Elaboration d'un mauel de procédure des cycles trésorerie et achat d'ECG

Conclusion

L'insuffisance du système de contrôle interne de l'Entreprise de Construction Générale réduisait la fiabilité et la qualité des informations produites. Les dirigeants de l'entreprise, ayant pris conscience de ces faiblesses proposés la rédaction des procédures afin de prévenir les actions frauduleuses. Nous avons conçu ce manuel de procédure qui sera mis à la disposition des utilisateurs.

Chapitre 6 : Présentation du manuel de procédures des cycles

achats et de trésorerie de l'Entreprise de Construction Générale (ECG)

Le manuel de procédure que nous avons conçu doit être mis à la disposition de ses utilisateurs afin de permettre que des mesures correctives soient prises. La mise à disposition du manuel se fera à travers une publication officielle des résultats de notre mission. Ce chapitre nous permettra d'aborder les aspects liés à la diffusion du manuel de procédures mais aussi d'émettre les recommandations concernant son application.

6.1. Diffusion du manuel de procédures et formation

La diffusion du manuel de procédure sera faite sur support papier. La Direction Générale de l'Entreprise de Construction Générale souhaite conserver la version électronique afin de le mettre en ligne. Cette mesure permettra à l'entreprise d'avoir toujours une copie en cas de perte du manuel de procédure en support papier. Nous avons aussi demandé la liste des personnes devant prendre connaissance du manuel dans le but de leur présenter les procédures rédigées.

6.1.1. Présentation du manuel de procédures

Nous présenterons le manuel de procédures dans cette section. Pour cela nous exposerons l'objet de chaque procédure, le champ d'application, les règles de gestion et les objectifs de contrôle interne.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Index des procédures

Réf : 1 ACH

Mise à jour :

Septembre 2010

PROCEDURES INDEX

Expression du besoin ACH - 01

Agrément des fournisseurs ACH - 02

Sélection des fournisseurs ACH - 03

Passation de la commande ACH - 04

Réception des marchandises ACH - 05

Comptabilisation et paiement de la facture ACH - 06

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Expression des besoins

Réf : 2 ACH - 01

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Assurer l'expression des besoins tout en garantissant une gestion saine et rigoureuse.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à toutes les opérations d'achat des matières et prestation de service.

3. OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que les demandes d'achats établies par les responsables de services expriment des besoins (nature et montant) initialement prévus ou expressément acceptés par la Direction de l'entreprise.

4. REGLES DE GESTION

- L'assistant comptable établit la demande d'achat (DA) (annexe n° 25) à chaque fois qu'un service manifeste le besoin.

- Demande d'achat (DA) doit être soumis à l'approbation du chef comptable. Il doit vérifier si la demande a fait l'objet d'une prévision.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Expression des besoins

Réf : 3 ACH-01

Mise à jour :

Septembre 2010

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations	Supports ou fait(s) générateur	Tâches à exécuter	Intervenants
Etablissement, signature et approbation de la demande d'achat	Prévision des achats	- Etablit la DA ^prénumérotée en trois exemplaires ; - met sa signature sur la DA puis le transmet au Chef comptable ;	L'assistant du chef Comptable
	Budget des achats et DA.	- vérifie que la dépense demandée a fait l'objet d'une prévision ; - appose sa signature après vérification puis remet la DA au Directeur Général pour approbation.	Le Chef Comptable
	Budget des achats et DA.	- Vise sur la DA pour marquer son accord puis procède à la sélection des fournisseurs.	Le Directeur Général

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Agrément des fournisseurs

Réf : 4 ACH-02

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

Agréer les fournisseurs pour assurer le choix optimum des fournisseurs.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à tous les fournisseurs désirant faire partie de la liste des fournisseurs homologués par l'Entreprise de Construction Générale.

3. OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que les critères de sélection définis garantissent la transparence et l'impartialité de la sélection.

4. REGLES DE GESTION

1. La liste des fournisseurs agrées est tenue :

- par article, avec les fournisseurs capables de répondre aux contraintes et aux spécificités exigées ;

- par fournisseur avec les biens et services fournis et toutes informations susceptibles de permettre de mieux définir son activité.

