Modélisation de la gestion de vente d'une entreprise ayant plusieurs succursales, cas de la société Kotecha Bukavu (RDC)

II.2.4. Présentation du circuit d'informations dans la S.K.

a. Notion du circuit de l'information

Le circuit de l'information est un itinéraire que suivent les informations dans le système informatique. Il devait être bien étudié à partir du poste de travail afin d'éviter toutes distorsions des informations ou encore d'éviter leur déformation.^18(*)

Objectif

Comme toute autre analyse, celle-ci a pour objectif :

· D'identifier les éléments du problème ;

· D'examiner la circulation des informations

· De concevoir le diagramme de flux de l'information à l'intérieur de l'entreprise

· D'étudier le circuit de circulation de l'information

Pour avoir des informations précises et fiables, il faut à tout prix consulter les documents qui doivent être appréciés ; on parle soit des documents d'entrée (bon de commande, ...) ou document de sortie (facture, bon de retrait, ...) du fait que chacun d'eux possède une information particulière.^19(*)

Le circuit de l'information est caractérisé par :

- Les flux d'entrée d'information

- Les individus ou services

- Les informations échangées des flux de l'information

- Des flux de sorties des informations.

b. Symboles utilisés

: Client

: Document en un seul exemplaire

: Document en plusieurs exemplaires

: Envoi d'une information

: Archivage d'un document

: Marchandises

c. Schéma du circuit de l'information

CLIENT	RECEPTION	DEPOT	MAGASIN	CAISSE	CHEF SUCCURSALE
	Le réceptionniste enregistre la marchandise arrivée.	Arrivée de la marchandise venant du fournisseur dans le dépôt	Le magasinier retire la marchandise du dépôt pour la Disponibiliser à la vente		Le chef de la succursale enregistre le mouvement de l'entrée et archive le document.
Le client va à la S.K. pour l'achat	Le client se présente à la réception et fait bon de commande		Le magasinier livre la marchandise au client conformément à la commande	Le client se présente à la caisse pour payer sa facture
	Le réceptionniste enregistre le bon de commande et l'archive pour évaluation ultérieure.	Le chef du dépôt enregistre le décaissement de la marchandise dans son livre et envoie une copie au magasinier	Le magasinier enregistre aussi le mouvement et archive le document	La caisse classe le document venant du magasin pour vérification ultérieure	Le Chef de la succursale classe et archive les documents pour rapport et évaluation ultérieure

II.2.5. Appréciation et critique de l'Existant

A. Critique des moyens matériels et organisationnels

La Société Kotecha, connaît certes d'énormes difficultés en son service vente, dans le traitement des informations, ces difficultés se caractérisent, comme nous l'avions constaté dans l'analyse de son système d'information existant, par un traitement totalement manuel des informations causé par l'absence des matériels informatiques.

Nous en citerons quelques unes :

- Techniquement : le manque de matériel informatique dans le service vente de la S.K. cause un retard dans la circulation des informations et de ce fait, ce service n'est pas automatisé.

- Quantité et qualité d'information : une lourdeur des tâches dans la recherche et la manipulation manuelle des données. Etablir un relevé de vente, dégager son solde est une opération lourde qui nécessite des travaux manuels ; encore que le résultat contient souvent des erreurs de calcul. Une élasticité de travail due notamment à cette lourdeur quand il faut mettre à jour un état de stock de la marchandise non livrée, des ventes journalières et/ou hebdomadaires, une redondance des données non justifiées en ce sens que les clients sont identifié par leur nom, le transfert par leur date d'achat, ...

- Prise de décision : imprécision et impartialité dans la prise de décision car il y a trop de données à traiter manuellement, insatisfaction des clients par les réclamations quotidiennes auprès du service vente sur tout pour les calculs des produits divers.

- Organisation : l'entreprise ne met pas un accent approfondi sur la gestion des clients. Elle se contente de les enregistrer sans faire un suivi systématique d'après les ventes et, prendre tous les éléments nécessaires à l'identification d'un client en vue d'une bonne relation et parfois d'octroyer même une remise ou une ristourne.

De toutes les façons sans compter le domaine informatique la S.K. possède de bons matériels pour son fonctionnement, la S.K. détient des équipements complets : les immeubles, les matériels roulants, les mobiliers, ...

B. Critique des documents

Dans le cadre d'utilisations des documents, la S.K utilise des documents complets pour sa gestion manuelle, dans ce point de vue nous n'aurons pas à donner les points négatifs sur l'utilisation des documents. De notre part nous avons pu constater que la S.K. a bien structuré ses documents, des toutes les façons nous pouvons leur augmenter une idée selon laquelle, la SK doit concevoir un document qui va gérer toute sa clientèle avant d'appliquer la méthode informatique que nous allons leur proposer.

C. Critique de moyen humain

En ce qui concerne les ressources humaines, la S.K. possède un personnel très qualifié dans le domaine de gestion, nous avons constaté qu'il y a même des experts expatriés qui viennent consolider le système de gestion de la S.K.

D'une façon ou d'une autre, la S.K. n'a pas de personnel qualifié dans le domaine informatique, le département informatique de la S.K. n'a que des apprentis dans le domaine, presque tout le monde est ignorant de la cette science, nous avons rencontré des bricoleurs et des agents de saisie des facturiers dans la base des données.

Eu égard à toutes les difficultés et insuffisances rencontrées dans le système existant du service de vente de la S.K., nous trouvons utile de concevoir un nouveau système informatique futur qui pourra répondre efficacement et de façons rentable, à toutes les demandes et les tâches dans le système informatique. Ainsi nous mettrons en place un système fiable qui conviendra pour renforcer la gestion de vente en envoyant des rapports automatiquement au Bureau central.

* ¹⁸ CUBAKA KIRIZA, Procédure de vente au sein de la Société Kotecha, TFC, inédit, 2008-2009, IG, ISP/BUKAVU

* ¹⁹ CUBAKA KIRIZA, Op. cit., p. 29