêt à travers le retrait d'un dossier de candidature sont traitées de manière confidentielle au sein du comité de sélection ;

6. La durée de validité de l'appel à candidature est de quinze (15) jours à compter de la date de parution du 1er communiqué dans la presse ;

7. Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, le fournisseur le moins disant ;

8. le comité de sélection des fournisseurs est composée de :

- Le Chef Comptable;

- le Responsable du Service Commercial; - le responsable du Service Production.

9. Le chef Comptable fait office de secrétaire du comité de sélection. 5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Support(s) ou faits générateurs

Tâches à effectuer

Intervenants

Élaboration

du dossier

d'appel d'offre

Budget des

achats

- recense les spécifications des achats budgétisés;

- confectionne un dossier à renseigner par le Fournisseur

Secrétaire du

comité de sélection

Information des

fournisseurs

Presse, Journaux

Envoi les annonces d'appel

d'offre aux journaux;

Le comité de

Sélection

Mise à

disposition

des dossiers

de

candidature

 

Remet le dossier de candidature au candidat.

Le comité de

Sélection

Réception des candidatures

 

Jusqu'à la date limitée fixée,

- reçoit les candidatures des
fournisseurs;

- délivre aux fournisseurs un avis de réception.

Secrétaire du

comité de sélection

 
 

Dès la clôture des réceptions de dossier de candidature,

- classifie les fournisseurs par domaine d'activité;

 
 
 

- prépare le cadre de l'analyse des dossiers reçus;

 
 
 

- effectue la synthèse des

dossiers reçus;

 
 
 

- convoque les membres du

comité de sélection.

 

Réunion

Dossiers de

L'ouverture des dossiers de

Le comité de

d'évaluation des dossiers

candidature

candidature se fait au cours d'une réunion du comité de sélection selon des critères prédéfinis.

sélection

 
 

Le comité de sélection établit :

 
 
 

- un procès verbal d'analyse des candidatures ;

 
 
 

- une liste des fournisseurs agrées par activités et par article.

 

Publication

Liste des

soumet au DG la liste pour

Le président du

des résultats

fournisseurs agrées

approbation ;

si la liste est approuvée, le DG publie la liste des fournisseurs agrées.

comité de sélection

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Sélection des fournisseurs

Réf : 4 ACH-02

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

Sélectionner les fournisseurs ayant les meilleures offres pour assurer l'optimisation des achats.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à tous les fournisseurs agrées par la Direction générale de l'entreprise.

3. OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que le choix du fournisseur est effectué conformément aux critères (qualité, prix, délai de livraison....) définis par la Direction Générale de l'entreprise.

4. REGLES DE GESTION

- Constituer un fichier des fournisseurs agrées ;

- avoir une demande de cotation pré numérotée ;

- avoir un registre « courrier départ », décharger toujours sur le registre ; - avoir un tableau comparatif pour la sélection des fournisseurs ;

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Sélection des fournisseurs

Réf : 5 ACH-02

Mise à jour :

Septembre 2010

Entreprise de Construction

Générale

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Support(s) ou faits

générateurs

Tâches à effectuer

Intervenants

Préparation de
l'offre

Fichier des
fournisseurs

Demande de cotation

- Consulte le fichier des fournisseurs agréés.

- remplit la demande de cotation dans laquelle se trouve la liste des biens ainsi

que leurs références puis le transmet au chauffeur ;

Le Chef
d'atelier

Envoi de la

demande de
cotation

Demande de cotation

- envoi les demandes de cotation aux fournisseurs ;

Chauffeur

 

Registre des offres
reçues

- reçoit les offres des fournisseurs ;

Enregistre les offres reçues puis les transmets au Chef Comptable ;

Secrétaire

Choix du
fournisseur

Tableau Comparatif

Demande de
Cotation

- choisit le fournisseur qui offre les biens de meilleure qualité, ayant des délais de livraison courts et accordant des modalités de paiement favorables ;

- Vise le tableau comparatif avec la mention du choix du fournisseur ;

- transmet le tableau comparatif à la secrétaire pour l'établissement du bon de commande

Le Chef
Comptable

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Passation de la commande

Réf : 6 ACH-03

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

Assurer une meilleure passation des commandes et un bon suivi des achats afin d'assurer l'approvisionnement de l'entreprise.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à toutes les commandes passées à l'entreprise de construction générale.