2. La sélection du fournisseur est fondée prioritairement sur les qualifications techniques et sur la notoriété du fournisseur ;

3. Les conditions de sélections doivent faire l'objet d'une large publicité et devront contenir notamment :

- la fiche signalétique du fournisseur (nom, adresses, téléphones etc.) ; - les biens ou les services offerts ;

- les prix unitaires.

4. Une rubrique observations lors de l'évaluation du fournisseur ;

5. Les manifestations d'intérêt à travers le retrait d'un dossier de candidature sont traitées de manière confidentielle au sein du comité de sélection ;

6. La durée de validité de l'appel à candidature est de quinze (15) jours à compter de la date de parution du 1er communiqué dans la presse ;

7. Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, le fournisseur le moins disant ;

8. le comité de sélection des fournisseurs est composée de :

- Le Chef Comptable;

- le Responsable du Service Commercial; - le responsable du Service Production.

9. Le chef Comptable fait office de secrétaire du comité de sélection. 5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations	Support(s) ou faits générateurs	Tâches à effectuer	Intervenants
Élaboration du dossier d'appel d'offre	Budget des achats	- recense les spécifications des achats budgétisés; - confectionne un dossier à renseigner par le Fournisseur	Secrétaire du comité de sélection
Information des fournisseurs	Presse, Journaux	Envoi les annonces d'appel d'offre aux journaux;	Le comité de Sélection
Mise à disposition des dossiers de candidature		Remet le dossier de candidature au candidat.	Le comité de Sélection
Réception des candidatures		Jusqu'à la date limitée fixée, - reçoit les candidatures des fournisseurs; - délivre aux fournisseurs un avis de réception.	Secrétaire du comité de sélection
		Dès la clôture des réceptions de dossier de candidature, - classifie les fournisseurs par domaine d'activité;
		- prépare le cadre de l'analyse des dossiers reçus;
		- effectue la synthèse des dossiers reçus;
		- convoque les membres du comité de sélection.
Réunion	Dossiers de	L'ouverture des dossiers de	Le comité de
d'évaluation des dossiers	candidature	candidature se fait au cours d'une réunion du comité de sélection selon des critères prédéfinis.	sélection
		Le comité de sélection établit :
		- un procès verbal d'analyse des candidatures ;
		- une liste des fournisseurs agrées par activités et par article.
Publication	Liste des	soumet au DG la liste pour	Le président du
des résultats	fournisseurs agrées	approbation ; si la liste est approuvée, le DG publie la liste des fournisseurs agrées.	comité de sélection

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Sélection des fournisseurs

Réf : 4 ACH-02

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

Sélectionner les fournisseurs ayant les meilleures offres pour assurer l'optimisation des achats.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à tous les fournisseurs agrées par la Direction générale de l'entreprise.

3. OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que le choix du fournisseur est effectué conformément aux critères (qualité, prix, délai de livraison....) définis par la Direction Générale de l'entreprise.

4. REGLES DE GESTION

- Constituer un fichier des fournisseurs agrées ;

- avoir une demande de cotation pré numérotée ;

- avoir un registre « courrier départ », décharger toujours sur le registre ; - avoir un tableau comparatif pour la sélection des fournisseurs ;

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Sélection des fournisseurs

Réf : 5 ACH-02

Mise à jour :

Septembre 2010

Entreprise de Construction

Générale

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations	Support(s) ou faits générateurs	Tâches à effectuer	Intervenants
Préparation de l'offre	Fichier des fournisseurs Demande de cotation	- Consulte le fichier des fournisseurs agréés. - remplit la demande de cotation dans laquelle se trouve la liste des biens ainsi que leurs références puis le transmet au chauffeur ;	Le Chef d'atelier
Envoi de la demande de cotation	Demande de cotation	- envoi les demandes de cotation aux fournisseurs ;	Chauffeur
	Registre des offres reçues	- reçoit les offres des fournisseurs ; Enregistre les offres reçues puis les transmets au Chef Comptable ;	Secrétaire
Choix du fournisseur	Tableau Comparatif Demande de Cotation	- choisit le fournisseur qui offre les biens de meilleure qualité, ayant des délais de livraison courts et accordant des modalités de paiement favorables ; - Vise le tableau comparatif avec la mention du choix du fournisseur ; - transmet le tableau comparatif à la secrétaire pour l'établissement du bon de commande	Le Chef Comptable

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Passation de la commande

Réf : 6 ACH-03

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

Assurer une meilleure passation des commandes et un bon suivi des achats afin d'assurer l'approvisionnement de l'entreprise.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à toutes les commandes passées à l'entreprise de construction générale.

