6. Circuits de numérisation, de sauvegarde et de
diffusion des documents numériques
Le circuit de numérisation, de sauvegarde et de
diffusion des données numériques est le suivant :
· sélection des documents ;
· numérisation ou
dématérialisation des documents ;
· conversion des fichiers au format PDF, JPEG, TIFF
;
· enregistrement dans la base SYGED-IGEN
;
· sauvegarde des données sur le serveur de
diffusion ;
· diffusion ou communication des données par
: impression ; Internet; CD ; Clé USB
1
2
JPEG
TIFF
4
3
TIFF
JPEG
6
5
7
Figure 18 : Circuits de numérisation, de
sauvegarde et de diffusion des documents
Légende :
: Circuit de numérisation et de diffusion des
données par la Base de données locale SYGED-IGEN
: Circuit de numérisation, de sauvegarde et de
diffusion des données par le Serveur « EMERAUDE »
1 : Epi contenant les documents à
numériser
2 : Scanner de production Hp Scanjet 5590
3 : Base de données « SYGED-IGEN
»
4 : Logiciel GED « EMERAUDE »
5 : Modalités de diffusion des données via
la Base de données « SYGED-IGEN »
6 : Serveur de diffusion « EMERAUDE »
sécurisé
7 : Diffusion des données sur le web à
partir du Serveur « EMERAUDE »
Les opérations de numérisation sont
effectuées par le personnel du Service des Archives et de la
Documentation de l'Inspection Générale du MENET. Le cadre de
classement des archives a été élaboré par le SAD.
Le paramétrage du Logiciel EMERAUDE a été l'Suvre des
informaticiens du fournisseur en
18 Direction
générale des archives. - La numérisation des documents :
Méthodes et recommandations, Bibliothèque et Archives nationales
: Québec, 2012, P.18
60
collaboration avec le service informatique de
l'IGENET. Pour la mise en ligne des données, le SAD dispose un espace
sur le serveur de l'IGENET.
7. Modalités d'accès et de diffusion
Comme le montre le point précédent,
l'accès aux documents numérisés est hautement
sécurisé. Pour se faire, chaque utilisateur doit avoir un
identifiant (login) et un mot de passe (Password). Les administrateurs quant
à eux, disposent d'un droit d'accès qui leur permet de modifier,
d'imputer, de répondre et rechercher des informations.
Le fonds numérisé est accessible par
Internet à l'adresse publique:
http://41.207.214.227/tablette_emeraude/default.aspx?id_connect=0
Les recherches se font par la nature et
l'intitulé du document puis par mot-clé ou par
texte intégral.
Les figures 19, 20 et 21 illustrent les
différentes pages d'accès de la Base locale SYGED-IGENET et du
Logiciel EMERAUDE.
Figure 19 :Menu des formulaires de saisie dans la
Base SYGED-IGENET
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Figure 20: Opération de recherches d'un
document dans la Base SYGED- IGENET
Figure 21 : Visualisation du résultat dans
la Base SYGED- IGENET
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