De l'utilisation des nouvelles technologies de l'information et de la communication dans les activités des entreprises de la ville de Goma.

C. Les critères Organisationnels des Entreprises55(*)

1. Type de structure formelle

a) La structure organique ou structure formelle

La structure organique dans une entreprise est caractérisée par une répartition claire des rôles aux membres et une participation de ceux -ci aux contrôles, aux responsabilités et aux prises de décision.

Le terme organique est employé pour désigner des structures dynamiques adaptables par rapport aux structures mécaniques des organisations traditionnelles caractérisées par une stricte rigidité de division du travail parmi les membres d'une organisation constitue les deux caractéristiques les plus avancées de la hiérarchie. Cette théorie du terme organique s'exprime à travers la charte de l'organisation dénommée « Organigramme » où la place de chaque emploi est nettement définie ainsi que les relations de dépendance et de subordination entre les postes.

Les organisations bureautiques présentent une structure pyramidale ayant une seule position au sommet et au nombre croissant des positions à mesure que l'on descend vers le bas.

Stayces et Strauss décrivent les structures et les remarques qu'il y a une augmentation du nombre du personnel vers le bas de la hiérarchie accroissement des revenus vers le haut, élévation du statut vers le bas^56(*).

Toute fonction dans l'entreprise est à la fois de direction et de gestion mais plus on monte vers le sommet de la hiérarchie plus la part de la direction prédomine dans la fonction. Plus l'entreprise est grande plus la différenciation et la spécification dans la fonction de direction et de la fonction de gestion sont accusées.

L'élaboration d'une structure organique doit tenir compte des éléments ci-après : le type d'organisation, ses buts et objectifs, les motivations du personnel, les conditions et la relation du travail, le budget à allouer au travail.

b) Les modèles d'organisation

La structure organisationnelle est l'arrangement de sous-système ou sous unité d'une organisation et de la division de la main d'oeuvre qui l'accompagne en une hiérarchie de relation d'autorité. Les organisations différentes dans leur structure pour diverses raisons notamment les organisations différentes quant à leurs besoins d'échange d'information en fonction du degré d'incidence de leur tâche. Elles choisissent leur structure organisationnelle ainsi que les fonctions de traitement de l'information en conséquence. Parler des modèles d'organisation, c'est en d'autres termes relever les différents éléments qui fondent la structure organisationnelle. Il s'agit notamment de la hiérarchie d'autorité, la spécialisation, la formation et la centralisation.

Ø La hiérarchie d'autorité

La structure organisationnelle traditionnelle peut être décrite comme un ensemble des positions hiérarchiques où chaque position est associée à un pouvoir d'autorité ou le droit de commandement. L'autorité est reconnue par le contrôle qu'elle exerce sur les ressources, les récompenses et les taches et par la latitude dans la prise des décisions à leurs sujets. D'une manière générale, l'autorité est repartie selon le niveau de la hiérarchie c'est-à-dire que plus la position est élevée plus grande est son autorité.

Direction Générale

Direction du marketing

Direction de la recherche

Direction de la production

Figure : n° I.4: Hiérarchie d'autorité

Source : KISANGANI E. ABC de Management, cours inédit, G2 FSEG, ULPGL/GOMA 2012-2013

Ø La Spécialisation

Elle concerne la division du travail à l'intérieur de l'organisation. L'organisation typique se divise selon les lignes fonctionnelles (Marketing, production, comptabilité,...) qui encourage la spécialisation à l'intérieur de chaque fonction. Distinguons deux façons différentes de diviser les tâches :

La première consiste à les confier à des spécialistes possédant des vastes qualifications et compétences tandis que la seconde propose de subdiviser les taches en activités plus simples pour lesquels des non- spécialistes peuvent être formés facilement. Illustrons l'exemple de la manipulation de l'outil informatique par tous les agents de l'entreprise. Les organisations peuvent être plus ou moins spécialisées selon les produits ou les services qu'elles fournissent et aussi selon leur philosophie de gestion.