3. OBJCETIFS DE LA PROCEDURE

La procédure doit s'assurer que les commandes sont passées sur la base stricte des besoins de l'entreprise et par un ou des responsables autorisés par la Direction.

4. REGLES DE GESTION Formaliser les bons de commande ;

- avoir une personne chargée d'approuver les bons de commande ;

- avoir un registre de « courrier départ pour enregistrer les transmissions des bons de commande

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Passation de la commande

Réf : 7 ACH-03

Mise à jour :

Septembre 2010

Entreprise de Construction

Générale

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations	Support (s) ou fait(s) générateurs		Tâches à effectuer		Intervenants
Etablissement du bon de commande	Bon de commande, DA, tableau comparatif		- établit le bon de commande en trois exemplaires ; -transmet le bon de commande au chef d'atelier pour approbation ;		Secrétaire
Approbation et visa du bon de commande	Bon de commande, DA, tableau comparatif.		- procède a un contrôle de conformité du bon de commande et la DA; - vise le bon de commande et le transmet au chef comptable.		Chef d'atelier
			- s'assure que le bon de commande a été édité conformément au choix du fournisseur ; - s'assurer que les conditions de paiement sont mentionnées sur le bon de commande ; - vise le bon de commande puis le remet au Directeur Général ;		Le Chef comptable
				- Contrôle la liasse puis vise le bon de commande ; remet le Bon de commande à la secrétaire		Le Directeur Général
Enregistrement et				-vérifie la signature du chef		La secrétaire
transmission du				d'atelier, du chef comptable et
bon de commande au				du Directeur Général,
fournisseur				- enregistre le bon de commande, - classe une copie du bon de commande dans le chrono bon de commande puis classe la demande d'achat dans le chrono demande d'achat.
				- transmet le deuxième exemplaire au chef d'atelier
				- envoi le bon de bon de commande au fournisseur.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Réception des articles

Réf : 8 ACH-04

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

La procédure à pour objet de garantir la conformité des articles livrés par rapport au bon de commande

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à tous les biens et services reçus à l'entreprise de construction générale conformément aux commandes effectuées.

3. OBJECTIF DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit permettre de s'assurer que les articles livrés ont fait l'objet d'une commande et que la livraison correspond en tous points (délai, référence des articles, quantités) aux stipulations de la commande.

4. REGLES DE GESTION

- faire un rapprochement du bon de commande avec le bon de livraison ; - émission systématique d'un bon de réception pré numéroté ;

- les réceptions des livraisons se font des lieux définis ;

- séparer des fonctions achat et réception.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Réception des articles

Réf : 9 ACH-04

Mise à jour :

Septembre 2010

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations	Support (s) ou fait (s) générateurs			Tâches à exécuter			Intervenants
Contrôle de quantité et de	Copie du bon de commande ; bon			- Compare le Bon de commande présenté par le livreur et celui transmis par le chef d'atelier;			L'assistant du chef
la qualité des articles Réception des	de livraison (BL) Copie du bon de commande, bon			- informe le chef d'atelier en cas de nonconformité pour régularisation du BC ;			d'atelier
				- Vérifier la conformité technique de la
articles	de livraison et bon de réception			livraison ;
				- Constate en cas de non-conformité technique les motifs et les notifie sur le
				Bon de livraison ;
				- Réceptionne les articles livrés.
				- établit le bon de réception qu'il signe et fait signer par le chef d'atelier.
				- remet le troisième exemplaire au livreur ;
				- vise le bon de livraison du livreur.
				- remplit la fiche de mouvement de stock pour augmenter le stock entré ;
				- joint les copies du bon de réception et du bon de livraison à la fiche qu'il remet à la comptabilité pour classement.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

		Réf : 9 ACH-05
Gestion des Achats		Mise à	jour :
Comptabilisation règlement des factures	et	Septembre 2010

1. OBJET

La procédure à pour objet la comptabilisation et le règlement des factures

2. CHAMP D'APPLICATION

La procédure s'applique à toutes les factures d'achats reçues des fournisseurs sur la base des commandes passées.

