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La facturation chez les commissionnaires en douane agréés:cas d'EOLIS Cameroun

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par Ignace Ndzengué Tsimi
Institut supérieur professeurs réunis - Brevet de technicien supérieur 2009
  

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INTRODUCTION GENERALE

La comptabilité se définit comme l'ensemble des règles qui ont vocation à décrire les opérations patrimoniales et journalières de l'entreprise. Ainsi, elle rend compte de la valeur des biens de l'entreprise, de son enrichissement et de son appauvrissement ; c'est un outil précieux pour l'entreprise en matière de preuve en cas de litige. L'activité principale de l'entreprise étant la vente des biens et services, le travail du comptable sera donc de déterminer le résultat de l'entreprise après analyse des documents ou des pièces ayant servi à la facturation aux clients de l'entreprise. Cette méthode qu'est la facturation est complexe et varie d'une entreprise à une autre, selon l'activité de cette dernière et selon les règles fixées par l'Etat. En effet, la facturation doit être faite en respectant les règles en vigueur avec la plus grande sincérité possible pour traduire le résultat de l'entreprise. Dans le cas des commissionnaires en douane agrées, la complexité des opérations nécessite toujours une grande attention et un minimum de connaissances des règles du transit.

Cependant, avec l'affluence de nouvelles entreprises concurrentes dans la branche d'activité, EOLIS Cameroun a su s'imposer de part sa taille et son dynamisme, d'où l'existence dans son enceinte d'un service comptable qui s'occupe parallèlement de la facturation. Après deux mois de stage nous sommes venus à nous poser plusieurs questions parmi lesquelles : Quelle est la procédure de facturation chez les commissionnaires en douane agrées (par exemple le cas de EOLIS Cameroun) ?, quelles sont les limites de la facturation dans cette structure et comment améliorer la gestion de celle-ci ?

Telle a été notre préoccupation durant le stage. Sur ce, nous avons structuré notre analyse sur trois grands chapitres:

Le premier chapitre sera essentiellement orienté sur la présentation générale d'EOLIS Cameroun et sur le concept de la facturation.

Le deuxième chapitre nous permettra de voir le mécanisme conduisant à l'établissement des factures et leur transmission aux clients.

Le troisième chapitre consistera à procéder à un bilan critique susceptible d'améliorer la gestion comptable et sociale d'EOLIS Cameroun.

CHAPITRE I : GENERALITES SUR EOLIS CAMEROUN ET APPROCHE CONCEPTIONNELLE DE LA FACTURATION

Le présent travail sera structuré en deux sections comportant chacune deux grands points.

La section1 étudiera les généralités sur EOLIS Cameroun.

Le section2 étudiera le concept de la facturation.

SECTION I : GENERALITES SUR EOLIS CAMEROUN

Il n'y a pas de définition standard de l'entreprise. En effet, toute entreprise peut elle-même se donner une définition qui concorde avec la nature de son activité. En général, certains la définissent comme étant une unité de production de biens. Toutes fois dans le cadre de notre exposé, nous essayerons de donner une définition de l'entreprise qui semble cadrer avec la réalité : l'entreprise est un groupement humain hiérarchisé qui met en oeuvre des moyens intellectuels, physiques et financiers pour produire ou distribuer des biens et services conformément à des objectifs définis par une direction, en faisant intervenir à des degrés divers des motivations de profit et d'utilité sociale.

I. ENVIRONNEMENT INTERNE

1. CREATION ET EVOLUTION

a) Qu'est ce qu'un commissionnaire en douane agrée ?