Deux raisons au moins justifient une spécialisation fonctionnelle :

· Les fonctions en présence requièrent une formation spécifique fonctionnelle et une capacité intellectuelle particulière,

· La séparation des fonctions améliore le contrôle interne parce que la conception des procédures est dissociée de leur exécution.

Ø La formation

La forme de la hiérarchie d'autorité est affectée à tous les niveaux par l'étendue des contrôles. Chaque position possède une étendue de contrôle qui se mesure par le membre de subordonnées immédiates sur le responsable d'un gestionnaire occupant cette position. Illustrons l'exemple du directeur marketing qui peut être l'un de cinq gestionnaires rendant compte au directeur général. Ce premier à son tour peut avoir directement sous ses compétences d'autres personnes. L'étendue du contrôle se limite sous la supervision directe. Une organisation peut avoir des étendues de contrôle très étroites à certains niveaux et très larges à d'autres selon la nature du travail, le degré de surveillance directe, le nombre des procédures, etc.

Ø La centralisation

Souvent, les organisations aux prises avec des domaines sensibles se réservent le droit de restreindre les échelons qui peuvent traiter un certain nombre d'informations. On arrive alors à la centralisation, celle-ci offre certains des avantages mais aussi des désavantages évidents. Illustrons l'exemple des pertes de temps et donc le blocage du processus si les domaines à contrôler sont importants.

2) Type de Structure Informelle^57(*)

A cote d'une structure formelle se développe dans beaucoup des situations une autre structure communément appelée structure informelle existe dans les entreprises. Celle-ci n'a aucun sous bassement officiel ou légal consigné dans des documents pouvant justifient sa présence ou son fonctionnement.

Bref, une structure informelle est une structure qui ne transmet pas dans la charte de l'organisation qui est l'organigramme. La présence d'une structure informelle au sein des organisations formelles est une interpellation pour les gestionnaires.

En effet, souvent les filaires formelles sont caractérisées par une certaine rigidité ne permettant pas aux individus en situation de travail de répondre de façon adéquate à un certain nombre de problèmes concrets. Devant cette difficulté, les membres d'une organisation ont tendance à recourir à des voies informelles c'est-à-dire non prescrit dans la structure de l'organisation.

Le développement des structure informelles ai sein de l'entreprise est un « couteau à double tranchant ». En effet, la structure informelle peut doubler la structure formelle et paralyser le fonctionnement du système en ce sens qu'elle méconnait l'autorité légalement établie (autorité fonctionnelle) et instaure des règles de conduite difficile à interpréter par des non-initiés ou des individus étrangers au système ; bref, une sous culture qui peut faire écraser à l'exercice harmonieux du travail.

Bien compris et bien gérées, les relations informelles devraient contribuer à l'efficacité de l'organisation. En effet, elles facilitent les communications, ce qui constitue une contribution d'autant plus précieuse que les membres sont nombreux et que l'organisation formelle est complexe. S'appuyant sur les affinités individuelles, les relations individuelles maintiennent la cohésion entre les membres. En fait, la plus grande partie du travail est tout simplement impossible sans minimum des communications informelles.

Des nombreuses études relatives à l'encadrement dans l'Enterprise ont montré que le manager préfère le circuit informel et les communications directes aux documents formels. Ils passent 65 à 80% de leur temps en contact verbaux et ils consacrent en moyenne environ 45% de temps en contact hors hiérarchie. Les informations verbales reçues en dehors des flux régalés sont riches en signification. Le gestionnaire peut lire les expressions faciales, les gestions, les mimiques, le ton de la voix et s'en servir comme sources pour rechercher une information approfondie dans certaine direction car tout est porteur de la communication^58(*).

* ⁵⁵ E. KISANGANI, ABC de Management, op.cit, p .126

* ⁵⁶G. KIMBUANI, Classification des Emploi; cours inédit L1GE, ULPGL/ GOMA, 2012 -2013

* ⁵⁷E. KISANGANI Op.cit. p.167

* ⁵⁸ G. KIMBUANI, Etude de Comportements des Acheteurs, cours inédit, ULPGL-GOMA, L1GE 2012-2013