3. OBJCETIFS DE LA PROCEDURE

La procédure doit s'assurer que les commandes sont passées sur la base stricte des besoins de l'entreprise et par un ou des responsables autorisés par la Direction.

4. REGLES DE GESTION Formaliser les bons de commande ;

- avoir une personne chargée d'approuver les bons de commande ;

- avoir un registre de « courrier départ pour enregistrer les transmissions des bons de commande

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Passation de la commande

Réf : 7 ACH-03

Mise à jour :

Septembre 2010

Entreprise de Construction

Générale

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Support (s) ou fait(s)

générateurs

Tâches à effectuer

Intervenants

Etablissement du bon de commande

Bon de

commande,

DA, tableau

comparatif

- établit le bon de commande en trois exemplaires ;

-transmet le bon de commande au chef d'atelier pour approbation ;

Secrétaire

Approbation et

visa du bon de commande

Bon de

commande,

DA, tableau

comparatif.

- procède a un contrôle de

conformité du bon de commande et la DA;

- vise le bon de commande et le transmet au chef comptable.

Chef d'atelier

 
 

- s'assure que le bon de

commande a été édité

conformément au choix du
fournisseur ;

- s'assurer que les conditions de paiement sont mentionnées sur le bon de commande ;

- vise le bon de commande puis le remet au Directeur Général ;

Le Chef

comptable

 
 

- Contrôle la liasse puis vise le bon de commande ;

remet le Bon de commande à la secrétaire

Le Directeur Général

Enregistrement et

 

-vérifie la signature du chef

La secrétaire

transmission du

 

d'atelier, du chef comptable et

 

bon de

commande au

 

du Directeur Général,

 

fournisseur

 

- enregistre le bon de

commande,

- classe une copie du bon de commande dans le chrono bon de commande puis classe la demande d'achat dans le chrono demande d'achat.

 
 
 

- transmet le deuxième

exemplaire au chef d'atelier

 
 
 

- envoi le bon de bon de

commande au fournisseur.

 

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Réception des articles

Réf : 8 ACH-04

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

La procédure à pour objet de garantir la conformité des articles livrés par rapport au bon de commande

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à tous les biens et services reçus à l'entreprise de construction générale conformément aux commandes effectuées.

3. OBJECTIF DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit permettre de s'assurer que les articles livrés ont fait l'objet d'une commande et que la livraison correspond en tous points (délai, référence des articles, quantités) aux stipulations de la commande.

4. REGLES DE GESTION

- faire un rapprochement du bon de commande avec le bon de livraison ; - émission systématique d'un bon de réception pré numéroté ;

- les réceptions des livraisons se font des lieux définis ;

- séparer des fonctions achat et réception.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Réception des articles

Réf : 9 ACH-04

Mise à jour :

Septembre 2010

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Support (s) ou fait (s) générateurs

Tâches à exécuter

Intervenants

Contrôle de

quantité et de

Copie du bon de
commande ; bon

- Compare le Bon de commande

présenté par le livreur et celui transmis par le chef d'atelier;

L'assistant du chef

la qualité des articles

Réception des

de livraison (BL)

Copie du bon de commande, bon

- informe le chef d'atelier en cas de nonconformité pour régularisation du BC ;

d'atelier

 
 

- Vérifier la conformité technique de la

 

articles

de livraison et bon de réception

livraison ;

 
 
 

- Constate en cas de non-conformité
technique les motifs et les notifie sur le

 
 
 

Bon de livraison ;

 
 
 

- Réceptionne les articles livrés.

 
 
 

- établit le bon de réception qu'il signe

et fait signer par le chef d'atelier.

 
 
 

- remet le troisième exemplaire au

livreur ;

 
 
 

- vise le bon de livraison du livreur.

 
 
 

- remplit la fiche de mouvement de

stock pour augmenter le stock entré ;

 
 
 

- joint les copies du bon de réception et du bon de livraison à la fiche qu'il remet à la comptabilité pour classement.

 

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

 
 

Réf : 9 ACH-05

 

Gestion des Achats

 

Mise à

jour :

Comptabilisation règlement des factures

et

Septembre 2010

 

1. OBJET

La procédure à pour objet la comptabilisation et le règlement des factures

2. CHAMP D'APPLICATION

La procédure s'applique à toutes les factures d'achats reçues des fournisseurs sur la base des commandes passées.

