Septième phase : l'organisation de la
diffusion des informations
Lorsque les informations sont collectées,
sélectionnées, mises en valeur et traitées, il reste
à aborder la dernière phase : la communication de ces
informations.
Cette phase apparaît comme la clé de voûte
du processus de veille stratégique car c'est la diffusion qui permet aux
dirigeants de prendre connaissance des informations afin de décider
efficacement et de déclencher les actions.
La diffusion se définit comme l'opération qui
consiste à mettre les informations élaborées lors de la
séance de création de sens à la disposition des
utilisateurs potentiels. L'animateur de la Cellule chargé de
gérer le stock des informations et des connaissances doit prendre les
mesures nécessaires pour assurer la diffusion.
Cependant, il s'agit de transformer l'information en
décisions, alors l'identification des utilisateurs, qui ne sont pas
forcément ceux occupant les fonctions supérieures dans la
hiérarchie, devient importante surtout pour éviter que les
informations perdent leur crédibilité et leur sens.
En tout cas pour NAFTAL, il y a lieu d'informer les personnes
placées aux niveaux hiérarchiques les plus hauts, pour obtenir
l'impact le plus fort. Pour cela, le rôle de l'animateur est très
important. Il doit considérer les décideurs comme des
« partenaires » de l'activité de veille
stratégique. L'animateur apparaît comme le responsable officiel,
désigné par le Président Directeur Général
de l'entreprise, il est chargé de convaincre les membres de la Cellule
et les utilisateurs, il joue également le rôle de communicateur et
de coordonnateur ce qui fait qu'il est appelé à « faire
le diffuseur » de l'information.
La fréquence de diffusion doit être assez
régulière pour donner de l'intérêt à
l'information transmise et éveiller l'attention des utilisateurs.
Quel doit être le support de diffusion ? Il est
préférable de choisir le support papier car selon les
expériences vécues sous d'autres cieux, son impact est beaucoup
plus fort que les autres moyens comme la messagerie électronique ou le
téléphone. En ce qui concerne la longueur du message, il est
conseillé de ne pas trop disserter. Au contraire il faut être
concis et ne donner que l'essentiel de l'information autrement dit il faut
communiquer toujours de façon synthétique.
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