Traitement des factures clients a règlement a l'échéance:cas des éditions Lepays

CHAPITRE IV : CRITIQUES ET SUGGESTIONS SUR LES TRAITEMENTS DES FACTURES

CLIENTS

I. Les analyses critiques........................................................................39

1. La facturation................................................................................39

2. La gestion comptable des factures clients................................40

II. Les suggestions...................................................................................40

1. La facturation................................................................................40

2. La gestion comptable des factures clients................................40

CONCLUSION GENERALE.........................................41

BIBLIOGRAPHIE........................................................43

LISTE DES ANNEXES................................................45

Je dédie ce présent rapport à :

*Mon père et ma mère pour l'amour, les conseils, les soutiens et les bénédictions qu'ils m'ont apportés.

*Mon frère jumeau, mes frères et soeurs pour leurs encouragements.

*Mes tantes, oncles, grands-parents pour leur bénédiction et leurs soutiens.

*Mes cousins et cousines pour leurs encouragements.

Tout travail intellectuel est le fruit certes, d'une recherche personnelle, mais en réalité, il résulte d'une action collective. Ainsi, la rédaction de ce rapport a été possible grâce à l'effort conjugué de certaines personnes.

Qu'il nous soit permis de remercier :

Ø Monsieur Boureima Jérémie SIGUE, Directeur Général des Editions ·Le Pays · pour nous avoir accordé un stage dans son entreprise ;

Ø Notre professeur de suivi, Monsieur Abdoulaye MAINDAR, pour ses observations instructives et son encadrement ;

Ø Monsieur Emile TASSEMBEDO, notre maître de stage pour son apport technique et ses conseils pratiques ;

Ø Messieurs SOUILLI et NABI, comptables des Editions « Le Pays » pour leur encadrement et leurs conseils ;

Ø Tout le personnel des Editions « Le Pays », pour l'accueil cordial et la franche collaboration dont il a fait montre à notre endroit durant notre période de stage ;

Ø Monsieur Gnatan Isidore KINI, Fondateur et Directeur Général de l'ISIG ;

Ø Le corps professoral de l'ISIG, pour la qualité de la formation reçue ;

Ø Messieurs les membres de jury pour l'honneur qu'ils nous font en acceptant d'évaluer les résultats du travail de recherche et de synthèse que nous avons entrepris.

Ø Tous mes amis (es), ainsi que les étudiants (es) de notre promotion.

Trouvez ici le fruit de vos contributions et l'expression de notre profonde gratitude.

Le monde contemporain, de plus en plus exigeant, nécessite pour toute émergence certain bagage intellectuel, un savoir incommensurable et diversifié. C'est dans cette optique que les études supérieures apparaissent comme un impératif pour toutes les sociétés, pour tous les hommes.

L'Institut Supérieur d'Informatique et de Gestion(ISIG) est l'une des premières écoles privées d'enseignement supérieur au Burkina Faso. Il a été créé en octobre 1992 et agréé par l'Etat burkinabè par l'arrêté N °O92-125 /ESSRS/MDCHEP/SG/DEST du 21-10-1992 et ses modifications : arrêté N°200 089/MESSRS/SG/DGESRS/CNESSP/SP du 16 mai 2003 et arrêté N°2005-244/MESSRS/CAB du 2 décembre 2005 conférant à ISIG le statut de personne morale au capital social de 50 000 000 FCFA.

L'ISIG a pour mission d'apporter une formation professionnelle et technique efficiente dans les domaines tels que la Finance Comptabilité, l'Informatique, l'Electronique et les Réseaux, le Marketing, la Communication, l'Assurance- Banque et la Secrétariat de Direction.

Avec un corps professoral de très haut niveau, des diplômes homologués par le Conseil Africain et Malgache de l'Enseignement Supérieur(CAMES), l'Institut comporte trois (0 3) cycles :

· Le premier cycle :

Il est ouvert aux titulaires du baccalauréat avec un test de niveau ou ceux ayant le niveau de Terminale avec une attestation de l'année préparatoire de l'établissement. La formation dure deux (2) ans et est sanctionnée par le Diplôme de Technicien Supérieur(DTS).

· Le deuxième et le troisième cycles :

Ces deux(2) cycles préparant aux diplômes suivants :

Ø BAC +3 : Licences professionnelles

La durée de la formation est sanctionnée par les diplômes ci-après :

ü licence professionnelle d'ingénieurs des travaux :

- option réseaux et télécom ;

- option systèmes et réseaux.

ü licence professionnelle en sciences de gestion :

- option Gestion des Ressources Humaines ;

- option Marketing ;

- option Sciences des Techniques Comptables et Financières ;

- option Finances/Banques/Assurances ;

- option Gestion des Projets ;

- option Communication d'Entreprises.

Ø BAC+5 : Masters professionnels

La durée de la formation est sanctionnée par les diplômes suivants :

ü Master Gestion des Ressources Humaines

ü Master en Marketing Stratégique et Opérationnel :

- parcours marketing/distribution ; 

- management logistique et stratégique.

