5.2. Réalisation de projet pilote
Cette sous-étape a pour objet de tester le
processus de numérisation, l'équipe engagée dans le
projet, le Logiciel acquis, la résolution et le format de conservation
des images, l'affichage des résultats, le traitement des images, l'ajout
des métadonnées, la conception des copies de sauvegarde, le
rythme de travail, etc.
La réalisation de cette phase pilote nous a
permis de travailler sur cinquante (50) textes officiels. Ce qui nous a permis
de maitriser les différentes fonctionnalités du Logiciel de
gestion « EMERAUDE », le scanner de production Hp Scanjet 5590 et de
régler la qualité des images.
58
C'est cette sous-étape qui nous a permis de
savoir que notre équipe composée de deux (2) archivistes pouvait
numériser, traiter et mettre en ligne en moyenne quatre (40) textes
officiels par jour, ce qui nous conduirait à soixante (60) jours
ouvrables pour l'ensembles des 2500 textes officiels
préparés.
5.3. Numérisation des documents
En exécutant cette sous-étape, l'on
doit s'assurer que les règles d'accès et de
sécurité sont respectées et que les originaux des
documents sont manipuler avec le plus grand soin afin d'éviter leur
dégradation.
Dans la conduite de notre projet, c'est la meilleure
photocopie des documents fragiles qui étaient numérisée
à la place du document source pour éviter leur dégradation
au contact du scanner.
5.4. Contrôle de la quantité et de la
qualité du document numérisé
Au cours des différentes phases de la
numérisation des documents et avant de détruire les documents
originaux, il est toujours indispensable de contrôler la quantité
et la qualité des documents numérisés.
Le contrôle de la qualité des documents
numérisés consiste à s'assurer que tout le document ou
toutes les pages des documents ont été
numérisées.
Dans le cadre de notre projet, avant de
numériser chaque texte officiel, nous le décrivons à
l'aide d'une fiche d'analyse sur laquelle nous indiquons le nombre de page du
document à numériser. Cette disposition vise à informer
l'agent chargé de la numérisation sur le volume du document
à dématérialiser.
Le contrôle de la qualité de documents
numérisés quant à lui, consiste à vérifier
l'intégrité de leur contenu. En effet, il faut s'assurer que le
texte, les phrases, les images et les illustrations sont bien visibles et
lisibles, et ne sont coupées par endroit. Au contrôle de
qualité s'ajoute le contrôle de la qualité de reproduction
: luminosité, couleur, contraste, etc.
En somme, le contrôle de la qualité
s'intéresse à la fois à l'intégrité du
contenu du document et à la qualité de sa reproduction. Cette
qualité de production se perd dans les conditions suivantes
:
«
· Perte de détails dans les points
d'ombre et dans les éléments éclairés
;
· Apparition d'artéfacts d'acquisition
ou de compression (bruit, pixellisation) ;
· Variations dans l'équilibre des
teintes ;
· Sous-exposition ou surexposition des images
;
· Images floues, mal orientées ou mal
découpées ;
· 59
Erreurs de mode (exemple : photographie couleur
transformée en photo noir et blanc)
»18.
Dans notre projet, nous avons veillé au respect
des deux critères supra.
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