1.1.2.1.3. Procédure de décaissement ou de
paiement
Elle reprend toutes les activités de règlement
en espèces ou par banque. Elle peut être divisée en deux
sous procédures à savoir le décaissement en espèces
et décaissement par chèque.
v' Le décaissement ou paiement en
espèces
Selon BARRY (2009: 266) ; AHOUANGANSI (2006 : 470), cette
procédure regroupe les opérations suivantes :
- Séparation des taches de gestion de la caisse et celles
d'enregistrement des écritures comptables ;
- Séparation de la caisse de recette et de la caisse de
dépense afin de permettre une meilleure visibilité des mouvements
de la caisse ;
- Plafonner la caisse c'est-à-dire que l'entreprise
doit fixer un niveau de dépense à régler en
espèces. Tout montant qui excède ce niveau doit être
impérativement payé par chèque ;
- Le paiement d'un fournisseur doit se faire par la
présentation d'un avis de règlement authentique
délivré par l'entreprise ;
- Les sorties de fonds pour motif d'achat d'un bien ou d'un
service aux fins d'utilisation par l'entreprise contre présentation des
pièces justificatives d'achat signées par les personnes
autorisées ;
- Sortie de fonds pour paiement des salaires au personnel de
l'entreprise contre signatures des salariés et présentation de
leurs pièces d'identité ;
- les dépenses doivent être toujours
accompagnées originaux des pièces justificatives ;
- les documents de paiement sont annulés par la mention
« payé ».
1' Le décaissement ou paiement par
chèque
Le décaissement par chèque est
réalisé par les opérations suivantes :
- présentation par le fournisseur de la facture et d'un
avis de règlement délivrés par la personne
désignée ;
- réception des documents par la personne en charge de
l'émission des chèques de l'entreprise ;
- vérification de l'authenticité de ces documents
;
- établissement du chèque par le comptable ou le
trésorier ;
- transmission des chèques émis et des documents
reçus aux personnes chargées du contrôle et des signatures
;
- remise du chèque signé au fournisseur ou au
bénéficiaire ;
- émargement par le fournisseur pour acquit ;
- justification des dépenses par des pièces
originales ;
- annulation des documents de paiement par la mention «
payé » ;
- tous les chèques de paiement doivent contenir les
signatures de deux personnes dont les spécimens de signatures doivent
être préalablement déposés en banque ;
- tous les chèques émis pour règlement des
factures doivent être barrés et non endossables;
- tous les chèques sont enregistrés selon l'ordre
numérique ;
- fixation des niveaux de dépenses à régler
en espèces et ceux à régler impérativement par
banque ;
- envoyer le plus rapidement possible les chèques
à leurs destinataires par une personne autre que celui qui les a
préparés (SAMBE & al, 2001 : 275) ; (BARRY, 2009 : 266)
(AHOUANGANSI, 2006 : 470).
1.1.2.2. Procédures comptables
Le cycle de trésorerie comportant, comme nous l'avons
signalé ci avant, des risques importants en matière de
détournements, il est indispensable que les informations comptables
relatives aux caisses et aux banques soient disponibles dans des délais
suffisamment rapprochés pour permettre les contrôles
nécessaires.
Par ailleurs, eu égard à ces risques, il est
primordial d'assurer une séparation des fonctions comptables avec celles
d'autorisation des règlements et de gestion des fonds.
La comptabilisation des opérations du cycle de
trésorerie doit obéir aux principes suivants : - les
chèques doivent être comptabilisés dès leur
signature, alors même qu'ils ne sont pas encore réglés par
la banque ;
- les chèques ou virements des clients ne doivent
être comptabilisés qu'a leur réception effective par la
banque (notifiée par un avis de crédit) ;
- Aucune compensation ne doit être effectuée
entre les soldes débiteurs et les soldes créditeurs des comptes
de banques : les banques à solde débiteur (au sens de
l'entreprise) doivent figurer à l'actif du bilan et celles à
solde créditeurs doivent figurer au passif du bilan ;
- Les avoirs en monnaie étrangère doivent
être évalués au cours de cette monnaie à la
clôture : les écarts positifs ou négatifs résultant
de la conversion sont portés dans un compte de gains ou pertes (SAMBE
& al : 276).
Les procédures comptables se regroupent autour des
fonctions suivantes : la comptabilisation des opérations de caisse et de
banque, le suivi des comptes de liaison et le contrôle des avoirs en
caisse et dans les banques.
1.1.2.2.1. Procédure de comptabilisation des
opérations de caisse et
de banque
Elle regroupe les tâches d'enregistrement, dans les livres
comptables de caisse et de banque, des mouvements encaissements-paiements
intervenus (BARRY, 2004 : 267).
1.1.2.2.2. Procédure de suivi des comptes de
liaison
Cette fonction essentielle comprend toutes les tâches
d'analyse et de justification des soldes des comptes de virements internes
(chèques à l'encaissement, virement de fonds) (AHOUANGANSI, 2006
: 471).
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