ü Master en Comptabilité-Contrôle et Audit

ü Master en Finance : Analyse et Stratégies Financières

ü Master en Management et Administration des Entreprises :

- parcours innovation et intelligence économique ;

- parcours management des entreprises agro-alimentaires et non-marchand.

ü Master en Gestion des Projets

ü Master Informatique :

- option management des systèmes informatiques ;

- option Management des systèmes et des réseaux.

Ø BAC+6 : Masters recherches

La formation est sanctionnée par les diplômes ci-dessous :

ü Master Recherche en Informatique

ü Master Recherche en Sciences de Gestion :

- option management logistique et stratégique ;

- option économie, finances et affaires internationales.

L'ISIG développe des partenariats avec des grandes écoles ainsi des organisations internationales :

v A.U.F. : l'Agence Universitaire de la Francophonie, ISIG est membre titulaire ;

v Université de la Médina, Aix-M ;

v L'E.S.I.L. : Ecole Supérieure d'Ingénieurs de Luminy, Université de Marseille ;

v 3 I.L. : Ecole d'Ingénieurs de Limoges ;

v Université de Ghana Legon ;

v Université de Cape Coast au Ghana ;

v Le PNUD avec le programme des Volontaires Universitaires des Nations-Unies ;

v CRUFAOCI : Conférence des Recteurs des Universités Francophones et de l'Océan Indien, ISIG est membre ;

v CISCO Networking : ISIG en est une académie locale ;

v IT Pro de Microsoft pour la préparation des certificats Microsoft, ISIG est membre de l'académie.

NB : ISIG a adopté le système LMD (Licence, Master, Doctorat) depuis la rentrée académique 2006-2007.

Les formations offertes sont disponibles en cours du jour et soir.

L'étudiant en fin de cycle doit effectuer un stage dont la finalité est de rédiger un rapport qui sera soutenu publiquement devant un jury pour l'obtention du diplôme, et de compléter sa formation en entrant en contact avec le monde professionnel.

C'est dans ce cadre que nous avons eu l'honneur d'effectuer notre stage aux Editions· Le Pays ·.

Ces deux mois de stage nous ont permis de participer à diverses tâches dont celle portant sur le traitement des factures clients à règlement à échéance. Ce travail a retenu particulièrement notre attention, et nous avons choisi d'y mener notre étude.

AD : Attachée de Direction

Agt : Agent

AGI : Administration Générale de l'Imprimerie

AUF : Agence Universitaire de la Francophonie

BID : Business Initiative Direction

CAMES : Conseil Africain et Malgache de l'Enseignement Supérieur

Cf. : confère

CSC : Conseil Supérieur de la Communication

CIJEF : Centre d'Information des Jeunes sur l'Emploi et la Formation

DAAF/M : Direction des Affaires Administrative, Financière et Matérielle

DCC : Directeur du Contrôle et du Contentieux

DF/C : Direction Financière et Comptable

DG : Directeur Général

DGA : Directeur Général Adjoint

DPD : Direction de Publication Déléguée

DR : Direction des Rédactions

DRH : Direction des Ressources Humaines

DTS : Diplôme de Technicien Supérieur

ESIL : Ecole Supérieure d'Ingénieurs de Lumining

HT : Hors Taxe

ISIG : Institut Supérieur d'Informatique et de Gestion

LMD : Licence Master Doctorat

OHADA : Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires

PNUD : Programme des Nations Unies pour le Développement

SARL : Société A Responsabilité Limitée

SC : Service Correction

SC/M : Service Commercial et Marketing

S/Do : Service de la Documentation

Sect/A : Section Abonnement

Sect/Dist : Section Distribution

Sect/F : Section de la Facturation

Sect/M : Section Montage

Sect/Ma : Section Maquette

Sect/R : Section de la Régie

SG/R : Secrétariat Général des Rédactions

SGA/R : Secrétariat Général Adjoint des Rédactions

SM/Sto : Service du Matériel et des Stocks

STI : Service Technique de l'Imprimerie

SYSCOA : Système Comptable Ouest-Africain

TTC : Toute Taxe Comprise

TVA : Taxe sur la Valeur Ajoutée

RC : Rédacteur en Chef

RCom : Représentation Commerciale

Dans un contexte économique dominé par la mondialisation, seules les entreprises compétitives ont la chance de survivre.

La concurrence est de plus en plus rude et chaque entité doit mettre en place des outils de management adéquats pour ne pas être surpris par l'environnement en perpétuelle évolution.

C'est dans ce contexte de mondialisation qu'évoluent les entreprises burkinabè dont la plupart ont de sérieuses difficultés à s'imposer sur l'échiquier sous-régional.

