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Elaboration d'un mauel de procédure des cycles trésorerie et achat d'ECG


par Idrissa Monsieur SOMLARE
CESAG - Master en Comptabilité et Gestion Financière 2010
  

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1.2.2.1.5. Fonction « réception des articles livrés »

Cette fonction est relative aux procédures de contrôle des quantités et de la qualité des articles livrés par le fournisseur. Ce contrôle peut être exercé par une seule personne ou comme c'est le cas dans les entreprises du secteur public par une commission de réception (AHOUANGANSI, 2006 : 475).

1.2.2.2. Procédures Comptables

Le traitement comptable des opérations d'achat est particulièrement important. Les déficiences dans les procédures se traduisent en effet presque automatiquement par une altération de la situation financière et des résultats, du fait :

- de la non constatation des dettes certaines ou même probables - du non enregistrement des charges supportées ou encourues.

Les procédures comptables s'exercent sur la base de la facture qui constitue un document important à plus d'un titre :

Il permet de transcrire de façon comptable l'opération d'entrée dans le patrimoine de l'entreprise des ressources d'exploitation et l'accumulation des charges diverses nécessitées par son fonctionnement ;

Corrélativement, du fait de cette même comptabilisation, il permet de connaître le montant des dettes contractées auprès des fournisseurs, à un niveau global et pour chaque fournisseur pris individuellement. Son contrôle rigoureux et sa comptabilisation rapide et correcte par les services des achats et des services comptables constituent donc des préalables importants pour une bonne connaissance de la situation patrimoniale, des niveaux de charges et des dettes à l'égard des fournisseurs.

Les principales fonctions traduisant ces procédures comptables sont les suivantes : la fonction réception et contrôle des factures d'achat, suivi des comptes fournisseurs, le contrôle des niveaux des charges et la fonction règlement des factures (BARRY, 2009 : 35).

1.2.2.2.1. Fonction « réception et contrôle des factures d'achat »

Cette fonction regroupe toutes les tâches de réception et de vérification des factures reçues des fournisseurs par rapport aux éléments de la commande (bon de commande) et de la livraison (bon de réception), ou, en cas de prestations de services, aux éléments de contrats passés avec les prestataires de services. Ces tâches de vérification donnent lieu, lorsqu'elles débouchent sur des résultants concluants, à l'approbation des factures des fournisseurs qui permettent leur comptabilisation et, par la suite, leur règlement (SAMBE & al 2001 : 396).

1.2.2.2.2. Fonction « suivi des comptes fournisseurs »

Cette fonction consiste à :

- analyser régulièrement des comptes individuels des fournisseurs, afin d'en maîtriser les soldes ;

- régulariser systématiquement les soldes en cas d'anomalies (erreurs d'imputation

de compte à compte, omission de comptabilisation de factures d'achats) ;

- préparer l'échéancier des fournisseurs du mois, en vue de donner aux services

payeurs les éléments leur permettant de d'assurer un règlement correct des

fournisseurs.

La fonction de suivi et d'analyse des comptes des fournisseurs doit être naturellement exercée par les comptables qui enregistrent les opérations d'achat (BARRY, 2009 : 37).

1.2.2.2.3. Fonction « contrôle des niveaux de charges »

Elle est généralement exercée par un responsable de haut niveau (chef des services comptables ou directeur financier) et doit permettre la détection des anomalies significatives (double comptabilisation ou omission dans les comptabilisations des charges). Aussi elle s'occupe du déclenchement des travaux d'investigation avant l'arrêté des comptes

Elle implique une surveillance des niveaux de certaines charges et leurs rapprochements
périodiques par rapport, soit à des prévisions, soi aux engagements de l'exercice précédent

à la même période pour en expliquer les variations ou rechercher les causes des écarts inexpliqués (SAMBE & al 2001 : 396).

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