Un commissionnaire en douane agrée est une personne physique ou morale (société de personnes, société anonyme ou société à responsabilité limitée) faisant profession d'accomplir pour autrui les formalités de douane concernant la déclaration en détail et ayant été autorisé par le ministre de finances à accomplir cette profession auprès de l'administration des douanes. Cet agrément préalable se justifie par des raisons qui tiennent à la complexité de la réglementation douanière, au non-respect par les particuliers des conditions de forme, de fond de délais, à l'encombrement des circuits dû à une méconnaissance de la réglementation et aux difficultés pour les services des douanes à recouvrer les créances des particuliers.

b) Sa création

Face à l'accroissement de son niveau d'activité, le groupe SPNP/PHP/SBM respectivement Société des Plantations Nouvelles de Penja, Plantations du Haut Penja, Société des Bananeraies de la Mbomé, premier producteur et exportateur de bananes au Cameroun décide de créer une société de transit qui s'occupera de la réalisation de ses opérations d'exportations et d'importations en 1990.

En effet pour les besoins de son activité ces derniers importent :

· Des vitro plants des bananiers qui sont des plantes et greffons non racinés (semences)

· Du matériel pour l'irrigation de ses plantations

· Des cartons pour le conditionnement de la banane

· Des sacs plastiques, corniers, feuillards et bien d'autres...

· Des pièces détachées et de rechange pour son matériel mécanique agricole (engins agricoles, camions, avions)

Un an plus tard, le groupe déposa auprès de la direction des douanes à Douala avec le concours d'un déclarant en douane le nommé BOTTA, une demande d'obtention d'Agrément en douane ; cette demande sera finalement acceptée le 1er Mars 1992 ; date à laquelle est officiellement crée la Société Transit Services (S.T.S) Celle-ci n'est alors qu'une S.A.R.L avec un capital de 25 000 000FCFA, avec un effectif de 13 employés répartis en deux services : le service embarquement et contrôle qualité et le service transit.

c) Son évolution

Au fil des années, le capital de la S.T.S va augmenter de 50 000 000CFA. Jusqu'ici elle dépend du groupe SPNP/PHP que se soient dans la rémunération des employés que dans le fonctionnement quotidien. C'est alors qu'à la suite d'une absorption intervenue en 2001, la STS s'écarte du groupe en raison de son secteur. Le 1er Janvier 2002, elle devient une S.A (société anonyme) avec un capital de 150.000.000FCFA et l'effectif connaît aussi une remarquable augmentation. Il va de 13 employés à 42, ainsi l'on pourra dire que la société fonctionnera désormais de manière quasi autonome.

L'évolution de la S.T.S nous intéresse plus spécialement à partir du moment où elle devient EOLIS Cameroun en 2008, date à laquelle elle opte pour un changement effectif de nom et dévoile ses ambitions. Société multinationale, elle est aussi représentée dans les pays comme la Côte d'ivoire, le Ghana, et même la France. Les dirigeants décident de partir de la simple fonction de transitaire à celle de consignataire et agent de navire d'où l'intégration de nouveaux métiers dans le maritime.

Vous vous en doutez bien que cela exige une augmentation des services, du personnel et de nouvelles dotations en agrément. Désormais les clients chargeurs pourront échanger leur bill of loading (le connaissement) aux guichets de l'agence EOLIS logée dans les locaux de la S.D.V.

Dans cette évolution il apparaît important de procéder à de nouvelles organisations, ce qui est d'ailleurs en vue, raison pour laquelle nous ne pourrons vous donner à la suite qu'un organigramme non actualisé.

Cette évolution est d'autant plus importante qu'elle ouvre la voie à de nouveaux horizons dans la mesure où la société envisage dans de proches avenirs de gérer l'acconage tout en s'implantant dans les pays tels que le Tchad et la République Centrafricaine. Pour le reste son organisation actuelle est provisoire, sa direction générale étant basée au quai 12 (quai fruitier).