Le monde de la presse au Burkina Faso dont fait partie les Editions ·Le Pays· a considérablement évolué depuis les années 1991 à la faveur de l'effervescence démocratique. Le « PAYS » est positionné comme étant l'un des meilleurs quotidiens du Burkina par la qualité du traitement de l'information et par la richesse de son contenu. En attestent les différents prix internationaux décernés ces trois dernières années par Business Initiative Direction (BID) aux Editions ·Le Pays· et par différents jurys burkinabè de Prix Galian. Cependant cette place ne doit pas amener les dirigeants à baisser « la garde », mais plutôt agir dans le sens de l'amélioration des performances de l'édition.

Pour être compétitive, toute entreprise doit être performante, c'est-à-dire meilleure que ses concurrents tant dans la stratégie que dans son organisation.

En effet, la comptabilité étant la traduction chiffrée de l'activité de l'entreprise, permet de mesurer la performance de toute société.

Aux Editions ·Le Pays·, la comptabilité basée sur le SYSCOA est un outil de gestion qui éclaire les dirigeants et permet de satisfaire des obligations vis-à-vis des tiers.

De tout ceci, il ressort que le traitement des pièces comptables dont font partie les factures clients est d'une grande importance pour asseoir une comptabilité efficace dans une entreprise.

L'établissement des factures clients et leur traitement comptable suit un long processus aux Editions ·Le Pays·.

Ainsi, quelles sont les procédures de traitement des factures clients à règlement à échéance aux Editions ·Le Pays· ?

Ces procédures permettent-elles à l'entreprise de recouvrer efficacement ses créances à échéance ?

La présente étude nous amène à répondre à ces différentes questions et elle sera organisée comme suit :

v La première partie sera consacrée à la présentation des Editions ·Le Pays·.

v La deuxième partie portera sur les procédures de traitement des factures clients à règlement à échéance : de la réception des bons de commande au règlement des clients.

Cette première partie donne la présentation des Editions ·Le Pays·. En chapitre I : les généralités sur les Editions ·Le Pays·.

Le chapitre II portera sur la structuration, le fonctionnement et l'organigramme des Editions ·Le Pays·.

Enfin, dans le chapitre III nous formulerons des critiques et des suggestions sur l'organisation et le fonctionnement des Editions ·Le Pays·.

Dans ce premier chapitre, nous présenterons brièvement l'aperçu historique, la forme juridique et le capital social, l'environnement économique, la situation actuelle du personnel des Editions ·Le Pays· ; ensuite, ses activités et les produits commercialisés.

I. PRESENTATION GENERALE

1. Historique

Les Editions ·Le Pays· est un Groupe de presse privé créé le 03 octobre 1991 par Raabo N° AN VII-61 /FP/MAT/SG/DLPAAJ. Ce groupe de presse a vu le jour sur fonds propres de son Directeur Général et Directeur de Publication, Monsieur Boureima Jérémie SIGUE, journaliste de formation. De sa création à nos jours, l'entreprise a connu d'énormes évolutions.

Sur le plan géographique, située au début à Koulouba face à la Base aérienne, la société se trouve actuellement dans ses propres locaux aux 1200 logements en face du CIJEF (Centre d'Information des Jeunes sur l'Emploi et la Formation) à quelques mètres de l'ISIG.

Editant à sa création un quotidien dénommé « LE PAYS», la société a mis sur le marché en 1996 deux journaux : l'hebdomadaire « EVASION » et le mensuel « VOTRE SANTE ».

De point de vue technique, la société a évolué de façon positive en mettant sur le marché des journaux en couleur. Elle a su aussi s'adapter à la concurrence en mettant en place une structure organisationnelle adéquate avec pour objectif l'amélioration des rendements.

2. Forme juridique et capital social

Le Groupe depuis sa création en 1991 était une entreprise individuelle. Ce n'est que le 1er août 2008 qu'il a changé sa forme juridique pour devenir une Société A Responsabilité Limité (S.A.R.L.).

Son capital est passé de un million (1 000 000) de francs CFA en 1991 à quatre- vingt dix-millions (90 000 000) de francs CFA en 2008.

3. Environnement économique

L'environnement économique des Editions ·Le Pays· est composé comme pour toute entreprise des fournisseurs, des concurrents, de l'Etat, et de la clientèle.

3.1. Les fournisseurs

Les fournisseurs du Groupe de presse sont diversifiés et répartis dans plusieurs secteurs d'activités dont les principaux sont :

Ø les fournisseurs de papier journal et ceux de papiers de bureau ;

Ø les fournisseurs de pièces de rechange et d'entretien de l'imprimerie ;

Ø les fournisseurs de matières combustibles, des fournitures non stockables (eau, électricité, autres énergies) ;

Ø etc.

3.2. Les concurrents

Le paysage de la presse écrite burkinabè a connu un extraordinaire essor à partir de 1991.Quatre quotidiens et quelques périodiques (hebdomadaires, mensuels, bimensuels) se partagent le lectorat burkinabè. Cette panoplie de presses écrites constitue la concurrence. Parmi les concurrents des Editons ·Le Pays· nous avons :

· L'Observateur Paalga : pionnier de la presse privée du Burkina Faso, il a été créé en mai 1973 par Monsieur Edouard Ouédraogo. Il compte à son actif un quotidien dénommé «Observateur Paalga » et un hebdomadaire appelé « Observateur Dimanche ».

