2.2.3.3. SUIVI DE LA
COMMANDE
La SINELAC, même si le fournisseur n'a pas
renvoyé l'accusé de réception de la commande, exige une
réponse pour justifier l'accord du fournisseur.
Lorsque le fournisseur ne répond pas
vite, les Services Généraux relancent la commande. Ce n'est qu'au
moment où le fournisseur répond favorablement que la SINELAC peut
juger que la commande est acceptée par celui-ci.
Il n'est rentable et préférable
d'effectuer le suivi que pour les commandes importantes en quantité
ainsi qu'en valeur, parce que la procédure de suivi entraîne des
frais.
Lors du suivi de la commande, les Services
Généraux conservent les traces écrites pour tous les
contacts pris avec le fournisseur.
En ce qui concerne la relance de la commande,
les Services Généraux ne fixent pas la date de relance
appropriée pour une commande mais ils font le jugement et
l'appréciation sur la nature de la commande.
L'informatique est un outil efficace qui permet
de relancer automatiquement une commande.
C'est pour cette raison également que nous recommandons
à la SINELAC de procéder à l'informatisation des
achats.
Il arrive également qu'une commande soit
modifiée, pour cette raison la SINELAC informe le fournisseur en
lançant une nouvelle commande qui annule et remplace la
précédente.
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