3. OBJECTIFS DE LA PROCEDURE La procédure doit donner l'assurance que :

- les factures des fournisseurs font l'objet d'une comptabilisation et d'un classement corrects et dans des délais raisonnables ;

- les dettes dues aux fournisseurs sont rapidement reportées dans les comptes individuels ;

- seules les factures correspondant à des livraisons effectives et échues font l'objet de règlements ;

- les risques de double règlement sont inexistants ;

- les règlements font l'objet d'une comptabilisation rapide dans les comptes des fournisseurs concernés.

4. REGLES DE GESTION

- designer un responsable chargé de la réception des factures ; - comptabiliser les factures de façon chronologique ;

- régler les factures en tenue compte des échéances et des priorités.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion des Achats

Comptabilisation et

règlement des factures

Réf : 10 ACH-05

Mise à jour :

Septembre 2010

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations	Supports ou fait (s) générateur		Taches à exécuter		Intervenants
Réception de la facture	Facture		- prendre la facture - enregistrer la facture dans le registre des « courriers arrivés » - transmettre la facture l'assistant du chef comptable pour comptabilisation		Secrétaire
Comptabilisati on de la facture	Facture, copie du bon de livraison et Bon de réception		- reçoit la facture du fournisseur ; - vérifie l'existence et la conformité des pièces jointes par rapport à la facture ; - mettre l'imputation comptable sur la facture ; - comptabilise la facture dans le compte du fournisseur concerné ; - remet la facture au chef comptable pour validation de l'écriture comptable ;		Assistant du chef comptable
Validation de la comptabilisati on	Facture, BL, BR		- vérifie l'exactitude de l'écriture comptable ; - valide l'opération dans l'application ;		Chef Comptable
Règlement de la facture	Facture, BL, BR		- remplit le chèque puis le transmet au Directeur Général pour signature ;
			- vérifie que l'échéance de la facture est arrivée ;		Directeur Général
				- signe le chèque puis le retourne au chef comptable ;
				- appel le fournisseur pour le paiement;		Chef comptable
				- vérifie l'identité de celui qui doit retirer le
				chèque ;
				- enregistre le numéro du chèque et les références
				de l'identité du celui qui est chargé du retrait dans
				le registre des « chèques remis »
				- met le cachet « payé » sur la facture.
				- classe la facture dans le chrono des factures
				réglées.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Index des procédures

Réf : 1 TRESO

Mise à jour :

Septembre 2010

Gestion de la caisse TRESO - 01

Approvisionnement de la caisse TRESO - 02

Encaissement des créances TRESO - 03

Paiement des factures par banque TRESO - 04

Paiement des factures par caisse TRESO - 05

Gestion des comptes bancaires TRESO - 06

Manuel de Procédures

Entreprise de Construction

Générale

Gestion de la trésorerie

Gestion de la caisse

Réf : 2 TRESO - 01

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

La procédure a pour objet d'assurer le bon fonctionnement de la caisse en garantissant la gestion saine et rigoureuse.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à toutes les opérations de tenue, de conservation des valeurs et de contrôle de la caisse.

3. OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que :

- les actifs de la caisse sont bien protégés

- les risques de détournement par la création de dépenses fictives, création de documents de paiement sont maîtrisés;

- les opérations relatives à la trésorerie sont rapidement et correctement enregistrées par les services comptables ;

- le système de contrôle périodique des existants en caisse est mis en place.

4. REGLES DE GESTION

- la caissière tient la caisse pour financer les menues dépenses éligibles ;

- un brouillard de caisse est édité à l'enregistrement chronologique et quotidien de toutes les opérations d'entrées et de sortie de fonds ;

Réf : 3 TRESO - 01

Manuel de Procédures

Entreprise de Construction

Générale

Gestion de la trésorerie

Gestion de la caisse

Mise à jour :