· Sidwaya : quotidien d'Etat, il a été créé en avril 1984 et édite de nos jours trois journaux (un quotidien et deux hebdomadaires).

· L'Express du Faso : basé à Bobo, il a été créé en octobre 1998 et a sur le marché un quotidien.

Cependant, il faut noter que le paysage de la presse écrite burkinabè n'est pas composé seulement des journaux nationaux. On note l'existence de quelques journaux étrangers comme Jeune Afrique, Planète Afrique, etc.

3.3. L'Etat

Il constitue le principal régulateur des entreprises de presse par l'intermédiaire du Conseil Supérieur de la Communication (C.S.C.).De plus, l'Etat contribue à la bonne marche de ces sociétés par des subventions annuelles.

3.4. La clientèle

Elle est constituée par l'ensemble des lecteurs des différents journaux édités par le Groupe. Ils sont estimés à plus de 300 000 et se composent des particuliers, des services publics et privés disséminés sur l'ensemble du territoire. L'entreprise compte aussi une clientèle hors du pays, surtout les ambassades du Burkina Faso à l'extérieur. En plus de ces lecteurs, les annonceurs publicitaires et de couvertures médiatiques constituent les clients potentiels des Editions ·Le Pays·.

Evoluant dans un environnement concurrentiel, l'entreprise rencontre des contraintes entravant sa bonne marche. Parmi celles-ci nous pouvons souligner :

· l'absence d'une culture de lecture chez les Burkinabè ;

· le faible taux d'alphabétisation au Burkina Faso ;

· la dépendance de l'entreprise de la santé économique, financière des structures publiques et privées qui sont les principaux clients ;

· etc.

4. Situation actuelle du personnel

L'entreprise emploie une cinquantaine de personnels : quinze journalistes permanents, une dizaine de journalistes collaborateurs et des correspondants provinciaux et étrangers, trois photographes, quatre maquettistes, cinq monteurs, une dizaine d'opérateurs de saisie et de correcteurs, vingt agents de l'administration générale.

II. LES ACTIVITES DE L'ENTREPRISE ET LES PRODUITS

COMMERCIALISES

L'impression des journaux du Groupe est l'activité principale de l'entreprise.

Toutefois, une politique commerciale a été conçue pour fournir des prestations diverses dans le domaine de l'impression (confection d'affiches, des journaux d'autres entreprises de presse, tirage de mémoires ; de thèses ; des documents administratifs, etc.).

Les Editions ·Le Pays a sur le marché trois(3) produits : le quotidien « LE PAYS  », l'hebdomadaire «  EVASION »et le mensuel «  VOTRE SANTE ».

1. Le quotidien « LE PAYS » 

C'est un journal de vingt-quatre à quarante pages créé le 03 octobre 1991.Il traite de l'information générale et paraît tous les matins du lundi au vendredi ; son tirage évolue entre 6 000 et 10 000 exemplaires. Dix-sept ans après la parution de son premier numéro, le lectorat est bien satisfait de son contenu. Sa progression de vente se situe autour de 15%.

Outre la diffusion d'informations générales, « LE PAYS » est un espace publicitaire très apprécié par les annonceurs. Plus de dix pages sont régulièrement consacrées aux annonces publicitaires.

2. L'hebdomadaire «  EVASION »

« EVASION » est un journal qui traite des questions culturelles et sociales. Il a été créé le 1er juin 1996 et est régulièrement tiré entre 1 000 et 1 500 exemplaires de vingt pages tous les vendredis. Après douze ans d'existence, la progression des ventes se situe autour de 10%.

3. Le mensuel « VOTRE SANTE  »

« VOTRE SANTE » est un journal de service très spécialisé. Il a été créé le 1er juillet 1996 et traite mensuellement des questions de santé. Il est tiré entre 2 000 et 2 500 exemplaires de quarante pages. Les médecins prennent régulièrement part à son édition. La progression des ventes se situe autour de 20%.Après douze ans de vie, le journal est très sollicité par le grand public.

Dans ce chapitre, nous aborderons la structuration de l'entreprise et les attributions de chaque service, ainsi que son fonctionnement.

I. STRUCTURE ET ATTRIBUTIONS

La structuration des Editions ·Le Pays· a été arrêtée par Décision N°2008-0001/DG/DRH portant organisation de l'entreprise. Elle se compose comme suit (cf. organigramme en annexe N°1) :

v le cabinet du Directeur Général ;

v le Directeur Général Adjoint ;

v les structures administratives ;

v les structures techniques

.

1. Le cabinet du Directeur Général

Il comprend :

Ø une Attachée de Direction ;

Ø un Directeur du Contrôle et du Contentieux.

