Numérisation des archives de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique.

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II. CONTRAINTES DU PROJET DE NUMÉRISATION

La numérisation des documents a des contraintes archivistiques et des juridiques à respecter.

1. Contraintes archivistiques et cadre juridique

1.1. Intégrité et valeur juridique des documents numériques19

Un document possède une valeur juridique s'il est susceptible de :

· produire des effets juridiques ;

· d'être admis en preuve devant un tribunal ou devant un arbitre pour valoir un droit. Ainsi, pour qu'un document numérisé ait la même valeur juridique que le document source analogique, l'intégrité de celui-ci doit être assurée. Cette intégrité du document, élément qui constitue le fondement de sa valeur juridique, est maintenue lorsqu'on peut vérifier que :

· l'information est intégrale et n'a pas été altérée ;

· le support de l'information assure stabilité et pérennité à celle-ci.

La notion d'intégrité telle que définie par la Loi québécoise concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI), est aussi associée à la nécessité d'appliquer des mesures de sécurité lors du processus de transfert. Cette Loi précise que, lors du transfert d'information d'un support vers un autre, l'intégrité du document est maintenue, même en présence de différences touchant :

· l'emmagasinage et la présentation de l'information ;

· l'information sur le support ou la sécurité ;

· la pagination ;

· le caractère tangible ou intangible des pages ;

· le format des pages ;

· la présentation recto seulement ou recto-verso ;

· l'accessibilité partielle ou totale des pages ;

· le repérage séquentiel ou thématique de l'information²⁰.

De plus, afin de pouvoir facilement démontrer l'intégrité du document numérisé, il faut s'assurer que le support utilisé pour la conservation offre une garantie de stabilité et de pérennité adéquate suivant les normes en vigueur. Par ailleurs, il faut noter que le choix d'un support ou d'une technologie pour consigner de l'information est libre. Par conséquent, le support et la technologie utilisée n'ont pas d'incidence sur la valeur juridique du document.

¹⁹ Loi Québécoise concernant le cadre juridique des technologies de l'information (L.R.Q. c. C-1, art. 5, 6, 9, 10, 12, 14 et 68).

²⁰ Bibliothèque et Archives nationale du Québec.-La numérisation des documents : Méthodes et recommandations, version revue et corrigées, Mai 2012, P.6

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En prenant en compte tout ce qui précède, il est important de mettre en oeuvre des mesures de sécurité afin de maintenir l'intégrité du document numérisé pendant tout son cycle de vie.