Septembre 2010

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations	Supports ou faits générateurs	Tâches à exécuter	Intervenants
Suivi des opérations de la caisse	Brouillard de caisse	- Fait l'état des valeurs détenues en caisse ; - joint le brouillard de caisse ; - transmet au Chef comptable le brouillard de caisse et les espèces ;	Assistant du chef Comptable
	Journal de caisse Brouillard de caisse, Procès verbal	- édite le journal de caisse ; - fait le comptage physique des espèces en caisse ; - rapproche les soldes théoriques des soldes en caisse ; - rédige le PV de caisse ; - signe avec l'assistant ; - - remet les éléments de contrôle au caissier ;	Chef Comptable
	Copie du brouillard de caisse, copie du journal de caisse, classeur « inventaire de caisse »	- - récupère les pièces contrôlées ; - - fait une copie du brouillard et du journal de caisse qu'il joint au PV de caisse ; - - classe le tout dans le chrono « inventaire de caisse »	Assistant du chef Comptable

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Approvisionnement de la caisse

Réf : 4 TRESO - 02

Mise à jour :

Septembre 2010

1 OBJET

Assurer l'approvisionnement de la caisse de l'entreprise pour assurer son fonctionnement de façon régulière.

2 CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique à chaque fois que le niveau des encaisses atteint trente mille francs (30000)

3 OBJCETIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que l'approvisionnement est autorisé par des personnes habilitées ainsi que les risques de détournement sont faibles.

4 REGLES DE GESTION

- Le niveau d'approvisionnement de la caisse est fixé à cent mille (100000) Francs ;

- La différence entre le solde théorique et le solde en caisse doit être nulle pour que la

caisse soit exacte. En cas d'écart, les justificatifs doivent être fournies ;

- Un arrêté de la caisse est fait avant tout réapprovisionnement par la caissière

- La caisse est réapprovisionnée à concurrence du montant des dépenses justifiées.

Entreprise de Construction

Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Approvisionnement de la caisse

Réf : 4 TRESO - 02

Mise à jour :

Septembre 2010

5 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations		Supports ou faits générateurs			Tâches à exécuter			Intervenants
Arrêté de la caisse		Brouillard de caisse			- arrête la caisse en fin de journée, faisant le point de l'encaisse détenue, des entrées et sorties ; - inscrit dans le brouillard de caisse : la date d'arrêté, le libellé « Arrêté de caisse », la solde des espèces en caisse dans la colonne « Recettes » ; - remplit la fiche d'arrêté de caisse comprenant : date d'arrêté, solde initial de la caisse, montant de l'approvisionnement reçu, montant des autres recettes effectuées sur la caisse, total des recettes, montant des dépenses justifiées, solde théorique en caisse ; - calcul la différence entre le solde théorique et le solde en caisse et l'inscrit sur la fiche ; - transmet l'arrêté de caisse et le brouillard de caisse au Chef comptable			La caissière
Contrôle des pièces par le Chef comptable		Arrêté de caisse, brouillard de caisse,			- contrôle la caisse sur la base de la fiche d'arrêté préparée par la caissière, du journal de caisse, des pièces de caisse et des espèces en caisse.			Le chef comptable
					- contrôle l'exactitude de chaque montant de l'arrêté de caisse : solde initial, montant de l'approvisionnement, autres recettes, sous total dépenses justifiées, soldes théorique, solde en caisse.
				- valide l'arrêté s'il est conforme en signant la fiche d'arrêté : date, nom, signature ; - transmet les documents à l'assistant pour préparer l'ordre de paiement
Etablissement de l'ordre de paiement				- établit un ordre de paiement au nom de l'assistant ; - transmet l'ordre de paiement au Directeur général pour signature			L'assistant
Signature de l'ordre de paiement	Ordre paiement			- vérifie l'ordre de paiement ; - signe l'ordre de paiement ; - transmet l'ordre de paiement signé au Chef comptable			Le Directeur général
	Ordre de paiement			- s'assure que le DG a signé l'ordre de paiement ; - contresigne l'ordre de paiement ; - transmet l'ordre de paiement au Directeur général			Le Chef comptable
Etablissement et signature du chèque	chèque			- reçoit l'ordre de paiement ; - fait établir le chèque par sa secrétaire ; - signe le chèque et le transmet au chef comptable.			Le Directeur Général
Enregistremen t du chèque par le comptable	chèque			- enregistre l'opération dans le brouillard de banque ; - - copie le chèque, y inscrit l'objet du chèque ; - mentionne l'objet du paiement et la date de transmission du chèque ; - remet le chèque à la caissière			Le chef comptable
Encaissement du chèque et enregistrement	Chèque			- encaisse le chèque ; - enregistre l'encaissement dans le brouillard de caisse.			La caissière
Manuel de Procédures			Réf : 5 TRESO - 03

Entreprise de Construction

Générale

Gestion de la trésorerie

Encaissement des créances

Mise à jour :

Septembre 2010

1. OBJET

Assurer les encaissements des factures client

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure est applicable à tous les encaissements liés aux prestations de services

fournies par l'entreprise.

3. OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que :

- les encaissements sont autorisés par la direction générale ;

- les encaissements sont enregistrés rapidement et de manière exhaustive ;

- les risques de détournement de recettes sont nulles ou minimes ;

- les recettes réalisées sont correctement évaluées ;

- les recettes sont enregistrées sur la bonne période ;

- les recettes réalisées sont correctement comptabilisées.

4 REGLES DE GESTION

- les chèques doivent être barrés et libellés au nom de l'entreprise ;

- les chèques reçus et non barrés doivent l'être immédiatement au moment de la réception ; - les titres de paiement reçus sont systématiquement rapprochés des pièces justificatives

correspondantes.

- les chèques reçus doivent être immédiatement déposés à la comptabilité pour encaissement.

- les chèques sont remis à l'encaissement le plus rapidement possible.

Entreprise de Construction Générale	Manuel de Procédures		Réf : 7 TRESO - 03
	Gestion de la trésorerie		Mise à jour : Septembre 2010
	Encaissement des créances
	Sous procédure n° 1	Encaissement par chèque

5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations	Supports et fait (s) générateurs		Tâches à exécuter		Intervenants
Enregistrement du chèque encaissé	Chèque, bordereau d'encaissement		- recherche la facture client réglé; - vérifie la conformité du montant du chèque avec la facture ; - fait une copie du chèque sur le quel il précise les factures qui sont réglées par le chèque ; - enregistre le règlement dans le journal banque ; - classe une copie dans le chrono banque - établit un bordereau de remise à l'encaissement qu'il signe et transmet au chef comptable ;		L'assistant
Vérification et remise à l'encaissement	Chèque, bordereau d'encaissement		- vérifie que tous les chèques reçus ont été remis à l'encaissement ; - remet le bordereau de remise de chèque à l'assistant pour dépôt à la banque.		Le chef comptable
Comptabilisatio	Chrono «		- classe le bordereau de remise avec		L'assistant
n de l'opération		chèques encaissés »		les copies de chèque ;

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Encaissement des créances

Sous procédure Encaissement n° 2 en espèces

Réf : 8

TRESO - 03

Mise à jour : Septembre 2010
Opérations		Supports et fait (s) générateurs	Tâches à exécuter	Intervenants
Réception des		Espèces pièces	- réceptionne les espèces ;	L'assistant
espèces pour encaissement		de caisse	- vérifie la conformité du montant du règlement avec la facture ;
			- établit un bordereau d'encaissement en espèce visé par le client et par lui - même ;
			- remet l'original au client et garde une copie pour l'entreprise ;
			- constate l'entrée en caisse dans son cahier de suivi des mouvements de caisse et dans le journal de caisse ;
			- transmet la pièce de caisse au chef comptable
Enregistrement		Pièces de caisse	- enregistre l'opération dès la réception des	Le chef
de l'opération			pièces ;	comptable
			- établit un bordereau de remise à l'encaissement, selon les mêmes procédures décrites pour les encaissements par chèque.

Paiement des factures par chèque

Réf : 9 TRESO - 04

Mise à jour : Septembre 2010

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

1. OBJET

La procédure a pour objet de régler les factures en contrepartie des fournisseurs livrées ou des prestations effectuées par chèque.

2 CHAMP D'APPLICATION

La procédure s'applique aux règlements de factures par chèque ou par virement bancaire.

3 OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure doit donner l'assurance que :

- tous les paiements sont autorisés par des personnes habilitées ;

- les enregistrements des factures et des paiements sont exhaustifs ;

- les risques de détournement sont minimes ;

- il n'y a pas de cumul de fonctions incompatibles.