1.1. Les attributions de l'Attachée de Direction

L'Attachée de Direction est chargée de :

ü la gestion du courrier confidentiel ;

ü la gestion de l'emploi du temps du Directeur Général ;

ü la gestion des audiences du Directeur Général ;

ü la saisie du courrier du Directeur Général, des procès-verbaux de réunion et des différents projets de notes de service ;

ü la gestion du courrier administratif (enregistrement et dispatching).

1.2. Les attributions du Directeur du Contrôle et du Contentieux

Le Directeur du Contrôle et du Contentieux est chargé :

ü du contrôle et de la vérification des actes et des pièces ;

ü du contrôle et du suivi des insertions ;

ü du contrôle et du suivi de la facturation des différentes prestations ;

ü de la vérification et du suivi des rapports de ventes ;

ü du contrôle et de l'apposition du visa sur tous les actes d'ordonnancement ;

ü de la vérification de la conformité des actes de gestion ayant une incidence financière sur l'entreprise ;

ü des inspections des différentes agences et représentations ;

ü du contrôle journalier de la caisse ;

ü de la gestion des impayés ;

ü de l'établissement du récapitulatif hebdomadaire de la caisse recettes ;

ü de la gestion des contentieux.

2. Le Directeur Général Adjoint

Le Directeur Général Adjoint est directement rattaché à la Direction Générale, et a en charge :

ü d'assister et de conseiller le Directeur Général sur toutes les questions touchant à la vie de l'entreprise ;

ü d'assurer l'intérim en l'absence de celui-ci ;

ü de veiller à la signature par délégation de certains actes administratifs.

3. La Direction des Affaires Administratives, Financières et Matérielles

Elle comprend :

Ø une Direction Financière et Comptable ;

Ø un Service de la Documentation ;

Ø un Service du Matériel et des Stocks.

La Direction des Affaires Administratives, Financières et Matérielles a pour missions :

ü d'assurer l'organisation financière et comptable de l'entreprise ;

ü d'assurer le diagnostic financier et comptable de l'entreprise ;

ü de prévoir et solutionner les risques financiers encourus par l'entreprise ;

ü d'élaborer le budget prévisionnel de l'entreprise ;

ü de fournir périodiquement le bilan financier et comptable de l'entreprise ;

ü d'assurer la gestion des comptes bancaires ;

ü de planifier et d'ordonner les payements des fournisseurs ;

ü de suivre l'exécution des états financiers et comptables en y apportant des corrections ;

ü de préserver et bien gérer les documents et archives de l'entreprise ;

ü d'assurer la gestion du matériel ;

ü de présenter un rapport périodique au Directeur Général.

La Direction Financière et Comptable où nous avons effectué la grande partie de notre stage exécute la majorité des tâches de la DAAF/M. Elle a à son sein deux (2) comptables, des agents de recouvrement et le Directeur Financier et Comptable.

4. La Direction des Ressources Humaines

Cette direction a pour missions :

ü d'assurer la gestion administrative du personnel ;

ü d'assurer le traitement de tous les dossiers se rapportant à la gestion des ressources humaines ;

ü d'assurer la conservation des actes de gestion ;

ü de participer au bon fonctionnement des services ;

ü de suivre la carrière de chaque agent ;

ü d'assister le Directeur Général et son adjoint pour toutes les questions de gestion des ressources humaines.

5. L'Administration Générale de l'imprimerie

L'Administration Générale de l'Imprimerie comprend :

Ø un Service Technique de l'Imprimerie ;

Ø un Service de Correction ;

Ø une Section Maquette ;

Ø une Section Montage.

Elle travaille également en étroite collaboration avec la Direction des Rédactions.

Cette direction a pour missions :

ü d'assurer la gestion des équipes de conduite des machines ;

ü de suivre les éléments de publication en collaboration avec la Direction des Rédactions ;

ü de veiller au respect des délais de parution des journaux ;

ü de veiller au tirage qualitatif et quantitatif des journaux ;

ü de veiller à la bonne gestion du matériel de l'imprimerie et des intrants.

6. Le Service Commercial et du Marketing

Il est structuré comme suit :

Ø la Section Distribution ;

Ø la Section Régie ;

Ø la Section Abonnement ;

Ø la Section Facturation ;

Ø les Représentations Commerciales.

Le Service Commercial et du Marketing a pour missions :

ü d'assurer la promotion et la commercialisation des produits de la maison ;

ü d'anticiper les besoins du marché ;

ü de suivre le positionnement et l'évolution des différents produits de la maison ;

ü de coordonner les activités du service commercial et marketing ainsi que de la régie ;

ü de veiller à l'image de marque de l'entreprise et à la bonne présentation des annonces (design).