3. OBJECTIFS DE LA PROCEDURE La procédure doit donner l'assurance que :

- les factures des fournisseurs font l'objet d'une comptabilisation et d'un classement corrects et dans des délais raisonnables ;

- les dettes dues aux fournisseurs sont rapidement reportées dans les comptes individuels ;

- seules les factures correspondant à des livraisons effectives et échues font l'objet de règlements ;

- les risques de double règlement sont inexistants ;

- les règlements font l'objet d'une comptabilisation rapide dans les comptes des fournisseurs concernés.

4. REGLES DE GESTION

- designer un responsable chargé de la réception des factures ; - comptabiliser les factures de façon chronologique ;

- régler les factures en tenue compte des échéances et des priorités.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Comptabilisation et

règlement des factures

Réf : 10 ACH-05

Mise à jour :

Septembre 2010

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Supports ou fait (s) générateur

Taches à exécuter

Intervenants

Réception de la facture

Facture

- prendre la facture

- enregistrer la facture dans le registre des « courriers arrivés »

- transmettre la facture l'assistant du chef comptable pour comptabilisation

Secrétaire

Comptabilisati on de la

facture

Facture,

copie du bon de livraison et Bon de réception

- reçoit la facture du fournisseur ;

- vérifie l'existence et la conformité des pièces jointes par rapport à la facture ;

- mettre l'imputation comptable sur la facture ;

- comptabilise la facture dans le compte du fournisseur concerné ;

- remet la facture au chef comptable pour validation de l'écriture comptable ;

Assistant du chef

comptable

Validation de la

comptabilisati on

Facture, BL, BR

- vérifie l'exactitude de l'écriture comptable ; - valide l'opération dans l'application ;

Chef Comptable

Règlement de la facture

Facture, BL, BR

- remplit le chèque puis le transmet au Directeur Général pour signature ;

 
 
 

- vérifie que l'échéance de la facture est arrivée ;

Directeur Général

 
 

- signe le chèque puis le retourne au chef comptable ;

 
 
 

- appel le fournisseur pour le paiement;

Chef comptable

 
 

- vérifie l'identité de celui qui doit retirer le

 
 
 

chèque ;

 
 
 

- enregistre le numéro du chèque et les références

 
 
 

de l'identité du celui qui est chargé du retrait dans

 
 
 

le registre des « chèques remis »

 
 
 

- met le cachet « payé » sur la facture.

 
 
 

- classe la facture dans le chrono des factures

 
 
 

réglées.

 

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Index des procédures

Réf : 1 TRESO

Mise à jour :

Septembre 2010

Gestion de la caisse TRESO - 01

Approvisionnement de la caisse TRESO - 02

Encaissement des créances TRESO - 03

Paiement des factures par banque TRESO - 04

Paiement des factures par caisse TRESO - 05

Gestion des comptes bancaires TRESO - 06

Manuel de Procédures

Entreprise de Construction

Générale

Gestion de la trésorerie

Gestion de la caisse

Réf : 2 TRESO - 01

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

La procédure a pour objet d'assurer le bon fonctionnement de la caisse en garantissant la gestion saine et rigoureuse.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à toutes les opérations de tenue, de conservation des valeurs et de contrôle de la caisse.

3. OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que :

- les actifs de la caisse sont bien protégés

- les risques de détournement par la création de dépenses fictives, création de documents de paiement sont maîtrisés;

- les opérations relatives à la trésorerie sont rapidement et correctement enregistrées par les services comptables ;

- le système de contrôle périodique des existants en caisse est mis en place.

