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Elaboration d'un mauel de procédure des cycles trésorerie et achat d'ECG


par Idrissa Monsieur SOMLARE
CESAG - Master en Comptabilité et Gestion Financière 2010
  

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1.1.2.2.3. Procédure de contrôle des avoirs en caisse et dans les

banques

Elle comprend toutes les tâches de vérification des existants physiques en caisse, de rapprochement des opérations comptabilisées par l'entreprise et celles enregistrées par la banque, pour un compte donné (COOPERS & al, 2000 : 254).

1.2. Contrôle interne du processus de gestion des achats

Le contrôle interne du processus de gestion d'achat regroupe l'ensemble des procédures mises en place pour garantir la maîtrise des opérations liées à l'activité d'achat.

1.2.1. Définition d'un achat

Selon le Petit Larousse COMPACT (2008 : 24) achat veut dire action d'acheter qui signifie obtenir, se procurer quelque chose en payant. L'acte d'achat a pour objectif de doter l'entreprise des ressources nécessaires à son bon fonctionnement. Nous avons en générale les achats de biens destinés à être consommés dans un processus de production (matières premières et matières consommables), à être utilisés pour les besoins courants de l'exploitation (fournitures diverses), les achats de services divers (frais d'entretien, loyers, honoraires, etc....) et les acquisitions d'immobilisation (BARRY, 2009 : 22).

1.2.2. Procédures du cycle achat

Les procédures du cycle des achats peuvent être regroupées en deux catégories à savoir les procédures opérationnelles et les procédures comptables

1.2.2.1. Procédures opérationnelles.

Les principales fonctions opérationnelles du cycle des achats sont les suivants : la budgétisation, l'expression interne des besoins, la sélection des fournisseurs, commande et relance des fournisseurs et la réception des articles

1.2.2.1.1. Fonction « budgétisation »

Selon BARRY (2009 : 25) la fonction regroupe toutes les opérations liées à la prévision des dépenses et leur approbation par les organes compétents de la société, de même que les opérations de suivi des engagements par rapport aux montants ainsi autorisés.

Elle est traditionnellement exercée par le service de contrôle de gestion ou à défaut la Direction financière.

1.2.2.1.2. Fonction « «expression interne des besoins »

Elle est relative aux demandes formulées par les différents services pour la satisfaction de leur besoins en biens divers matières et fournitures. Cette expression est matérialisée généralement par une demande d'achat ou une demande d'approvisionnement. Cette dernière qui doit être établie en nombre suffisant d'exemplaires, a pour intérêt de permettre un bon suivi et une réaction rapide du service demandeur en direction de l'approvisionnement (SAMBE, 2001 : 393)

1.2.2.1.3. Fonction « sélection des fournisseurs »

Cette fonction regroupe toutes les procédures de mise en concurrence (appel d'offre en général) des fournisseurs. Cette fonction est généralement exercée conjointement par le service des achats et la Direction Générale de la société. Elle implique même des organes de contrôle externe associés à la procédure d'appel et à la sélection des fournisseurs. Pour obtenir l'assurance que les approvisionnements sont effectués auprès des fournisseurs pratiquant les meilleures conditions de prix, de qualité et de délai de livraison, et éventuellement de service après vente, il est nécessaire qu'une consultation régulière des fournisseurs soit faite et que, dans la mesure du possible, soit tenue une banque de données relatives aux produits les plus importants et à leurs fournisseurs les plus compétitifs (BARRY, 2009 : 30) ; (SAMBE, 2001 : 393)

1.2.2.1.4. Fonction « commande -relance des fournisseurs »

Elle regroupe l'ensemble des opérations liées à l'émission des bons ou lettre de commande
et celle liées au suivi des commandes par des procédures de relance des fournisseurs. Elle

est exercée par principe par le service des achats (ou service des approvisionnements) (BARRY, 2009 : 27).

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