7. Le Service Informatique

Les attributions du Service Informatique sont les suivantes :

ü veiller à la qualité et au bon fonctionnement du matériel informatique ;

ü animer au quotidien le site de l'entreprise ;

ü effectuer au quotidien des recherches sur Internet ; pour extraire les informations dignes d'intérêt pour les différentes éditions ;

ü assurer la maintenance du matériel et des installations informatiques ;

ü centraliser les expressions des besoins informatiques et veiller à la bonne qualité des acquisitions ;

ü suivre et s'approprier les innovations technologiques.

8. Les structures de la Rédaction

Elles sont composées ainsi qu'il suit :

Ø la Direction de Publication Déléguée ;

Ø la Direction des Rédactions ;

Ø le Secrétariat Général des Rédactions ;

Ø le Secrétariat Général Adjoint ;

Ø le Rédacteur en Chef Délégué de « EVASION » ;

Ø le Rédacteur en Chef Délégué de « VOTRE SANTE».

8.1. La Direction de Publication Déléguée

Les attributions de cette direction sont :

ü représenter le Directeur de Publication au sein de la Rédaction ;

ü veiller à la présentation de la ligne éditoriale ;

ü prévenir les dérapages éthiques et déontologiques ;

ü veiller à la programmation des équipes de reportage ;

ü assurer avec le Directeur des Rédactions, l'élaboration de la UNE ;

ü appuyer le Directeur des Rédactions pour toutes les questions rédactionnelles ;

ü assurer l'intérim du Directeur des Rédactions.

8.2. La Direction des Rédactions

Les attributions de cette direction sont :

ü veiller à l'organisation de la rédaction ;

ü présider la conférence de rédaction ;

ü assurer avec le Directeur de Publication Délégué, l'élaboration de la UNE ;

ü veiller à la qualité des articles de presse dans leur forme et leur fond ;

ü assurer la gestion des espaces des différents journaux ;

ü veiller sur la qualité d'ensemble des journaux.

8.3. Le Secrétariat Général des Rédactions

Sous la responsabilité du Directeur des Rédactions, le Secrétariat Général a pour attributions :

ü veiller à la qualité rédactionnelle (forme et fond) des articles de province ;

ü assurer la rédaction des chapeaux ;

ü participer à l'élaboration de la UNE ;

ü participer à la préservation de la ligne éditoriale du quotidien « LE PAYS» ;

ü s'impliquer dans la qualité des articles du quotidien, de l'hebdomadaire et du mensuel ;

ü s'occuper des stagiaires qui lui soumettent à la fin leur rapport pour appréciation.

II. LE FONCTIONNEMENT DES EDITIONS ·LE PAYS ·

La structure fonctionnelle des Editions ·Le Pays· est subdivisée en deux (2) grandes sections : l'Administration et la Rédaction

1. L'Administration

La section Administration est composée par l'ensemble des services dont l'activité n'est pas directement liée à l'édition des journaux. Elle est dirigée par le Directeur Général et comprend : la Direction des Affaires Administratives, Financières et Matérielles, la Direction des Ressources Humaines, et le Service Commercial et du Marketing.

2. La Rédaction

Elle est supervisée par le Directeur de Publication et a pour rôle principal la fabrication des journaux. Cette fabrication suit plusieurs étapes.

Ainsi, après la conférence de rédaction qui détermine le contenu du journal du lendemain, les articles sont remis à la saisie. A la fin de la saisie les données sont transmises à la correction en vue d'éviter des fautes. A l'issue de cette étape, les écrits sont transférés dans le bureau du chef des Rédactions. Ce dernier est chargé de la gestion des articles, à l'élaboration de la UNE du journal et remet les articles aux maquettistes. Les maquettistes assurent l'agencement des écrits dans le journal. Après la partie maquette, le processus suit son traitement dans la section Montage. Sous la direction du maquettiste, le monteur enregistre les données dans le logiciel de montage et tire celles-ci sur des calques.

Ces calques sont transmis à la Reprographie. Dans ce service, ils vont subir une insolation (chauffage) pour obtenir des plaques qui sont des produits semi-finis. Ces derniers passent dans le Service Imprimerie où les rames de papiers de format (100×65) cm font l'objet d'un « cal » par le massicotier.

Ce dernier coupe les papiers selon les dimensions du journal. Les papiers découpés sont remis aux machinistes et sur lesquels seront imprimées les plaques pour obtenir des cahiers journaux.

Après ces cahiers vont faire l'objet d'encartage en vue d'ordonner les pages journaux. Une fois l'encartage terminé, les encarteurs procèdent au décompte et les journaux passent à la phase de distribution.

Cette première partie nous a permis d'avoir une vue d'ensemble des Editions ·Le Pays·.Cette prise de connaissance est primordiale pour aborder avec sérénité les autres parties de notre travail surtout celle qui suit à savoir « le traitement des factures clients à règlement à échéance ».Cependant avant d'aborder la deuxième partie de notre étude, qu'il nous soit permis de formuler des observations faites au cours de notre stage sur l'organisation et le fonctionnement de l'entreprise, puis faire quelques suggestions.

