4.3. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
4.3.1. Organigramme du projet
Assemblée générale
Conseil d'administration
Direction des programmes et gestion
du personnel
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Audit
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Secrétaire comptable
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Charroi-
automobile,
logistique
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Service de crédit
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Service d'auto -
capacitation
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Service
d'animation et
d'organisation
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Service
d'autofinanceme
nt
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Sentinelle
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4.3.2. FONCTIONNEMENT ET RESPONSABILITES
1. L'assemblée Générale
Elle est constituée des ménages
bénéficiaires, les partenaires au projet, le service technique
(auditeurs) et les bailleurs de fond. Elle est l'organe supérieur et
réunit tous les membres de la banque. Elle siège en ordinaire
deux fois par an et extraordinairement quand le cas l'exige, ce cas doit
être d'extrême urgence.
Cet organe a pour rôles :
· Concevoir les politiques et stratégies de la
banque ;
· Examiner les adhésions et sorties des membres ;
· Examiner et approuver l'ouverture des succursales ;
· Evaluer les actions de la banque ;
· Proposer des stratégies pour le bon cheminement de
l'institution.
2. Audit ou corps d'experts
Cette instance est à la fois interne et externe
à la banque et n'est pas directement liée à la banque.
Elle n'intervient seulement que quand il y'a nécessité de faire
un audit. Cet audit est essentiellement une évaluation des
activités de la banque, le niveau d'atteinte des objectifs et relever
les écarts préalables par des propositions concrètes
à suivre dans les prochains jours. A l'externe on a des experts,
extérieurs à la banque qui viennent réaliser cet audit. On
peut aussi organiser un audit mixte intégrant à la fois auditeurs
internes et externes (experts).
3. Le conseil d'administration
Cet organe découle de l'assemblée
générale ; il est l'organe qui exécute les
décisions de cette assemblée et suit avec attention toutes les
actions de la banque. Il se réunit trimestriellement et est
constitué de 5 personnes dont le président et son
vice-président, le rapporteur et 2 conseillers. Les bailleurs de fonds
peuvent quand ils le veulent (surtout en cas de nécessité) bien
entendu participer dans les réunions du conseil d'administration.
4. La direction des programmes
Elle est dirigée par un chargé de programme de
niveau A0 en sciences sociales mais un TDC de préférence. C'est
l'organe d'analyse et des propositions des programmes de la banque. Le
chargé des programmes est celui qui fait les études de la
durabilité de l'institution par des enquêtes internes et externes
à la banque. Il évalue le niveau d'atteinte des objectifs
proposés, des nouvelles stratégies de gestion de l'institution et
des demandeurs, il développe et encourage l'initiative des membres de la
banque surtout en matière de gestion. Au-delà de toutes ses
attributions de gestion de l'institution, il gère aussi le personnel.
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5. Secrétaire comptable
Aura à sa tête un cadre avec un diplôme
d'étude supérieur de préférence celui de licence en
sciences économiques ou autres sciences similaires. Il aura pour
tâches essentielles :
· Elaborer à l'ordinateur les procès-verbaux
des réunions, les rapports administratifs ;
· Tenir la correspondance, les archives et, faire le
classement ;
· Participer aux réunions d'évaluation ;
· Présenter à la fin d'une
échéance le rapport des mouvements (liés au flux financier
de la banque).
6. Le service clientèle et
d'épargne
Constitué de 4 agents possédant respectivement
un diplôme en sciences économiques ou en sciences de gestion. Ce
service travaille conjointement avec la comptabilité et les agents de
crédits. Ils ne recevront toute personne désireuse
d'épargner son argent au sein de la banque. Il reçoit, renseigne
et oriente les clients. Il donne des renseignements sur la politique
d'adhésion, le processus à amorcer lors de la demande d'un
crédit, celui de remboursement du crédit contracté,
etc.
7. Service d'auto financement
Chapeauté par un responsable chef de service qui
identifie, accueille et encadre les bénéficiaires qui veulent ou
qui émettent le désir d'amorcer une activité privée
mais sur base du crédit qu'ils prendront auprès de la banque.
L'octroi du crédit à cette catégorie sera fonction de
leurs aptitudes d'entreprenariat et la disposition qu'ils ont pour fructifier
le crédit qui leur sera donné afin d'améliorer leurs
conditions de vie. Après l'entretien et ayant pris engagement des
dispositions requises avec le responsable de ce service, le
désireux/demandeur est envoyé au responsable du service de
crédit pour les modalités d'octroi. Le responsable de ce service
fait rapport au chargé des programmes de la banque.
8. Service d'animation et organisation
C'est un service moteur car il organisera
périodiquement des animations et des séances de sensibilisation
pour ceux-là qui n'ont toujours pas adhérés à la
banque. Ce service aura 5 techniciens en développement communautaire de
niveau A1 et/ou des licenciés en marketing qui maîtrise
valablement les approches d'animation et d'organisation des groupes ; ils
doivent aussi être en mesure d'évaluer les besoins et les
intentions des consommateurs pour permettre à la banque
d'élaborer des nouvelles stratégies pour assurer sa
compétitivité. Il organisera des campagnes de sensibilisation et
de conscientisation dans différents coins de la ville. Ce service est en
quelque sorte un service de marketing de la banque.
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9. Service de capacitation
Ce service est similaire au service d'animation mais ici
c'est une animation interne surtout en matière de gestion et ne concerne
que les membres adhérents à la banque. Les sensibilisations ici
porteront essentiellement sur la matière de gestion du crédit et
la promotion de son activité (activité du
bénéficiaire). La capacitation en gestion ne concernera pas
seulement les bénéficiaires du projet elle concerne bien aussi
les agents (staff) de la banque ; c'est ici où nous porterons beaucoup
plus d'attention en développant des mécanismes/stratégies
de durabilité de l'institution qui seront mis à la disposition
des agents et pour lesquels (les) un respect scrupuleux sera observé. Le
responsable de service devra avoir un diplôme de licence en gestion des
institutions financières.
10. Service de crédit
Ayant en son sein 4 membres ou agents de crédit avec
un niveau de licence en sciences économiques ou toute autre science
similaire qui serviront les agents lors des retraits et dépôts.
Ils prendront soin d'enregistrer les mouvements journaliers et faire un rapport
au chef de service qui à son tour fera rapport au secrétaire
comptable.
11. Les chauffeurs
Assurent le transport des agents lors des diverses courses de
service. Ils devront bien tenir les outils de gestion du matériel mis
à leur disposition (Carnet de bord ou log book véhicule). Devront
être des techniciens qualifiés en mécanique automobile de
niveau A3 ou A2, ils seront au nombre de 3.
12. Les Huissiers et les sentinelles
Seront au nombre de 4 dont 2 huissiers et 2 sentinelles. Seront
détenteur d'au
moins un diplôme et de préférence celui de
6ème année secondaire (D6 ou A2). Ils sont
chargés de réaliser les tâches suivantes :
- Propreté de la maison et de la clôture ;
- Propreté des installations hygiéniques ;
- Garder des outils et matériels divers ;
- Garder le bâtiment du projet et de tout son dû.
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