4. REGLES DE GESTION

- la caissière tient la caisse pour financer les menues dépenses éligibles ;

- un brouillard de caisse est édité à l'enregistrement chronologique et quotidien de toutes les opérations d'entrées et de sortie de fonds ;

Réf : 3 TRESO - 01

Manuel de Procédures

Entreprise de Construction

Générale

Gestion de la trésorerie

Gestion de la caisse

Mise à jour :

Septembre 2010

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Supports ou faits générateurs

Tâches à exécuter

Intervenants

Suivi des opérations de la caisse

Brouillard de caisse

- Fait l'état des valeurs détenues en caisse ;

- joint le brouillard de caisse ;

- transmet au Chef comptable le brouillard de caisse et les espèces ;

Assistant du chef

Comptable

Journal de caisse

Brouillard de caisse, Procès verbal

- édite le journal de caisse ;

- fait le comptage physique des espèces en caisse ;

- rapproche les soldes théoriques des soldes en caisse ;

- rédige le PV de caisse ; - signe avec l'assistant ;

- - remet les éléments de contrôle au caissier ;

Chef Comptable

 

Copie du brouillard de caisse, copie du journal de

caisse, classeur « inventaire de caisse »

- - récupère les pièces contrôlées ;

- - fait une copie du brouillard et du

journal de caisse qu'il joint au PV de

caisse ;

- - classe le tout dans le chrono

« inventaire de caisse »

Assistant du chef

Comptable

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Approvisionnement de la caisse

Réf : 4 TRESO - 02

Mise à jour :

Septembre 2010

1 OBJET

Assurer l'approvisionnement de la caisse de l'entreprise pour assurer son fonctionnement de façon régulière.

2 CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à chaque fois que le niveau des encaisses atteint trente mille francs (30000)

3 OBJCETIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que l'approvisionnement est autorisé par des personnes habilitées ainsi que les risques de détournement sont faibles.

4 REGLES DE GESTION

- Le niveau d'approvisionnement de la caisse est fixé à cent mille (100000) Francs ;

- La différence entre le solde théorique et le solde en caisse doit être nulle pour que la

caisse soit exacte. En cas d'écart, les justificatifs doivent être fournies ;

- Un arrêté de la caisse est fait avant tout réapprovisionnement par la caissière

- La caisse est réapprovisionnée à concurrence du montant des dépenses justifiées.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Approvisionnement de la caisse

Réf : 4 TRESO - 02

Mise à jour :

Septembre 2010

5 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Supports ou faits

générateurs

Tâches à exécuter

Intervenants

Arrêté de la caisse

Brouillard de caisse

- arrête la caisse en fin de journée, faisant le point de l'encaisse détenue, des entrées et sorties ;

- inscrit dans le brouillard de caisse : la date d'arrêté, le libellé « Arrêté de caisse », la solde des espèces en caisse dans la colonne

« Recettes » ;

- remplit la fiche d'arrêté de caisse comprenant : date d'arrêté, solde initial de la caisse, montant de l'approvisionnement reçu, montant des autres recettes effectuées sur la caisse, total des recettes, montant des dépenses justifiées, solde théorique en caisse ;

- calcul la différence entre le solde théorique et le solde en caisse et l'inscrit sur la fiche ;

- transmet l'arrêté de caisse et le brouillard de caisse au Chef comptable

La caissière

Contrôle des pièces par le Chef

comptable

Arrêté de caisse, brouillard de caisse,

- contrôle la caisse sur la base de la fiche d'arrêté préparée par la caissière, du journal de caisse, des pièces de caisse et des espèces en caisse.

Le chef comptable

 
 

- contrôle l'exactitude de chaque montant de l'arrêté de caisse : solde initial, montant de l'approvisionnement, autres recettes, sous total dépenses justifiées, soldes théorique, solde en caisse.

 
 
 

- valide l'arrêté s'il est conforme en signant la fiche d'arrêté : date, nom, signature ;

- transmet les documents à l'assistant pour préparer l'ordre de paiement

 

Etablissement de l'ordre de paiement

 

- établit un ordre de paiement au nom de l'assistant ;

- transmet l'ordre de paiement au Directeur général pour signature

L'assistant

Signature de l'ordre de paiement

Ordre paiement

- vérifie l'ordre de paiement ; - signe l'ordre de paiement ;

- transmet l'ordre de paiement signé au Chef comptable

Le Directeur général

Ordre de
paiement

- s'assure que le DG a signé l'ordre de paiement ;

- contresigne l'ordre de paiement ;

- transmet l'ordre de paiement au Directeur général

Le Chef comptable

Etablissement et signature du chèque

chèque

- reçoit l'ordre de paiement ;

- fait établir le chèque par sa secrétaire ;

- signe le chèque et le transmet au chef comptable.