Tout jugement ou remarque s'effectue en fonction d'une échelle de valeur ou d'idéal. Tel sera le but de cette démarche qui contribuera un tant soit peu à l'amélioration du fonctionnement de l'entreprise. En effet, si tout au long de notre période de stage, nous avons relevé certains points de satisfaction, il n'en demeure pas moins que des lacunes et imperfections subsistent.

I. LES ANALYSES CRITIQUES

Nous avons pu relever au cours de notre stage quelques insuffisances qui s'articulent sur trois points.

§ L'absence d'un service de recouvrement autonome : cela entraine,

d'une part, un suivi inadéquat des créances clients et leur recouvrement, et d'autre part la lourdeur des tâches des comptables qui sont dévolues à cette responsabilité.

§ L'absence d'une politique de recouvrement appropriée : nous avons

constaté que les relances des clients ne sont faites qu'à échéance de règlement. Cela provoque des impayés considérables à échéance (environ 80% des factures clients restent impayées à cette période).

§ Le manque de fluidité de l'information pour le traitement des données

comptables entre la Comptabilité et la Caisse: nous avons remarqué par exemple la lenteur dans la transmission des pièces de caisse aux comptables. Cela est dû en grande partie à un manque de logiciel de gestion de la caisse.

II. LES SUGGESTIONS

Nous n'avons pas l'intention d'apporter des solutions toutes faites aux insuffisances rencontrées, mais il nous parait quand même logique de faire quelques recommandations qui peuvent être fécondes pour l'entreprise.

§ La création d'un service de recouvrement autonome et l'amélioration de

la politique de recouvrement : ce qui permettra de suivre le jour au jour les créances clients et de relancer régulièrement les clients. Une telle action diminuerait un tant soit peu les factures clients impayées qui s'accumulent au fil des ans avec des incidences sur la trésorerie.

§ La dotation du Service Caisse d'un logiciel de gestion : nous pensons

que cela consolidera la fluidité des données comptables de ce service vers la Comptabilité.

Toute entité doit obligatoirement faire l'objet d'une gestion adéquate pour aller de l'avant. Cela permet un équilibre financier de celle-ci et la prévention d'éventuels problèmes qu'elle pourrait rencontrer.

Dans cette deuxième partie, nous nous consacrons, d'une part, au processus d'établissement des factures clients ainsi que les différents types de clients et des factures clients, et d'autre part, au traitement comptable de ces factures. Enfin, nous formulerons des analyses critiques et des suggestions en vue d'améliorer les procédures de traitement des factures clients.

Dans ce chapitre, nous verrons successivement les procédures d'établissement des factures clients aux Editions ·Le Pays· : la facture proforma, les bonds de commande et leur traitement, et la facturation.

I. LA FACTURE PROFORMA

C'est un document établi par le fournisseur ; ce document contient les points clés de sa proposition commerciale. Elle n'engage pas juridiquement les parties commerciales (le fournisseur et le client).

II. L ES BONS DE COMMANDE

Le bon de commande est un document émis par le client et qui matérialise sa demande d'achat des biens ou des prestations de service.

Aux Editions ·Le Pays· les bons de commande sont réceptionnés au Service Régie. Ces bons sont toujours accompagnés de lettres ou de communiqués. Ces lettres sont consignées dans deux (2) registres :

§ Le registre « FACTURE» dans lequel sont inscrites les

publications à facturer et le planning de passage. Il s'agit des prestations dont il faut établir des factures à règlement à échéance.

Le traitement de ces factures a retenu notre attention, d'où le thème de notre étude. Aux Editions ·Le Pays·, échéance de règlement de ces factures est fixée à trente (30) jours après la réception.

 

§ Le registre « PAYE » où sont mentionnées les

publications et leur planning de passage faisant l'objet d'un règlement immédiat.

Exemplaires de bons de commande cf. :

o Annexe N°2 : bon de commande d'une couverture médiatique

o Annexe N°3 : bon de commande d'une insertion publicitaire

o Annexe N°4 : bon de commande d'un abonnement

NB : Les bons de commande d'abonnements sont réceptionnés et traités au Service Abonnement.

III. LE TRAITEMENT DES BONS DE COMMANDE

Ce travail est assuré par les agents de la Régie sous la supervision du Directeur du Contrôle et du Contentieux.

Il consiste à accomplir le service demandé par la clientèle. Concernant les insertions publicitaires et les couvertures médiatiques, le traitement s'effectue par la programmation de celles-ci dans le journal à la date arrêtée par les clients. Ce planning s'effectue le jour au jour et est traité la veille.

De plus, avant la publication d'une couverture médiatique, il est procédé à l'envoi d'une équipe de journalistes pour couvrir l'événement (reportage) ou les éléments à publier sont apportés par le client (publi-reportage).

Enfin, les bons sont photocopiés en trois (2) exemplaires :

§ Un exemplaire est gardé dans les archives de la Régie ;

§ Le deuxième exemplaire est transmis au Directeur du Contrôle et du Contentieux.