2. ACTIVITES ET VALEURS

a) Activités

Eolis Cameroun est une entreprise qui exerce l'activité de commissionnaire en douane agrée. Elle met donc ainsi à notre disposition une variété de services :

· L'embarquement

C'est une activité dense dont le but est d'assurer le pointage des palettes à la réception et à l'embarquement dans le navire. L'activité comprend aussi le traitement de ces palettes dans le système informatique mis en place appelé la traçabilité. Cette activité de l'embarquement est menée en collaboration avec l'acconier SDV

· La consignation

Comme l'embarquement, la consignation est une activité maritime de gestion es navires et du traitement des manifestes qui les accompagnent. Le consignataire d'un navire peut être considéré comme l'agent dépositaire c'est-à-dire le responsable du navire reconnu par les services de douane et du port autonome. Nous ne pourrons en dire plus ici mais il est important de relever qu'à ce jour EOLIS est agent consignataire de huit navires dont l'armateur est AEL (Afrique Express Line) qui font la ronde tous les mois. On peut citer :

o ATLANTIC IRIS

o ATLANTIC HOLLYHOCK

o CARRIBEAN STAR

o COSTARICAN STAR

o COTE D'IVOIRIAN STAR

o LADY ROSE

o LADY ROSEMARY

Nous avons eu l'occasion de constater que la ligne est devenue très prisée pour l'importateur de véhicules et de poulets congelés, pour leur rapidité dans le transport.

· Le dédouanement (en tant que commissionnaire en douane agrée)

Le dédouanement constitue aussi l'une des activités sur lesquelles la société tire ses revenues car celle-ci à travers son service transit est considérée comme étant le commissionnaire en douane agrée exclusif du groupe PHP car pour son compte, elle effectue le dédouanement à l'import comme à l'export de tous ses colis sous douane. Cette activité contrairement à d'autres est la plus vieille de la boîte.

· La commercialisation

La commercialisation quant à elle est le lieu de négociation des contrats à l'exemple du fret, des locations des conteneurs, et des perceptions des frais sur tous les bills of loading émis par la ligne.

En effet, c'est le service commercial qui délivre pour le compte d'EOLIS Cameroun les << DELIVER ORDER>> à tous ses clients.

· La gestion des conteneurs

La gestion et la maintenance des conteneurs sont aussi source de revenue pour la société EOLIS. Les conteneurs à leur disposition sont la propriété d'AEL dont il assure l'entretien, pour la bonne conservation de la banane jusqu'à l'arrivée.

b) Valeurs

· La confiance ;

· La transparence ;

· Le savoir faire ;

· La prévoyance ;

· Le résultat ;

· La fidélisation ;

· L'esprit d'équipe ;

· Le respect.

3. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

L'organisation actuelle d'EOLIS Cameroun est dressée sur un organigramme que vous pouvez retrouver à la page.... Des annexes et doc nous pourrons jusqu'ici commenter la structure et les services.

A la lecture de ce tableau, il apparaît claire que malgré son étalage horizontal, l'organisation est beaucoup plus verticale ; ceci nous donne ainsi l'occasion de confirmer la première idée que le poste de Directeur Général Adjoint est inexistant. A côté de cela nous constatons qu'un toilettage de cet organigramme est en vu, c'est-à-dire que certains postes sont à supprimer et qu'à côté de cela plusieurs postes sont à pourvoir.

Pour l'instant, c'est un organigramme fort de 62 personnes dont nous allons parcourir tour à tour les services.

a) La direction générale et ses composantes

Organe exécutif de l'entreprise, elle a à sa tête un DG responsable devant le conseil d'administration qui de réunit une fois par an. Celui-ci assure la coordination de tous services et prend toutes les décisions nécessaires au fonctionnement de la structure en collaboration avec son secrétariat. Pour sa gestion, elle a besoin d'une main d'oeuvre qualifiée qu'elle coordonne efficacement.

a-1) Le standard

Il est assuré par une standardiste qui a pour principales tâches :

o La réception des appels externes et leur transfert aux personnes concernées ;

o L'émission des appels vers des réseaux de téléphonie mobile ;

o La gestion des approvisionnements en eau et en restauration pour les employés ;

o La préparation du café.