Le Directeur Général

Enregistremen t du chèque

par le comptable

chèque

- enregistre l'opération dans le brouillard de banque ;

- - copie le chèque, y inscrit l'objet du chèque ;

- mentionne l'objet du paiement et la date de transmission du chèque ;

- remet le chèque à la caissière

Le chef comptable

Encaissement du chèque et enregistrement

Chèque

- encaisse le chèque ;

- enregistre l'encaissement dans le brouillard de caisse.

La caissière

Manuel de Procédures

Réf : 5 TRESO - 03

Entreprise de Construction

Générale

Gestion de la trésorerie

Encaissement des créances

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

Assurer les encaissements des factures client

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure est applicable à tous les encaissements liés aux prestations de services

fournies par l'entreprise.

3. OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que :

- les encaissements sont autorisés par la direction générale ;

- les encaissements sont enregistrés rapidement et de manière exhaustive ;

- les risques de détournement de recettes sont nulles ou minimes ;

- les recettes réalisées sont correctement évaluées ;

- les recettes sont enregistrées sur la bonne période ;

- les recettes réalisées sont correctement comptabilisées.

4 REGLES DE GESTION

- les chèques doivent être barrés et libellés au nom de l'entreprise ;

- les chèques reçus et non barrés doivent l'être immédiatement au moment de la réception ; - les titres de paiement reçus sont systématiquement rapprochés des pièces justificatives

correspondantes.

- les chèques reçus doivent être immédiatement déposés à la comptabilité pour encaissement.

- les chèques sont remis à l'encaissement le plus rapidement possible.

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Réf : 7

TRESO - 03

Gestion de la trésorerie

Mise à jour : Septembre

2010

Encaissement des créances

Sous procédure

n° 1

Encaissement par chèque

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Supports et fait (s) générateurs

Tâches à exécuter

Intervenants

Enregistrement du chèque encaissé

Chèque, bordereau d'encaissement

- recherche la facture client réglé;

- vérifie la conformité du montant du chèque avec la facture ;

- fait une copie du chèque sur le quel il précise les factures qui sont réglées par le chèque ;

- enregistre le règlement dans le journal banque ;

- classe une copie dans le chrono banque

- établit un bordereau de remise à l'encaissement qu'il signe et transmet au chef comptable ;

L'assistant

Vérification et remise à l'encaissement

Chèque, bordereau d'encaissement

- vérifie que tous les chèques reçus ont été remis à l'encaissement ;

- remet le bordereau de remise de chèque à l'assistant pour dépôt à la banque.

Le chef comptable

Comptabilisatio

Chrono «

- classe le bordereau de remise avec

L'assistant

n de l'opération

chèques encaissés »

les copies de chèque ;

 

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Encaissement des créances

Sous procédure Encaissement n° 2 en espèces

Réf : 8

TRESO - 03

Mise à jour : Septembre

2010

Opérations

Supports et fait (s) générateurs

Tâches à exécuter

Intervenants

Réception des

Espèces pièces

- réceptionne les espèces ;

L'assistant

espèces pour encaissement

de caisse

- vérifie la conformité du montant du règlement avec la facture ;

 
 
 

- établit un bordereau d'encaissement en espèce visé par le client et par lui - même ;

 
 
 

- remet l'original au client et garde une copie pour l'entreprise ;

 
 
 

- constate l'entrée en caisse dans son cahier de suivi des mouvements de caisse et dans le journal de caisse ;

 
 
 

- transmet la pièce de caisse au chef comptable

 

Enregistrement

Pièces de caisse

- enregistre l'opération dès la réception des

Le chef

de l'opération

 

pièces ;

comptable

 
 

- établit un bordereau de remise à l'encaissement, selon les mêmes procédures décrites pour les encaissements par chèque.

 

Paiement des factures par chèque

Réf : 9 TRESO - 04

Mise à jour : Septembre 2010

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

1. OBJET

La procédure a pour objet de régler les factures en contrepartie des fournisseurs livrées ou des prestations effectuées par chèque.

2 CHAMP D'APPLICATION

La procédure s'applique aux règlements de factures par chèque ou par virement bancaire.

3 OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que :

- tous les paiements sont autorisés par des personnes habilitées ;

- les enregistrements des factures et des paiements sont exhaustifs ;

- les risques de détournement sont minimes ;

- il n'y a pas de cumul de fonctions incompatibles.