4 REGLES DE GESTION

- les factures doivent être réglée selon une programmation hebdomadaire ;

- les factures doivent être certifiées, accompagnées d'un BC et d'un BL et porter le cachet « bon à payer » ;

- les factures doivent toujours portées le numéro du bon de commande correspondant ;

- les factures de montants inférieurs à cent mille (100000) Francs sont réglées par la caisse ;

Toute facture réglée porte le cachet « PAYE »

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Paiement des factures par chèque

Réf : 10 TRESO - 04

Mise à jour : Septembre 2010

5 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations		Supports et fait (s) générateurs		Tâches à exécuter		Intervenants
Points des factures en instance		Facture en instance		- fait la situation des factures en instance de règlement - transmet les factures au directeur général		L'assistant
Choix des factures à payer		Factures à payer, ordre de paiement		- contrôle les factures, les BC et les BL ; - décide des factures à mettre en paiement en tenant compte de la trésorerie disponible et de la date de réception des factures à l'entreprise ; - vise les factures éligibles au paiement ; - transmet les factures à régler à l'assistant du chef comptable pour l'établissement des ordres de paiement.		Directeur général
Etablisseme nt des ordres de paiement		Ordre de paiement		- regroupe les factures par fournisseurs ; - établit un ordre de paiement au nom de chaque fournisseur ; - transmet les factures et les ordres de paiements au Chef comptable.		L'assistant
Signature des ordres de paiement		Ordre de paiement		- vérifie la cohérence des montants des factures et des ordres correspondants ; - vérifie les montants en chiffres et en lettre, nom du bénéficiaire, imputation budgétaire des ordres		Le chef comptable
			de paiement. - signe les ordres de paiement et transmet le dossier au DG
Signature des chèques	chèques		- reçoit les ordres de paiement		Le Directeur Général
			- fait établir les chèques ;
			- transmet les chèques au chef comptable.
Paiement des	Bordereau de		- enregistre les chèques dans le brouillard de		Le chef
fournisseurs	remise de chèques, brouillard de banque		banque ; - prépare les bordereaux de remise de chèque avec photocopies des chèques ;		comptable
			- règle les fournisseurs contre décharges des bordereaux de remise de chèques ;
			- met le cachet de paiement sur les factures réglées et mentionne la date de paiement et la référence du chèque de paiement ou de l'ordre de virement ;
			- joint l'original du bordereau à la facture réglée ;
			- classe les factures réglées avec toutes les pièces dans le chrono « banque » correspondant.

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Paiement des factures par espèces

Réf : 11 TRESO - 05

Mise à jour : Septembre 2010

1 OBJET

La procédure a pour objet de régler les factures reçues par l'entreprise.

2 CHAMP D'APPLICATION

La procédure s'applique pour le règlement en espèces des fournisseurs.

3 OBJECTIFS DE CONTRÖLE INTERNE

La procédure vise à s'assurer que :

- les paiements sont autorisés par la direction générale ;

- les paiements sont enregistrés rapidement et de manière exhaustive ; - les risques de détournement sont nulles ou minimes ;

- les dépenses réalisées sont correctement évaluées ;

- les paiements sont enregistrés sur la bonne période ;

- les dépenses sont correctement comptabilisées ;

- les règlements comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de l'entreprise. 4. REGLES DE GESTION

- les factures doivent être réglées selon une programmation hebdomadaire ;

- les factures doivent être certifiées, accompagnées d'un BC et d'un BL et porter le cachet « bon à payer » ;

- les factures doivent toujours porter le numéro du bon de commande correspondant ;

- les factures de montants inférieurs à cent mille (100000) Francs sont réglées par la caisse ;

Toute facture réglée porte le cachet « PAYE »

Entreprise de Construction Générale

Manuel de Procédures

Gestion de la trésorerie

Paiement des factures par espèces

Réf : 12 TRESO - 05

Mise à jour : Septembre 2010

5 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations	Supports et fait (s) générateurs	Tâches à exécuter			Intervenants
Regroupement des factures à régler	Factures à régler	- regroupe les factures à régler suivant les dates d'échéances - transmet les factures avec la mention « pour visa » au Directeur Général			Le chef comptable
Contrôle des factures	Facture à régler	- s'assure que les dates d'échéances des factures sont arrivées ; - vise les factures à régler ; - transmet les factures à l'assistant.			Directeur générale
Paiement des fournisseurs	Brouillard de caisse	- prépare les pièces de caisse ; - paye les factures des fournisseurs contre acquittement des factures ; - appose le cachet « payé »r sur la facture ; - enregistre les paiements dans le brouillard de caisse ; - classer les factures réglées dans le chrono de caisse			L'assistant
Entreprise de Construction Générale			Manuel de Procédures	Réf : 13 TRESO - 06
			Gestion de la trésorerie	Mise à jour : Septembre 2010
			Gestion des comptes bancaires

