2.2.3. PASSATION DE LA COMMANDE
ET SUIVI
2.2.3.1. PASSATION DE LA
COMMANDE
La passation de la commande s'effectue lorsque
le fournisseur réunit toutes les conditions qui peuvent lui permettre de
vendre un produit donné.
A la SINELAC, la commande est faite en
remplissant une série de formulaires par les Services
Généraux, en faveur d'un fournisseur local pour un ou plusieurs
produit en précisant les quantités, les prix et le délai
de livraison, si c'est possible.
Le bon de commande est établi en cinq
exemplaires à la SINELAC :
-l'original du bon de commande et le deuxième
exemplaire sont destinés au bénéficiaire ; toutes
fois, il doit joindre l'original du bon de commande à la
facture ;
-le troisième exemplaire est remis au
Département des Finances ;
-le quatrième exemplaire est gardé aux Services
Généraux ;
-le cinquième exemplaire est la souche qui reste dans
le carnet.
La commande peut également se
présenter comme une lettre par laquelle les Services
Généraux s'expriment pour commander un ou plusieurs produits chez
un fournisseur étranger sélectionné au
préalable.
Le bon de commande et la lettre de commande
doivent être rédigés avec beaucoup de soin et une grande
attention parce qu'ils constituent, après acceptation par les
fournisseurs, les contrats qui lient les parties.
Le bon de commande a la valeur d'un contrat qui
lie les deux parties. Elle doit exprimer clairement les intentions du client et
du fournisseur.
Le bon de commande est déposé
chez le fournisseur pour qu`il prépare les articles, fournitures ou
produits qui sont repris sur le bon de commande.
Pour le fournisseur étranger et lointain,
la SINELAC envoie la commande par courrier, mais pour éviter le retard,
elle préfère envoyer la commande par télécopie.
Les conditions générales d'achat
précisent les termes généraux du contrat liant le client
et le fournisseur
Dans ce cas, un exemplaire de bon de commande
sert au fournisseur comme accusé de réception, ce qui signifie
que les conditions générales d'achat de la SINELAC sont
acceptées, ce n'est qu'à ce moment-là qu'il est
précisé que le contrat est véritablement signé.
Le SINELAC évite souvent de passer une
commande par téléphone.
2.2.3.2. MARCHES ET
COMMANDES OUVERTES
Les marchés et commandes ouvertes ne sont
pas appliquées à la SINELAC.
La commande ouverte est celle qui porte sur
plusieurs articles, fournitures et produits pour lesquelles le fournisseur est
obligé de respecter certaines conditions (prix en particulier).
L'acheteur de son côté fait l'estimation des quantités
approvisionnées et des désignations précises,
périodiques ou non dans ce cadre il y aura des liaisons directes
établies entre utilisateurs et fournisseurs.
Le service d'achat ne peut intervenir qu'en cas
de litiges. A ce moment l'acheteur ne traite qu'avec les fournisseurs qui sont
capables de respecter toutes les conditions exigées.
Si c'est possible, la SINELAC peut appliquer la
commande ouverte avec les articles, fournitures et produits tels que :
HUILE DIELECTRIQUE POUR TRANSFOS DE PUISSANCE (DIEKAN 1.500 P.) ; HUILE
BAKOLA 68 ; FINASOL ; HYPOCHLORITE DE CALCIUM ; SILICAGEL ;
LUBRIFIANT...
| 
