CHAPITRE 6 : NEGOCIATIONS
La négociation peut être
définie comme une séance de discussion, d'échanges de
points de vue entre au moins deux parties, dans le but d'aboutir à un
compromis sur un sujet donné. La négociation est donc un
processus dynamique, et parfois conflictuel. Dans le cadre des projets, la
négociation vise très souvent à sécuriser les fonds
requis pour le financement de ces projets. Toutefois, il peut s'agir
également de la crédibilisation d'un projet pour lequel le
financement est disponible.
Notre projet de gestion informatisée des ressources
humaines à l'ENAM doit certainement trouver en instance un certain
nombre d'autres projets que les dirigeants se proposent de réaliser.
Or, les ressources budgétaires sont limitées.
Ainsi, la négociation pour notre cas consistera
à convaincre les dirigeants, par une stratégie appropriée,
à classer notre projet en priorité. Pour ce faire, nous nous
proposons d'axer notre stratégie autour d'un certain nombre de
facteurs.
I - LES INFORMATIONS SUR LE PROJET
Elles seront surtout relatives :
- au coût ;
- à la rentabilité financière ;
- à la rentabilité économique ;
- aux apports sociaux du projet ;
- aux avantages et inconvénients ;
- à ce qui justifie l'urgence du projet.
II - L'IDENTIFICATION DES GROUPES D'INTERET DU
PROJET
Il s'agit ici d'identifier toute personne et groupe de
personnes qui pourraient soutenir la réalisation du projet, le Centre de
Recherche et de la Documentation de l'ENAM par exemple.
III - UNE RECHERCHE DU SOUTIEN DU PROJET PAR LA
HIERARCHIE DE L'ENAM
Les canaux de communications internes de l'organisation,
formels et informels, seront utilisés pour faire remonter aux instances
de décision, les informations faisant ressortir les avantages de notre
projet par rapport aux autres et ainsi susciter leur adhésion à
la mise en oeuvre de celui-ci.
En résumé, le but ultime de la
négociation sera d'obtenir à l'intérieur de l'ENAM, les
ressources et les accords nécessaires pour mettre immédiatement
en oeuvre le projet d'informatisation de la gestion des ressources humaines de
cette entreprise.
CHAPITRE 7 : EXECUTION/SUIVI DU PROJET
La mise en oeuvre ou l'exécution du projet est la phase
au cours de laquelle les actions prévues et ordonnancées lors de
la planification sont réalisées. Normalement cette phase n'est
atteinte que si les phases précédentes ont reçu un
écho favorable de la hiérarchie. Toutefois, le caractère
dynamique du cycle de vie d'un projet, voudrait qu'il y ait constamment des
ajustements progressifs en fonction des aléas.
L'exécution du projet est la phase qui fait appel
à chacun des acteurs du projet, à des moments précis, pour
des tâches précises et pour un temps bien connu à l'avance.
C'est la phase opérationnelle qui permet à l'équipe de
projet de mettre en oeuvre le plan général et l'organisation
globale du projet.
Le suivi est la fonction qui est utilisée par le
gestionnaire (chef de projet) pour s'assurer que le projet se déroule
dans les normes de performance attendues. Cette performance va porter sur la
qualité et la quantité des matériels utilisés, la
durée requise pour les réaliser et le coût de la
réalisation.
I - MISE EN OEUVRE DU PROJET
Nous nous contenterons de présenter les
éléments essentiels à la mise en oeuvre d'un projet, les
étapes de sa réalisation et les caractéristiques du plan
de réalisation.
1°) Eléments essentiels.
- spécification claire des objectifs ;
- accord mutuel sur les objectifs ;
- élaboration concertée des stratégies et
des mesures nécessaires pour l'atteinte des objectifs ;
- clarification des rôles et affectation agrée
des responsabilités ;
- création des procédures de contrôle et
des moyens de motivation ;
- établissement des mécanismes de suivi des
activités, de rétroaction et d'adaptation.
2°) Etapes de réalisation.
- Rassemblement de l'équipe du projet ;
- Clarification des objectifs et des ressources
(matérielles et financières) ;
- Identification et classification des
activités ;
- Etablissement des procédures de routine ;
- Préparation d'un échéancier
détaillé ;
- Affectation des responsabilités ;
- Définition du système d'information de
gestion ;
- Anticipation des problèmes probables.
3°) Les caractéristiques du plan de
réalisation.
Il faut veiller à ce que le plan :
- soit axé sur des activités
spécifiques ;
- porte sur une courte période (semaine, mois,
trimestre, semestre, année) ;
- soit élaboré pour les différents
niveaux fonctionnels du projet ;
- spécifie la période ;
- indique pour chaque membre de l'équipe de projet son
plan de travail ;
- précisent les responsabilités et les
ressources requises ;
- puisse être modifié ou révisé en
cas de besoin ;
- s'insère dans le plan global ;
- indique les personnes chargées de l'exécution
des activités.
II - SUIVI DU PROJET
Ce complément de la phase d'exécution du projet
permet de contrôler les respects des délais, les coûts et
les objectifs de performance. Pour un suivi efficace, certaines mesures
préalables doivent être prises, notamment :
-l'implication de l'ensemble de l'équipe de projet dans
la phase de planification ;
-la définition des jalons mesurables ;
-la définition d'outils de communication
appropriés ;
-un bon système d'évaluation et de motivation du
personnel intervenant dans le projet.
Il convient de noter que le cycle de vie normal d'un projet
prévoit, après la phase
« Exécution/suivi », une phase d'évaluation
qui consiste à choisir quelques indicateurs qui vont témoigner de
la réussite ou de l'échec du projet :
- niveau d'atteinte des objectifs ;
- impacts du projet ;
- niveau d'efficience et d'économie atteint dans la
gestion du projet.
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