4 REGLES DE GESTION

- les factures doivent être réglée selon une programmation hebdomadaire ;

- les factures doivent être certifiées, accompagnées d'un BC et d'un BL et porter le cachet « bon à payer » ;

- les factures doivent toujours portées le numéro du bon de commande correspondant ;

- les factures de montants inférieurs à cent mille (100000) Francs sont réglées par la caisse ;

Toute facture réglée porte le cachet « PAYE »

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Paiement des factures par chèque

Réf : 10 TRESO - 04

Mise à jour : Septembre 2010

5 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Supports et fait (s) générateurs

Tâches à exécuter

Intervenants

Points des factures en instance

Facture en instance

- fait la situation des factures en instance de règlement

- transmet les factures au directeur général

L'assistant

Choix des factures à payer

Factures à

payer, ordre de paiement

- contrôle les factures, les BC et les BL ;

- décide des factures à mettre en paiement en tenant compte de la trésorerie disponible et de la date de réception des factures à l'entreprise ;

- vise les factures éligibles au paiement ;

- transmet les factures à régler à l'assistant du chef comptable pour l'établissement des ordres de paiement.

Directeur général

Etablisseme nt des ordres de paiement

Ordre de
paiement

- regroupe les factures par fournisseurs ;

- établit un ordre de paiement au nom de chaque fournisseur ;

- transmet les factures et les ordres de paiements au Chef comptable.

L'assistant

Signature

des ordres de paiement

Ordre de
paiement

- vérifie la cohérence des montants des factures et des ordres correspondants ;

- vérifie les montants en chiffres et en lettre, nom
du bénéficiaire, imputation budgétaire des ordres

Le chef comptable

 
 

de paiement.

- signe les ordres de paiement et transmet le dossier au DG

 

Signature des chèques

chèques

- reçoit les ordres de paiement

Le Directeur Général

 
 

- fait établir les chèques ;

 
 
 

- transmet les chèques au chef comptable.

 

Paiement des

Bordereau de

- enregistre les chèques dans le brouillard de

Le chef

fournisseurs

remise de chèques, brouillard de banque

banque ;

- prépare les bordereaux de remise de chèque avec photocopies des chèques ;

comptable

 
 

- règle les fournisseurs contre décharges des bordereaux de remise de chèques ;

 
 
 

- met le cachet de paiement sur les factures réglées et mentionne la date de paiement et la référence du chèque de paiement ou de l'ordre de virement ;

 
 
 

- joint l'original du bordereau à la facture réglée ;

 
 
 

- classe les factures réglées avec toutes les pièces dans le chrono « banque » correspondant.

 

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Paiement des factures par espèces

Réf : 11 TRESO - 05

Mise à jour : Septembre 2010

1 OBJET

La procédure a pour objet de régler les factures reçues par l'entreprise.

2 CHAMP D'APPLICATION

La procédure s'applique pour le règlement en espèces des fournisseurs.

3 OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure vise à s'assurer que :

- les paiements sont autorisés par la direction générale ;

- les paiements sont enregistrés rapidement et de manière exhaustive ; - les risques de détournement sont nulles ou minimes ;

- les dépenses réalisées sont correctement évaluées ;

- les paiements sont enregistrés sur la bonne période ;

- les dépenses sont correctement comptabilisées ;

- les règlements comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de l'entreprise. 4. REGLES DE GESTION

- les factures doivent être réglées selon une programmation hebdomadaire ;

- les factures doivent être certifiées, accompagnées d'un BC et d'un BL et porter le cachet « bon à payer » ;

- les factures doivent toujours porter le numéro du bon de commande correspondant ;

- les factures de montants inférieurs à cent mille (100000) Francs sont réglées par la caisse ;

Toute facture réglée porte le cachet « PAYE »

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Paiement des factures par espèces

Réf : 12 TRESO - 05

Mise à jour : Septembre 2010

5 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Supports et fait (s) générateurs

Tâches à exécuter

Intervenants

Regroupement des factures à régler

Factures à régler

- regroupe les factures à régler suivant les dates d'échéances

- transmet les factures avec la mention « pour visa » au Directeur Général

Le chef comptable

Contrôle des factures

Facture à régler

- s'assure que les dates d'échéances des factures sont arrivées ;

- vise les factures à régler ;

- transmet les factures à l'assistant.