1. OBJET

La procédure a pour objet de permettre un suivi des opérations bancaires et de rapprocher les relevés bancaires des comptes banques tenus par l'entreprise.

2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s'applique à tous les comptes bancaires de l'entreprise.

3. OBJECTIFS DE CONTROLE INTERNE

La procédure permet de s'assurer :

- de la mise en place d'un système de rapprochement périodique des journaux des comptes banque tenue par l'entreprise et les éléments contenus des relevés de comptes des

banques ;

- de la revue périodique de ces travaux de rapprochement par un responsable désigné par la Direction Général ;

- que les comptes de trésorerie sont régulièrement analysés et justifiés et que toutes opérations bancaires non autorisées ou anormales sont rapidement détectées.

4. REGLES DE GESTION - Le DG et le chef comptable sont les seuls signataires autorisés à engager les dépenses ;

- Il est réalisé un suivi individualisé de chaque compte au moyen d'un journal de banque par compte bancaire;

- l'assistant du chef comptable enregistre chronologiquement tous les mouvements de fonds dans les journaux de banque correspondants.

- chaque journal de banque est arrêté mensuellement par l'assistant du chef comptable et contrôlé par le chef comptable.

- Un état de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est effectué par l'assistant du chef comptable.

Entreprise de Construction Générale	Manuel de Procédures	Réf : 14 TRESO - 06
	Gestion de la trésorerie	Mise à jour : Septembre 2010
	Gestion des comptes bancaires

5 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Opérations	Supports et fait (s) générateurs		Tâches à exécuter		Intervenants
Etablissement de l'état de rapprochement	le relevé bancaire à la date de rapprochement le journal de banque de la période l'état de rapprochement bancaire du mois précédent		- pointe sur le relevé bancaire édité par la banque, sur le journal de banque tenu par l'entreprise, les écritures inscrites sur le relevé bancaire et ^quitrouvent leur correspondant sur le journal de banque du mois précédent dans la partie droite «débit passés dans nos livres et non crédités par la banque » ; - faire les ajustements nécessaires de sorte que les soldes soient égaux et contraire ; - indique le mois pour lequel est effectué le rapprochement bancaire ; - signe l'état de rapprochement bancaire et le remet au Chef comptable		L'assistant
Vérification de l'état de rapprochement et régularisation	L'état de rapprochement		- vérifie que l'état de rapprochement est bien fait. - valide le rapprochement bancaire ;		Le chef comptable
				- passe les écritures de régularisation ;
				- remet l'état de rapprochement à
				l'assistant comptable pour classement
				dans le chrono « état de
				rapprochement bancaire »

6.1.2. Formation

Pour une parfaite mise en oeuvre du manuel de procédure, il s'avère nécessaire de former les utilisateurs pour permettre à ceux-ci d'avoir une meilleure compréhension du document. Pour cela, une formation à l'utilisation du manuel de procédure doit être dispensée à ces principaux concernés.

6.2. Recommandations

Nous ne pouvons pas terminer nos travaux sans adresser des recommandations aux principaux acteurs du processus de gestion des achats et de la trésorerie de l'entreprise de construction générale. Ces recommandations permettront d'assurer une mise en oeuvre effective du manuel.

Pour ce faire, nous recommandons à l'entreprise de construction générale de renforcer son système d'information afin d'assurer une fluidité des informations entre les différents services. Aussi, elle devra acquérir un logiciel de gestion de la comptabilité. Elle doit également se doter d'un coffre fort afin de sécuriser ses actifs.

Par ailleurs, l'entreprise de construction générale doit veiller à ce que ces procédures soient constamment mises à jour. Ces mises à jour pourront être motivées par des changements dans la structure, des modifications des procédures et systèmes dans le but d'améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles.