Numérisation des archives de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique.

2. Contraintes techniques

Le projet de numérisation a des exigences techniques concernant les éléments suivants qu'il faudra absolument prendre en compte. Il s'agit : des outils de numérisation, la résolution des images, les formats de conservation des fichiers ainsi que les supports de stockage et de protection des fichiers.

2.1. Outils de numérisation27

Pour réaliser un projet de numérisation, certains outils sont essentiels : ordinateur, carte graphique, écran, numériseur (scanner), Logiciel de numérisation. Pour que ces outils soient fonctionnels et permettent le bon fonctionnement de l'opération, il importe de se conformer aux exigences suivantes :

²⁷ Bibliothèque et Archives Nationales du Québec.-La numérisation des documents : méthodes et recommandations. Québec, 2012, P.20-21.

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s'assurer que les outils utilisés sont compatibles avec les diverses constituantes du processus ;

· choisir du matériel standard de qualité, largement répandu et répondant aux normes et aux objectifs établis;

· recourir à des outils de calibration tout au long de la chaîne de numérisation ;

· prévoir l'application d'un plan de mise à jour et de conversation des fichiers et apporter des améliorations à intervalles réguliers afin que l'information numérisée soit toujours accessibles ;

· s'assurer que le personnel soit formé et mettre sur pied un programme de formation ;

· s'assurer du degré de sûreté du système et des données.

2.1.1. Ordinateur

Les ordinateurs et leurs interconnexions sont au coeur de tout projet de numérisation. Pour les projets d'envergure, il faut disposer d'ordinateurs réservés uniquement au travail de numérisation. Les caractéristiques de ces ordinateurs que sont : mémoire vive, processeur, système d'exploitation, capacité de stockage et d'interfaçage, cartes incluses, qualité de disques durs, etc, doivent répondre aux exigences des applications qui seront utilisées à court et moyen terme.

Il faut aussi inventorier les périphériques et les Logiciels utiles au projet et connaître leurs caractéristiques. Il est généralement recommandé de choisir un ordinateur offrant des capacités supérieures aux besoins actuels, surtout en ce qui concerne la mémoire vive et la vitesse du processeur.

Si l'on utilise les ordinateurs déjà en place pour le projet, il est important de porter une attention particulière aux caractéristiques des logiciels et des périphériques qu'on veut acquérir. Il faut tenir compte des éléments suivants :

· le système d'exploitation ;

· la quantité de mémoire vive et la rapidité du processeur ;

· l'espace disponible ;

· les caractéristiques techniques du moniteur afin que l'affichage d'images soit de

qualité professionnelles ;

· les prises et les cartes déjà installées afin de pouvoir communiquer avec les nouveaux périphériques (exemple : disque externe 1To).

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2.1.2. Écran à haute résolution et carte vidéo

L'écran est une composante essentielle à la vérification du résultat de la numérisation de texte et d'images. Afin de réduire la fatigue oculaire du personnel chargé de la numérisation, il est important d'opter pour un moniteur de bonnes dimensions. Il faut également porter une attention particulière au réglage de résolution, au calibrage et à la propreté de l'écran.

Les caractéristiques à respecter pour assurer la qualité des images à afficher sont :

· un affichage d'au moins 24 bits (16,8 millions de couleurs) ;

· une carte vidéo dotée d'une mémoire suffisante et optimisée pour le modèle de l'écran ;

· une résolution de 19 pouces, les résolutions optimales sont de 1024x768 et 1280x1024 ;

· des possibilités de réglage de la luminosité, du contraste et des couleurs.

La qualité de l'affichage d'un écran dépend également de la performance de la carte graphique. Pour les projets d'envergure concernant les documents en couleurs, il peut s'avérer utile de se procurer une carte graphique de meilleure qualité que celle de série qui est vendue avec l'ordinateur.

2.1.3. Numériseur ou scanner

Il existe de nombreux types et modèles de numériseurs ou scanners dont il faut évaluer les caractéristiques en fonction des besoins : types et formats des documents à numériser, volume, alimentation automatique, recto verso, etc.

Il faut également prendre en compte : (i) la résolution optique en point par pouce (PPP ou DPI en anglais) ; (ii) le spectre du numériseur, qui doit pouvoir rendre toutes les couleurs du document original ; (iii) le traitement des petits formats hors norme, des formats continus, des grands formats, des copies carbone, des papiers épais, etc. ; (iv) le comptage automatique des pages ; et, (v) le cycle de vie de l'appareil et le soutien dont il a besoin.

Un seul scanner ne suffit pas toujours à répondre à l'ensemble des besoins. Selon les types de document, les formats et la fréquence d'utilisation de l'appareil, il peut être nécessaire, lorsque la numérisation se fait à l'interne, d'acquérir plus d'un numériseur.

Le tableau 26 indique les types de scanners ou numériseurs et leurs fonctionnalités.

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TYPES DE
NUMERISEURS

IMAGES	FONCTIONNALITES	Scanner à plat à bac
	Plus répandu des appareils de saisie d'image ; facile à utiliser et largement disponible ; permet de reproduire du texte et des images non transparentes ainsi que les diapositives 35 mm. Tous les scanners de ce type utilisent la même technologie soit, un capteur lumineux et une source lumineuse montés sur un bras mobile qui balaient le document immobile placé sur une plaque de verre.	Scanner avec caméra planéitaire ou appareil photo numérique
	Pour les documents reliés et les grands formats, il est possible d'utiliser un numériseur avec caméra planéitaire ou un appareil photo numérique. Dans ces deux cas, l'appareil et son support sont réglés pour ne pas endommager les documents fragiles. Les appareils photos numériques permettent de produire à faible coût des images de bonne qualité pour les formats courants, sans nécessiter des installations fixes comme les caméras planéitaires.	Scanner pour les microfiches
	Scanner numérique de bureau pour microfilms : avec le MS 350II de Canon, offrez-vous l'efficacité et les performances d'une numérisation optimale à un prix abordable. Le tout avec zoom, mise au point et fonction de rotation motorisés.
	Détection simultanée de toutes les images au cours du traitement des données ; Réduction du temps d'opération pendant la numérisation ; Le logiciel détecte automatiquement les cadres, s'adapte à la qualité d'image et corrige automatiquement la mauvaise qualité du film original ; Chargement de microfiches entièrement automatisé ; Vitesses de traitement jusqu'à 200 pages par minute ; Numérisation complète de fiches ou barre de titres (opaque et transparent) sans pertes dans l'exécution complète.
	Vitesse de numérisation de votre scanner grand format ; Résolution optique ; Format des fichiers supportés ; Compatibilité avec des imprimantes grand format.
	Le scanner de chèques Epson TM-S1000 est idéal pour le traitement des chèques dans les agences bancaires ou pour les entreprises souhaitant dématérialiser ce moyen de paiement. Ce scanner permet également la numérisation recto-verso d'autres types de petits documents

Tableau 26 : différents types de scanners

N.B : Les photos du tableau 26 ont été collectées sur les sites Internet infra: www.hp.com/fr/fr/products/scanners/product-detail.html?oid=377692 [Consulté le 13/08/2014] www.netwalkerstore.com/scanner-de-cheques-canon-imageformula-cr-5 [Consulté le 13/08/204] www.diatrace.com/Mat/Scanner A0 grand format Colortrac.html [Consulté le 13/08/2014] www.thecrowleycompany.com/scanning.../microfilm-. [Consulté le 13/08/2014]

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2.1.4. Logiciel de numérisation et de reconnaissance optique de caractère²⁸

Il est important de choisir le Logiciel de numérisation en fonction des besoins du projet de numérisation, du budget, des normes à respecter et des options offertes. La plupart des scanners sont fournis avec un Logiciel de numérisation généralement adéquat pour les besoins courants, y compris la reconnaissance optique des caractères et le traitement sommaire d'images. On peut aussi acquérir séparément des Logiciels spécialisés pour répondre à des besoins spécifiques.

Les caractéristiques à considérer lors du choix du Logiciel de numérisation sont les suivantes :

· sa fiabilité ou son degré de perfectionnement technologique ;

· sa convivialité ;

· ses possibilités d'adaptation à des besoins spécifiques ;

· les formats offerts pour l'importation et pour l'exportation : PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, etc ;

· les fonctions de traitement par lot et de macros pour des opérations répétitives ;

· les options et fiabilité du module de reconnaissance optique de caractères (OCR) ;

· l'enregistrement de l'espace de travail afin de reprendre un travail en cours ;

· les fonctions intégrées de gestion d'images ou de métadonnées ;

· le réglage de la luminosité, du contraste, des blancs, de l'échelle de gris, des couleurs et de la plage dynamique.

Les scanners sont souvent livrés avec un Logiciel permettant d'appliquer un procédé de reconnaissance optique des caractères (OCR) aux documents textuels (sauf les documents manuscrits). Si le volume de documents à traiter est important, il est bon de s'assurer que le Logiciel offre la possibilité de suggérer des corrections pour les mots qu'il n'a pas pu reconnaître en plus de pouvoir traiter les textes disposés en plusieurs colonnes.