CHAPITRE II: APPROCHE EMPIRIQUE DE LA FACTURATION CHEZ
LES COMMISSIONAIRES EN DOUANE AGREES
Cette partie sera essentiellement consacrée à la
remise en application des connaissances acquises en entreprise tout au long de
notre stage. Elle est structurée comme suit :
La section 1, dans laquelle
nous essaierons dans un premier temps de montrer tout le processus de
la facturation de EOLIS, de l'élaboration des factures à l'envoie
des factures aux clients, en passant par la conception de celles-ci.
La section 2, qui comprend le cas
pratique.
SECTION I : MECANISME DE TRAITEMENT D'UN DOSSIER
CLIENT, CONSTITUTION D'UN DOSSIER ET ELABORATION DES FACTURES
Dans ses relations avec les tiers, l'entreprise établit
ou reçoit des factures qu'elle doit enregistrer dans sa
comptabilité. Une facture se compose de différentes parties et
nécessite un certain nombre de calculs intermédiaires aboutissant
à la détermination du montant du net à payer.
1. MECANISME DE TRAITEMENT D'UN DOSSIER CLIENT
Pour l'entreprise prestataire de services, le maintien de la
rentabilité, la satisfaction du client et la rapidité
d'exécution sont d'une très grande importance pour la sauvegarde
de son image de marque. Il faut que le dossier du client, une fois qu'il est
arrivé en entreprise soi traité avec le plus grand soin et dans
les plus brefs délais. Pour ce faire, l'entreprise se doit de mettre en
place un processus efficace de traitement des dossiers de ses clients, qui
correspond aux attentes de ces derniers.
A son arrivée dans l'entreprise prestataire de service,
le dossier du client (importateur ou exportateur) doit d'ores et
déjà comporter des documents élémentaires, pour
permettre au commissionnaire de constituer un dossier conforme aux exigences
douanières.
Les documents élémentaires pour la commande du
service sont :
· L'ordre de transit (OT) : il peut être
rempli par le client avant l'envoi du dossier chez son commissionnaire, ou par
ce dernier à l'arrivée du dossier dans l'entreprise ;
· La facture : c'est un document que l'exportateur
envoie à son client, dans lequel figurent les détails et la
valeur réelle des marchandises qui font l'objet de la
transaction ;
· Le connaissement : encore appelé B/L (qui
est l'abrégé de Bill of loading en anglais), c'est le reçu
des marchandises transportées par voie maritime. Il joue
également un rôle de titre des marchandises par le transporteur,
preuve du contrat de transport, preuve de la réception des marchandises
par le transporteur, titre permettant au destinataire de prendre livraison des
marchandises, et enfin, il facilite la vente ;
· L'attestation de vérification à
l'importation (AVI) ;
· La déclaration d'importation (DI) : elle se
fait quand la marchandise est encore chez le fournisseur ;
· La carte grise, carte d'identité de la
marchandise : cas des véhicules ;
· La procuration.
· L'assurance
Dans le cas d'EOLIS Cameroun, le mécanisme de
traitement d'un dossier est le suivant :
ETAPE 1 : Le service transit
réceptionne et analyse le dossier, puis le transmet au chef de service
concerné pour étude, ce dernier se rassure alors de
l'enregistrement et du cote au déclarant.
ETAPE2 : Il revient donc au
déclarant de déclarer la marchandise, d'où
l'établissement de la déclaration provisoire qui sera
validée.
ETAPE3 : Le département du
transit valide la déclaration, puis la dépose en
déclaration pour liquidation.
ETAPE4 Le chef comptable met
à la disposition du chef de section transit et de son équipe les
ressources financières conformément au devis préalablement
validé après traitement du dossier ; une fois que les droits
de douanes ainsi que la redevance du Port Autonome de Douala sont payés,
le dossier ainsi établit est confié à la facturation.
ETAPE5 : les agents comptables
procèdent à la facturation sous la supervision du chef comptable
qui va ainsi procéder à une vérification des factures. Ce
dernier envoie ces factures au chef service transit qui va à son tour
procéder à une vérification et enfin, ces factures sont
soumises au directeur général qui les vises avant de les
renvoyer au service facturation pour expédition. Après la
livraison des marchandises, le chef de service transit assure l'enregistrement
et l'archivage du dossier traité ; il supervise également le
classement des dossiers et leur inscription dans les registres prévus
à cet effet.
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