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Contribution a l'amélioration de la tenue de la comptabilité de l'état dans les recettes des finances: cas de la recette des finances de l'Oueme et du plateau ( Bénin)

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par Fiacre Jésugnon Judicaël AVAHOUNDJE
Université d'Abomey Calavi (UAC) - Licence en Administration des Finances et du Trésor (AFT) 2008
  

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A-) Restitution des prestations comptables de la RFO

Il s'agit ici de présenter principalement les activités de la Division Comptabilité (DC) et de faire des constats significatifs.

La principale activité de la DC est le traitement des comptabilités décadaire. Il s'agit non seulement de la comptabilité de la RFO elle-même et de celle envoyée par chacun des 14 postes comptables de son arrondissement financier. La présentation de cette activité se déroulera en deux (02) parties :

1-) Première partie

A la réception des comptabilités décadaires des postes comptables et leur transmission à la DC par le secrétariat administratif, cette partie sera décrite en trois (03) étapes :

1ère étape : l'apurement des comptabilités

Elle consiste à vérifier d'abord la présence de toutes les pièces justificatives, ensuite l'exactitude des imputations comptables et la présence des cachets et signatures. A l'issue de cette vérification, les irrégularités (opérations imputées à tort à un compte ou une irrégularité de fond ou de forme) constatées devaient faire l'objet de rejet ; dans la pratique, l'on observe un respect scrupuleux de cette règle où l'on requiert l'intervention du chef du poste concerné. Celui-ci est avisé par appel téléphonique. Toutefois, on note l'absence de ligne téléphonique au niveau de certains postes comptables (faiblesse)

Dans le cadre des irrégularités faisant l'objet de rejet, on note d'une part la passation de plusieurs écritures erronées et des comptabilités décadaires suffisamment biaisées et d'autre part le manque de précision dans les écritures passées sans oublier la production des situations comptables ne respectant aucune norme et aucun principe comptable. Malgré les différentes corrections et remise à l'ordre effectuées aux agents, on note la répétition de ces erreurs. Loin d'être un jugement porté, tout cela témoigne d'une maîtrise insuffisante des procédures de comptabilisation des opérations. (faiblesse)

2ème étape : La saisie des écritures comptables

Elle se fait à l'aide d'un progiciel dénommé Aster en amélioration de WMONEY (ancien logiciel utilisé). Il s'agit d'un progiciel permettant la saisie rapide et l'enregistrement des écritures comptables dans les livres journaux appropriés, dont l'accès est conditionné par l'usage d'un compte personnel créé aux utilisateurs à cet effet sécurisant ainsi le système. Ce progiciel comporte déjà tous les schémas d'écritures comptables dans le cadre de la tenue de la

Comptabilité de l'Etat. On peut donc remarquer l'utilisation d'un progiciel de traitement des données comptables (force).

Dans le module CGE de ce progiciel, Il existe différentes tâches à savoir : - l'ouverture des journées comptables ;

- la saisie des écritures comptables ;

- la comptabilisation des écritures ;

- la consultation - l'annulation d'écritures ;

- la clôture de journée comptable.

Malgré l'existence de la rubrique « Annulation d'écritures comptables », on note l'impossibilité de rectifier les écritures comptables par la RFO. En effet, lorsque les écritures comptables ne sont pas encore clôturées, la Division peut les rectifier (étape de saisie) ou que les annuler et reprendre (étape de comptabilisation) mais dès qu'elles sont clôturées, la division ne peut procéder à aucune modification sans l'apport des techniciens ou agents paramétreurs de ce progiciel. On note l'impossibilité de rectifier les écritures comptables clôturées dans le progiciel Aster (faiblesse). De plus, cette situation bloque systématiquement le processus de traitement des comptabilités.

3ème étape : le dépouillement

Elle consiste à classer par unité de compte les pièces comptables (fiches d'écritures pièces justificatives) de tous les postes comptables et à dresser un total sur une bande à machine qui est rapproché à celui qui figure dans le progiciel.

Dans le même temps, en ce qui concerne les opérations de la RFO ellemême, elle se fait sous l'appellation de «traitement de la journée comptable». Une fois, les pièces justificatives envoyées par les autres divisions, notamment la division caisse, la première partie du processus de traitement de la journée

semble être identique avec celui du traitement des comptabilités décadaires des postes comptables à la différence que nous notons ici l'élaboration des fiches d'écritures. Elle comporte aussi trois (03) étapes.

1ère étape : l'apurement des pièces et l'élaboration des fiches d'écritures

Il s'agit de vérifier les totaux des relevés et autres pièces justificatives des opérations effectuées et de passer les écritures comptables appropriées sur les fiches d'écritures avant de requérir la signature du RF sur ces pièces.

2ème étape : la saisie des écritures comptables

Il s'agit de la saisie des écritures comptables dans les livres journaux appropriés et indiqués à cet effet à l'aide du progiciel Aster.

3ème étape : le dépouillement

Il consiste à classer par unité de comptes les pièces comptables (fiches d'écritures et pièces justificatives) des différentes journées de la décade de la RFO et à vérifier les totaux.

2-) Deuxième partie

La deuxième partie du processus de traitement des comptabilités est identique pour aussi bien les comptabilités des postes comptables que les opérations de la RFO. Elle comporte aussi plusieurs étapes à savoir :

1ère étape : l'élaboration des Bordereaux de Transfert des Recettes et celui des Dépenses (BTR et BTD) ;

2ème étape : la comptabilisation, la clôture et la centralisation de toutes les opérations à l'aide du progiciel Aster ;

3ème étape : l'édition des relevés de comptes annexés aux BTR et BTD ; 4ème étape : la transmission des pièces au RF pour vérification et signature;

5ème étape : le dédoublement des pièces et l'élaboration de la balance décadaire;

6ème étape : l'élaboration du bordereau d'envoi au RGF de la comptabilité centralisée indiquant le contenu des pièces de la décade ; la mise sous pli de la décade (emballage) et sa transmission au RGF.