IV. LA FACTURATION

Elle est faite généralement après l'accomplissement des prestations demandées. Ainsi, les bons de commande sont transmis au Service Facturation. Avant d'établir les factures, il faut que les prestations de service soient conformes à la commande.

Après ces préalables, les facturiers établissent les factures à l'aide d'un logiciel Word conçu à cet effet. Une facture est réalisée en plusieurs exemplaires (un original et cinq copies). Ces exemplaires sont transmis au Directeur du Contrôle et du Contentieux. Celui-ci procède à une vérification minutieuse afin d'éviter des erreurs de facturation. Après cette vérification, la facture originale et deux (2) copies sont cachetées et signées par le DAAF/M ou le DGA. La facture originale et les copies sont réparties ainsi qu'il suit :

§ La facture originale et deux (2) copies auxquelles est joint-le

bon de commande, sont remises au Service Comptabilité pour leur dispashing. En plus de ces pièces justificatives, les journaux attestant les insertions publicitaires et les couvertures médiatiques viennent en appuis.

§ Une copie de la facture et du bon de commande restent dans

les archives du Service Facturation.

§ Une copie de la facture et du bon de commande sont

transmises à la Comptabilité pour servir aux traitements comptables.

§ Enfin, une copie est transmise à la Direction du Contrôle et

Contentieux pour servir d'archives.

NB : Les factures de ventes journaux sont établies à la fin de chaque mois sur la base des fiches récapitulatif de la distribution mensuelle (cf. ANNEXE N°5).

Nous reviendrons plus en détails sur les différents éléments mentionnés sur une facture et les différentes factures des Editions ·Le Pays· dans la partie II du chapitre suivant.

Nous aborderons successivement dans ce chapitre les différents clients, et les différentes factures clients des Editions ·Le Pays·.

I. LES DIFFERENTS TYPES DE CLIENTS

1. Définition de clients

Les clients sont des tiers auxquels l'entreprise vend des biens ou des services, objets de son activité.

2. Classification des clients

Compte tenu de la diversité de ses activités, les Editions ·Le Pays· entretient des relations avec plusieurs clients. Ces clients peuvent être classés selon la fréquence des prestations de service demandées.

Ø Les clients permanents : ce sont des clients très fréquents.

Parmi ceux-ci, nous avons :

§ Les agences de communication : considérées comme

des clients exceptionnels avec lesquelles les Editions ·Le pays· a un partenariat. Elles demandent des insertions publicitaires ou des couvertures médiatiques pour les entreprises de la place. Elles servent d'intermédiaire et bénéficient à ce titre des réductions exceptionnelles (commissions).Le taux de la commission applicable au montant HT est de 15% ou 20% selon la ponctualité de l'agence.

§ L'Etat, ses démembrements, et les ambassades: ce sont

des clients habituels. En plus des insertions publicitaires et des couvertures médiatiques, ces clients se caractérisent par les abonnements aux journaux.

Ø Les clients occasionnels : sont classés dans ce lot, ceux qui

viennent temporairement demander les prestations de service. En exemple, nous pouvons faire cas : des particuliers qui sollicitent les insertions d'avis de perte ou de vente, et de communiqués nécrologiques, des cabinets sollicitant les insertions d'avis de recrutement et des annonces légales pour la constitution des sociétés, etc.

NB : Les Editions ·Le Pays· a en plus des agences de communication des partenariats avec certains démembrements de l'Etat et les ONG (la commune de Ouagadougou, le Millennium challenge account,...).

3. Subdivision des comptes clients (cf. ANNEXE N°6)

Aux Editions ·Le Pays·, il a été créé une liste des comptes clients que l'entreprise utilise pour enregistrer ses opérations. Cette liste respect les normes du plan comptable des entreprises.

II. LA FACTURE CLIENT

1. Définition de la facture

La facture est un état détaillé des marchandises livrées ou des prestations exécutées. Etant donné qu'elle comporte des indications nécessaires sur les parties en cause, à savoir l'objet de la vente et d'autres indications relatives à l'opération d'achat-vente, elle constitue une pièce comptable à conviction en cas de contestations.

En revanche, elle est rendue obligatoire par la loi et engage le fournisseur pour la livraison des marchandises ou des prestations selon les quantités, les qualités et les prix convenus.

Elle comporte un certain nombre d'indications obligatoires à savoir :

o l'identification du client (nom, adresse et numéro IFU) ;

o la date d'établissement de la facture ;

o le libellé des marchandises vendues ou prestations exécutées ;

o le prix unitaire, le montant total HT, le taux et le montant de la TVA, le montant TTC ;

o le délai (échéance) de règlement.

On distingue la facture simple(DOIT) et la facture d'AVOIR. Aux Editions ·Le Pays·, il est établi des factures DOIT et des factures d'AVOIR (cas rare). Ces factures DOIT sont différenciées selon les prestations de service.

2. Les types de factures clients