4.4. Mise en forme du projet et proposition d'un cahier
des charges:
Il s'agit de poser les questions suivantes:
§ La solution informatique est elle techniquement possible?
Est- elle économiquement et socialement souhaitable?
§ Dans l'affirmative, quel cahier des charges
établir?
À ce stade du projet, on confirme si l'application
informatique envisagée est possible techniquement et est souhaitable
économiquement et socialement (coûts d'achat, coûts de
formation, coûts d'utilisation, coûts d'adaptation de
l'organisation, gains de gestion, tant d'un point de vue financier que d'un
point de vue social).
Dans l'affirmative, la solution est alors mise en forme dans ses
grandes lignes et soumise pour décision à l'autorité
compétente. Plusieurs scénarios peuvent être
envisagés (acquisition d'un logiciel, développement
spécifique, service bureau...). Un cahier des charges est alors
établi.
Le cahier des charges est un document dans lequel le responsable
du domaine concerné (DRH ou responsable du domaine concerné)
indique les fonctions de gestion à informatiser et précise les
conditions de réalisation. En cas d'appel d'offres, il aide à
rechercher les meilleurs partenaires.
En interne, il établit et fonde les rapports entre les
informaticiens et la direction concernée.
La structure type d'un cahier des charges reprend:
v Les attentes et le contexte du projet,
v La nature et le volume des informations à traiter
v Les objectifs généraux à atteindre (en
terme de résultats opérationnels)
v La définition des critères de performance
v définition des acteurs concernés
v L'organisation du projet en étapes
(échéancier)
v calendrier du projet
v L'enveloppe budgétaire prévisionnelle
v Les contraintes spécifiques, en particulier les
caractéristiques du système informatique existant
(matériel de base, logiciels de base, système d'exploitation,
etc.).
En cas d'appel d'offres, il convient en outre d'ajouter:
v les clauses juridiques
v les pénalités de retard
v les principaux critères de choix
v les exigences en matière de formation du personnel
v matériel de base (logiciel de base, système
d'exploitation).
4.5. Implantation de l'application retenue:
la réalisation.
Cette étape débute par une analyse fonctionnelle
de l'application.
C'est l'opération qui consiste à décomposer
logiquement le système d'information (ou une partie de celui ci) en
différents modules (ou phases) dont on décrit le fonctionnement,
les données, les résultats. Cette phase n'est pas du seul ressort
des informaticiens, car la réalisation repose sur la conversion des
règles de gestion en règles formelles, qui pourront alors
alimenter l'application informatique.
L'analyse organique élabore ensuite la structure des
programmes correspondants aux différents modules. Ces programmes sont
ensuite développés, traduits en ligne de code, en instructions
compréhensibles pour le système informatique.
À cette étape-ci, il s'agit dans un premier temps
de sélectionner la prestation la plus satisfaisante par rapport aux
exigences du cahier des charges, puis à accompagner sa mise en
oeuvre.
Selon les enjeux et l'importance du projet, le choix du
fournisseur et des produits et services est plus ou moins
élaboré, par exemple:
v Réponse à l'appel d'offres
v Démonstrations
v Visites chez des utilisateurs
v Essai sur un jeu de données de l'entreprise,
v Négociation commerciale (prix, délais, conditions
d'assistance à l'utilisateur, d'exploitation et de maintenance).
La maîtrise de la formation des utilisateurs,
fréquents ou occasionnels, directs et indirects, revêt une
importance considérable (capitale) au sein de la démarche
d'informatisation, surtout lorsqu'elle porte sur un outil dont l'utilisation
est étendue à de nombreux individus (saisie
décentralisée de variables de paie, gestion des
congés...).
En résumé, le choix des fournisseurs et de la
prestation selon les différents critères, ainsi que
l'accompagnement de la mise en oeuvre (notamment formation des utilisateurs
constituent l'objet d'analyse).
Cette étape peut se résumer (c'est de plus en plus
souvent le cas en informatique de gestion) à l'acquisition d'un logiciel
correspondant aux besoins définis et à son paramétrage.
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