o a-2) Le secrétariat de direction

Il est assuré par une secrétaire qui est chargée :

o Du traitement d'informations

o Du traitement du courrier

o De la gestion du matériel du bureau

o Du classement des dossiers administratifs et de leur archivage

b- Les services

On peut dénombrer cinq services qui se déploient quotidiennement sous la pulsion d'un chef :

o le service commercial

o le service de consignation et shipping

o le service embarquement

o le service transit et douane

o le service comptable.

b-1) Le service commercial et le service shipping

Dans la chronologie des services ces deux sont les plus récents, ils existent de puis un an. Le service commercial basé dans les locaux de SOCOPAO, assure toutes les opérations commerciales pour le compte d'EOLIS parmi lesquels : location des conteneurs, facturation du fret, perception des frais de dossier sur BL. C'est lui qui délivre en réalité le <<DELIVER ORDER>> à ses clients.

Le service shipping quant à lui s'occupe de toutes les opérations liées aux manifestes et navires.

b-2) Le service comptabilité et facturation

C'est dans ce service que nous avons évolué tout au long de notre stage. Il se charge de l'établissement des factures, de la mise à jour des différents états financiers et de l'enregistrement des différentes pièces comptables (factures, chèques, avis de débits...)

b-2) Le service embarquement

Il est sous la supervision d'un chef des opérations portuaires entouré des pointeurs au sein duquel opère la traçabilité. Le service embarquement assure le pointage des palettes de bananes déchargées des camions et traitées pour être embarquées dans le navire. Il est composé de :

o Un superviseur de quai : responsable de l'organisation du chargement de la marchandise exportée et assure la réception effective de celle-ci au quai et de leur chargement dans les navires. Il participe à l'élaboration des rapports de chargement qu'il contrôle et amende avant la validation par le chef service logistique, consigne les rapports journaliers de l'activité de l'acconier et les protocoles de facturation. En outre, il contrôle les opérations de manutention terre/bord en tenant compte des exigences de ces opérations et de l'application des règles de sécurités. Il liste aussi les palettes de report ou délaissées à quai ainsi que les navires.

o Deux chefs d'équipes : effectuant toutes les taches liées à la réception et au chargement des navires selon les instructions du superviseur quai, ils contrôlent et confirment la composition des palettes reconditionnées et participent à la finalisation des documents relatifs au chargement.

o Sept pointeurs : qui, à l'aide des terminaux portables, sont chargés de lire les codes barres affichés sur chaque carton afin de détecter d'éventuelles erreurs d'emballages. Le pointage des marchandises s'effectue lors de leur embarquement à bord des navires.

o Un chargé de traçabilité : qui a pour rôle d'établir l'historique de déplacement des marchandises au moyen d'une identification enregistrée sur des cartes puce.

o Deux opérateurs de saisie informatique : avec pour rôle de saisir touts les informations liées à la manutention tant à l'import qu'à l'export maritime. Ils sont responsables de l'établissement des bordereaux d'approches des fruits à quai et l'état des rapports manuels en ce qui concerne l'ensemble de manutention. Ils se chargent également de l'établissement des tableaux provisoires relatifs au chargement des produits dans les navires. Les informations recueillies par le service embarquement sont diffusées et exploitées par le reste des services.

b-4) Le service transit douane

En effet, le service transit douane a été et continu d'être le poumon de la société car c'est grâce à lu i que la société EOLIS est devenue ce qu'elle peut se venter d'être aujourd'hui. Depuis 1991 il assure le dédouanement des marchandises du premier producteur de la banane au Cameroun.

Ce service comprend aujourd'hui 10 éléments :

o un chef de transit

o un vérificateur

o une opératrice de saisie des déclarations

o cinq déclarants repartis entre l'import et l'export

o un enleveur déclarant

o un déposant.

D'autres parts, ce service dispose d'une connexion SYDONIA qui lui permet de saisir et de valider sur place les déclarations qu'il produit.

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"Ceux qui vivent sont ceux qui luttent"   Victor Hugo