Modélisation de la gestion de vente d'une entreprise ayant plusieurs succursales, cas de la société Kotecha Bukavu (RDC)

II.2.4. DOCUMENTS UTILISES

FACTURE N° .....................

N° REF	QUANTITE		ARTICLES		P. UNIT	P. TOTAL
Fact		Emballé par	Contrôlé par	Caisse par

SOCIETE KOTECHA SPRL

NIF : A0801755 NRC 0158, Bukavu

Bukavu BP 1995, GOMA, UVIRA

Source : S.K. : Facture

Cahier de non livres

Date	Nom client		N° facture		Quantité	Article

SOCIETE KOTECHA SPRL

NIF : A0801755 NRC 0158, Bukavu

Bukavu BP 1995, GOMA, UVIRA

Source : Document Société KOTECHA : Cahier de non livrés

CARNET DE STOCK

N°f

Article

Stock matin

Transfer

Total

Non livré

Non livré restant

Non livré sortie

Total généra

Cash

Crédit

Stock soir

Stock info

SOCIETE KOTECHA SPRL

NIF : A0801755 NRC 0158, Bukavu

Bukavu BP 1995, GOMA, UVIRA

Source : Document Société KOTECHA : Carnet de Stock

La société KOTECHA, utilise plusieurs documents, les autres documents ne nous ont pas été livrés suite au temps impartis et tout le monde était pris dans la société jusqu'à tel point qu'ils n'ont pas eu le temps de s'occuper de nous.

La société KOTECHA utilise des documents dans le service de vente de deux manières :

v Dans le service dépôt, nous avons distingué les documents d'entrée et les documents de sortie ci-après :

a. Les documents d'entrée

Dans cette catégorie, nous distinguons le rapport de réception sur achat et le rapport de réception sur envoi :

· Le rapport de réception sur achat est établi quand la marchandise arrive pour la première fois dans la société en provenance d'un fournisseur.

· Le deuxième rapport est établi quand les marchandises proviennent d'une succursale à destination d'une autre succursale

b. Les Documents de sortie :

Ils sont constitués par :

- Le bon de transfert : c'est ce qui facilite l'envoi des marchandises du dépôt vers le magasin. Il détermine les mouvements de stock du dépôt et celui de magasin. Lors de son établissement, le stock du dépôt diminue et le stock du magasin augmente.

- La note d'envoi : c'est un document par lequel une succursale expédie la marchandise vers une autre succursale. On constate la diminution dans le stock du dépôt et augmentation dans le stock de transit ;

- Le bon de charge : c'est un document qui constate une sortie irrégulière telle que la perte, le vol, l'incendie, la péremption, ...

v Au magasin, nous avons aussi trouvé certains documents d'entrée et de sortie :

a. Les documents d'entrée :

- Facture retour : ce document est établi et classé lorsque la marchandise est retournée au magasin ou quand la facture est annulée ou bien lorsqu'il y a excédent (sur différence) d'inventaires.

b. Les documents de sortie

- Facture cash : lors de la vente et du versement total de la somme due. Le circuit du paiement des factures cash comporte trois étapes essentielles :

1^ère étape : Le contrôle arithmétique de la facture par le caissier principal. La facture cash est établie en deux exemplaires : blanc et jaune. La souche bleue reste dans le carnet.

2^e étape : Le transfert de la dite facture au caissier adjoint pour approbation. A cette étape, la facture est scellée. L'original est remise au client et une copie est envoyée au rayon pour préparer la livraison des marchandises.

3^e étape : Envoi d'un autre exemplaire à la comptabilité pour saisie à l'ordinateur puis pour le classement.

- Facture crédit : Elle est établie pour une catégorie des clients reconnus par le PDG de la Société KOTECHA. Avant son établissement, le client passe sa commande et la dépose auprès du chef de succursale pour approbation. Cette facture est établie en trois exemplaires : un exemplaire au client, un autre à la comptabilité et un autre à la caisse.

- Bon de charge : le bon de charge est établi en cas de reconditionnement, de péremption, de vol, de perte ou manquant.