1.2. Documentation du processus de
numérisation21
Pour assurer l'intégrité et la valeur
juridique d'un document résultant d'un transfert de support, il est
obligatoire de documenter le processus de numérisation. La documentation
exigée par la LCCJTI doit comprendre au minimum : (i) le format du
document source ;(ii) le procédé de transfert utilisé ;
(iii) les garanties offertes par le procédé de
numérisation quant à la préservation de
l'intégrité des documents. Elle doit être conservée
durant tout le cycle de vie du document numérisé, car elle
constitue la seule preuve attestant les mesures prises pour assurer
l'intégrité des documents. Il est donc essentiel d'assurer un
lien entre les documents numérisés et la documentation du
processus de numérisation.
La documentation du processus de numérisation
peut être jointe au document résultant du transfert à ses
éléments structurants ou à son support. Elle peut prendre
plusieurs formes selon le contexte, la fréquence et les objectifs
poursuivis par la numérisation. Elle peut par exemple, prendre la forme
d'une déclaration de numérisation regroupant des renseignements
de documentation ou celle d'une procédure de numérisation
complétée par une série de métadonnées ou
par des fichiers de compilation. La première s'avère plus
appropriée a une opération de numérisation de
séries homogènes et définie dans le temps, alors que la
seconde est plus appropriée pour de la numérisation à la
pièce et par de multiples utilisateurs ou pour un organisme qui se dote
d'un service permanent de numérisation. Ces deux méthodes peuvent
être simultanément en usage dans un organisme, selon les besoins.
Par exemple, il sera plus simple pour un utilisateur qui numérise un
document par jour de lui ajouter les données de contexte comme
métadonnées alors que, pour un utilisateur qui numérise
plusieurs documents en série, il pourrait être plus simple de
recourir à un fichier de numérisation.
1.3. Destruction des documents sources22
A la suite de la numérisation des documents
sources, il est possible de les détruire ou de les conserver. Pour
s'assurer que la destruction des documents sources soit faite de façon
sécuritaire, il faut mettre en oeuvre une politique de destruction des
documents contenant des renseignements confidentiels et d'en surveiller
l'application, d'élaborer des procédures de destruction et de
définir les responsabilités. De plus, il faut créer un
registre indiquant la date, le procédé utilisé, le nom
de
21 Loi concernant le cadre juridique des
technologies de l'information (L.R.Q, c.C-1.1, art.17).
22 Loi sur les archives (L.R.Q., c.A-21,
art.18) et Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information
(LRQ, c.C-1.1, art.20 et 69).
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la personne ou du tiers responsable de la destruction,
le lieu de la destruction et le nom de la personne responsable du transport des
documents.
Certains documents sources peuvent être
conservés après leur numérisation si leur support
d'origine possède une valeur archivistique, historique ou patrimoniale.
Il convient donc d'être prudent avant de détruire des documents
dont le support d'origine peut présenter un intérêt du
point de vue de la conservation et de la diffusion.
Pour détruire des archives inactives ayant
fait l'objet d'une numérisation, la Loi québécoise
prévoit que tout : « organisme publique doit établir et
tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les
périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents
actifs et semi-actifs et qui indiquent quels documents inactifs sont
conservés de manière permanente et lesquels sont
éliminés.»23
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