Section V : Poste de Contrôle Interne
(P.C.I.)
Les missions du contrôleur interne au sein de la
SO.B.C.A. sont celles définies par la circulaire N°10-2000 / CB du
23 Juin 2000 (voir annexe 3). Le contrôleur interne veille à
l'application des dispositions : textes OHADA, loi bancaire,
règlements fiscaux et juridiques..., qui régissent la
société et rend compte à ses organes de gestion.
Pour lui permettre de bien mener ses activités, il est
mis à sa disposition deux
(02) agents de contrôle.
Section VI : Poste d'Assistante de Direction et
d'Administration (P.A.D.A.)
En collaboration avec les responsables des
départements, ses attributions sont les suivantes :
- l'exécution des dépenses budgétaires
de fonctionnement et d'investissement ;
- la gestion du patrimoine mobilier et immobilier ;
- la gestion des dossiers du personnel ;
- la gestion de la structure du capital de la
société ;
- l'organisation matérielle des réunions du
Conseil d'Administration et des Assemblées des Actionnaires ;
Il faut noter que dans sa mission, l'assistante de direction
et d'administration se fait aider par le secrétariat de direction.
Section VII : Département Comptable et
Financier (D.C.F.)
Le responsable de département
est plus particulièrement chargé :
- d'assurer la gestion financière de la
société et des transports de fonds en toute
sécurité ;
- de contrôler quotidiennement la situation de
trésorerie et prendre toutes les dispositions qui s'imposent pour
résoudre les difficultés de trésorerie avec le concours du
Directeur Général ;
- de produire périodiquement les documents comptables
et financiers ainsi que les déclarations de la
société ;
- de veiller à l'établissement des états
de rapprochement bancaire ;
- de veiller à l'analyse des comptes ;
- de gérer la paie, les avances et acomptes du
personnel ;
- de préparer le budget annuel et autres documents
prévisionnels : bilan et comptes de résultats ;
- de s'assurer de la bonne tenue des comptes ;
- de superviser les tâches réalisées par
le chef comptable et celui du service financier. Par ailleurs, il
réaffecte les tâches à l'intérieur du
département, réoriente les travaux en cas d'insuffisance
constatée ;
- de participer à la formation des cadres et
employés de son département en animant des cours,
séminaires sur la comptabilité, les procédures, les
nouvelles activités...
- de s'assurer de la gestion administrative du
département.
Il est avec le contrôleur interne, l'interlocuteur des
contrôleurs externes de la SO.B.C.A. : commissaires aux comptes,
inspecteurs de la commission bancaire, contrôleurs des impôts...
Il a sous sa direction, le chef comptable et le chef du
service financier.
VII.1. Le chef comptable
- Il doit s'assurer que les documents comptables
obligatoires : le bilan, le compte de résultat, les diverses
déclarations à la BECEAO et aux divers organismes (impôts,
sécurité sociale...) sont émis dans les délais
requis et sont fiables aux dates d'arrêtées conformément
aux dispositions prescrites par le P.C.B. et toutes autres dispositions
légales ;
- Il supervise les travaux des différentes
sections ;
- Il exécute les mises à jour du plan de
comptes internes ;
- Il procède au contrôle des écritures
comptables : imputations ;
- Il procède à l'analyse des comptes ;
- Il veille à la préparation des
journées et leur saisie ;
- Il élabore les états de rapprochement
bancaire ;
- Il tient le tableau de bord des employeurs et organise le
dépouillement des règlements de la clientèle ;
- Il tient le Portefeuille Comptable (P.F.C.) ;
- Il est en relation directe avec :
· le service d'exploitation du Département
Informatique, Méthodes et Développement (D.I.M.D.), pour les
problèmes liés aux diverses régularisations des saisies et
aux traitements des données relevant de sa compétence ;
· les services de recouvrement pour les
vérifications et les recherches en vue des remboursements ou des
corrections éventuelles ;
· les autres services techniques pour des corrections de
données.
- Il s'assure que les archives sont soigneusement
rangées et que tous les documents justificatifs y sont effectivement
centralisés.
- Il procède à l'expression des besoins
comptables auprès des autres services ;
- Il doit participer à la formation des agents en
animant des cours et séminaires en collaboration avec le responsable du
Département Comptable et Financier ;
- Il s'assure que les inventaires sont
effectués ;
- Il effectue les détails de solde des comptes de
patrimoine ;
- Il rapproche le Portefeuille Comptable (P.F.C.) au
portefeuille physique (P.F.P.) des effets.
Pour lui permettre de bien mener ses activités, les
travaux ont été subdivisés entre trois (03)
sections qui sont:
Ø la section « comptabilité
générale »
Ø la section « gestion
clientèle »
Ø la section « caisse »
VII. 2. Le chef du service financier
- Il procède quotidiennement à
l'établissement de l'état de la trésorerie ;
- Il tient le portefeuille physique (P.F.P.) des
effets ;
- Il procède à la remise des effets et des
chèques à l'encaissement ;
- Il assure la tenue des brouillards de banques ;
- Il prépare et soumet à la signature les
différents règlements aux tiers ;
- Il procède à l'établissement des
détails extra comptables des différents comptes d'emprunts,
effets à payer, avances interbancaires et toutes autres
opérations financières nécessitant un suivi
périodique ;
- Il affecte les travaux à réaliser à
ses collaborateurs ;
- Il élabore les documents relatifs à la
mobilisation de la BCEAO.
En ce qui concerne l'organisation pratique des travaux, ils
sont subdivisés entre deux sections qui sont :
Ø une section « trésorerie »
Ø une section « portefeuille »
NB : Les chefs de section sont tenus
d'exécuter et de faire exécuter par les
agents, les travaux comptables et financiers
qui leur sont confiés.
| 