Directeur générale

Paiement des fournisseurs

Brouillard de caisse

- prépare les pièces de caisse ;

- paye les factures des fournisseurs contre acquittement des factures ;

- appose le cachet « payé »r sur la facture ;

- enregistre les paiements dans le brouillard de caisse ;

- classer les factures réglées dans le chrono de caisse

L'assistant

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Réf : 13

TRESO - 06

Gestion de la trésorerie

Mise à jour :

Septembre

2010

Gestion des comptes bancaires

1. OBJET

La procédure a pour objet de permettre un suivi des opérations bancaires et de rapprocher les relevés bancaires des comptes banques tenus par l'entreprise.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s'applique à tous les comptes bancaires de l'entreprise.

3. OBJECTIFS DE CONTROLE INTERNE

La procédure permet de s'assurer :

- de la mise en place d'un système de rapprochement périodique des journaux des comptes banque tenue par l'entreprise et les éléments contenus des relevés de comptes des

banques ;

- de la revue périodique de ces travaux de rapprochement par un responsable désigné par la Direction Général ;

- que les comptes de trésorerie sont régulièrement analysés et justifiés et que toutes opérations bancaires non autorisées ou anormales sont rapidement détectées.

4. REGLES DE GESTION - Le DG et le chef comptable sont les seuls signataires autorisés à engager les dépenses ;

- Il est réalisé un suivi individualisé de chaque compte au moyen d'un journal de banque par compte bancaire;

- l'assistant du chef comptable enregistre chronologiquement tous les mouvements de fonds dans les journaux de banque correspondants.

- chaque journal de banque est arrêté mensuellement par l'assistant du chef comptable et contrôlé par le chef comptable.

- Un état de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est effectué par l'assistant du chef comptable.

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Réf : 14

TRESO - 06

Gestion de la trésorerie

Mise à jour :

Septembre

2010

Gestion des comptes bancaires

5 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations

Supports et fait (s) générateurs

Tâches à exécuter

Intervenants

Etablissement de l'état de rapprochement

le relevé bancaire à la date de rapprochement

le journal de banque de la période

l'état de rapprochement bancaire du mois précédent

- pointe sur le relevé bancaire édité par la banque, sur le journal de banque tenu par l'entreprise, les écritures inscrites sur le relevé bancaire et quitrouvent leur correspondant sur le journal de banque du mois précédent dans la partie droite «débit passés dans nos livres et non crédités par la banque » ;

- faire les ajustements nécessaires de sorte que les soldes soient égaux et contraire ;

- indique le mois pour lequel est effectué le rapprochement bancaire ;

- signe l'état de rapprochement bancaire et le remet au Chef comptable

L'assistant

Vérification de l'état de rapprochement et

régularisation

L'état de rapprochement

- vérifie que l'état de rapprochement est bien fait.

- valide le rapprochement bancaire ;

Le chef comptable

 
 

- passe les écritures de régularisation ;

 
 
 

- remet l'état de rapprochement à

 
 
 

l'assistant comptable pour classement

 
 
 

dans le chrono « état de

 
 
 

rapprochement bancaire »

 

6.1.2. Formation

Pour une parfaite mise en oeuvre du manuel de procédure, il s'avère nécessaire de former les utilisateurs pour permettre à ceux-ci d'avoir une meilleure compréhension du document. Pour cela, une formation à l'utilisation du manuel de procédure doit être dispensée à ces principaux concernés.

6.2. Recommandations

Nous ne pouvons pas terminer nos travaux sans adresser des recommandations aux principaux acteurs du processus de gestion des achats et de la trésorerie de l'entreprise de construction générale. Ces recommandations permettront d'assurer une mise en oeuvre effective du manuel.

Pour ce faire, nous recommandons à l'entreprise de construction générale de renforcer son système d'information afin d'assurer une fluidité des informations entre les différents services. Aussi, elle devra acquérir un logiciel de gestion de la comptabilité. Elle doit également se doter d'un coffre fort afin de sécuriser ses actifs.

Par ailleurs, l'entreprise de construction générale doit veiller à ce que ces procédures soient constamment mises à jour. Ces mises à jour pourront être motivées par des changements dans la structure, des modifications des procédures et systèmes dans le but d'améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles.

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