Malgré l'organisation rationnelle du travail au niveau de la Division Comptabilité (force) qui résulte du fait de la bonne répartition des tâches entre les agents, le respect du temps de traitement des comptabilités accompagnée de la détermination des agents de la DC, on note la persistance d'un léger retard dans le traitement et la transmission des comptabilités décadaires (faiblesse). Ce retard est dû au retard accusé par les Recettes Perceptions dans l'envoi de leur comptabilité décadaire et aussi par la multiplicité d'erreurs rencontrées dans ces comptabilités. Remarquons aussi la fréquence des coupures intempestives de l'énergie électrique et le fait que la RF ne dispose pas de groupes électrogènes (faiblesse).

En dehors du traitement des comptabilités décadaires, la DC s'occupe de la tenue du livre journal Banque et du suivi des mouvements du compte qui enregistre les approvisionnements et les mouvements de fonds vers la caisse. La DC réalise aussi l'état de rapprochement bancaire qui consiste essentiellement en la vérification de la concordance des écritures du compte Banque tenu par la RFO et du compte RFO tenu par la banque.

B-) Analyse des situations comptables et inventaire des éléments de l'état des lieux

1-) Analyse des situations comptables

Au titre des différentes situations comptables produites par la RFO, nous pouvons distinguer celle des salaires, des pensions, de trésorerie, le bordereau de développement des recettes, etc. Elle produit également la balance des comptes

des comptabilités décadaires. A cela s'ajoutent les situations ponctuellement demandées par le RGF. Une brève analyse de ces situations ne nous laisse faire aucun constat hormis l'état des Comptes d'Imputation Provisoire et de Régularisation (CIPR) présenté dans le tableau n°1 en Annexe 4.

Par ailleurs, à la demande du RF et sur instruction de la DGTCP, dans le but de la reddition du compte de gestion de 2006, des situations sont produites par rapport à ces comptes.

Tableau n°2: Synthèse des situations produites

Com
ptes

Solde au 01/01/2006

Mouvement de l'année

Solde au 31/12/2006

Débiteur

Créditeur

Débit

Crédit

Débiteur

Créditeur

475.1

-

6072878

56760110

83158608

-

32471376

476.1

-

128529045

1911690195

2603136491

703707

820679048

Source : Situations produites par le RF et les RP

La situation de ces différentes statistiques nous laisse percevoir une disparité entre les résultats. De façon concrète, selon la balance des comptes, le solde du compte 475.1 au 31/12/06 est de 506.910.294 tandis que la situation produite reflète un solde de 32.471.376 ; en ce qui concerne le compte 476.1, la balance dégage un solde de 889.990.123 tandis que les situations produites nous montrent un solde de 820.679.048. Au niveau de la Balance, le compte 471 .1 dégage un solde débiteur de 58 317 334 en fin de gestion 2006 mais ce solde n'existe plus dans la balance d'entrée de 2007. Il en de même pour le compte 476.1 dont le solde à la fin de chacune des périodes n'est pas égal au solde au début de la période suivante. Quant au compte 474.1, il dégage un solde débiteur de 47.597.579 au 2ème trimestre 2008. On remarque aussi que tous ces comptes dégagent au cours de ces trois (03) années un solde en fin de gestion dans les livres de la RF, une signification d'une non régularisation totale des opérations

décrites par ces comptes. Cet état de chose reflète la situation d'un suivi non rigoureux des Comptes d'Imputation Provisoire et de Régularisation (CIPR) (faiblesse).

2- ) Inventaire des éléments de l'Etat des lieux

a-) Inventaire des atouts (forces et opportunités)

1. manifestation de l'autorité administrative ;

2. suivi rigoureux de la procédure de paiement des dépenses publiques ;

3. bon outil de sécurisation des valeurs inactives ;

4. bon suivi du mouvement des valeurs inactives ;

5. suivi rigoureux des dépenses de la commune des Aguégués;

6. utilisation d'un progiciel de traitement des données comptables ;

7. organisation rationnelle des activités à la Division Comptabilité

b-) Inventaire des problèmes (faiblesses et menaces)

1. manque de personnel au secrétariat ;

2. simplification de la procédure de correction des bulletins de pension erronés ;

3. inefficacité de la procédure de paiement des pensionnés ;

4. inadéquation entre la dénomination de la Division Collectivité Locale et ses Activités ;

5. absence de ligne téléphonique au niveau de certains postes comptables ;

6. maîtrise insuffisante des procédures de comptabilisation des opérations;

7. impossibilité de rectifier les écritures comptables clôturées dans le progiciel Aster ;

8. persistance d'un léger retard dans le traitement et la transmission des comptabilités décadaires ;

9. inexistence de groupes électrogènes ;

10. suivi non rigoureux des CIPR.

Section 2 : Du ciblage de la problématique de l'amélioration de la tenue de comptabilité de l'Etat aux séquences de résolution de la problématique spécifiée

Dans cette section, nous procéderons d'abord au ciblage et à la spécification de la problématique puis à l'énumération des séquences de résolution de la problématique spécifiée.

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"Le doute est le commencement de la sagesse"   Aristote