Chapitre deuxième :
ETUDE DE L'EXISTANT
Qu'elle soit située dans un contexte professionnel ou
pédagogique, l'organisation définit son action autour de travaux
impliquant des règles plus ou moins formalisées (les
règles de gestion du système d'informations), mais aussi autour
de la production et l'utilisation de documents ainsi que l'alimentation des
circuits d'information entre les différents postes et acteurs
concernés. Cette phase a donc pour objectif d'améliorer les
connaissances de l'observateur du domaine à analyser sur : les circuits
d'information, les documents, les règles (procédures)
observées par les acteurs de la gestion.
II.1. PRESENTATION DES ACTEURS DU SYSTEME D'INFORMATION
ET ATTRIBUTIONS DES TACHES
II.1.1. Les acteurs internes du système
d'information
Les acteurs internes sont ici ceux qui échangent
régulièrement des informations dans le cadre de la gestion d'une
institution d'enseignement supérieur et universitaire. Pour notre cas,
il s'agit du corps académique, administratif et financier, enseignant
ainsi que les étudiants qui sont donc directement impliqués dans
la gestion quotidienne d'une institution d'enseignement supérieur et
universitaire.
1. Le Recteur ou le Directeur
Général
Il a pour tâches de (d') :
- Diriger, promouvoir et coordonner toutes les activités
de la communauté universitaire. - Veiller au respect du statut et
règlement de l'université.
- Assurer l'exécution des décisions du conseil
d'administration et du comité de gestion de l'université.
- Représenter l'université auprès des
tiers.
- Encourager les bons rapports et l'unité parmi les
membres du personnel et les étudiants.
2. Le Secrétaire général
académique
Le Secrétaire général académique
est membre du comité de gestion. Il supervise et coordonne les
activités des services relevant de son ressort. Dans la
réalisation de ces tâches, il est directement assisté par
les chefs de services. Il fait rapport des activités de ses services au
chef d'établissement dans les conditions prévues par le
règlement organique.
A ce titre, il est chargé de :
- Suivre au jour le jour les activités de tout le secteur
académique de l'établissement ; - - Assister d'une façon
régulière aux réunions des facultés ou sections et
à toutes les réunions d'une certaine importance pour la vie
académique.
- Rédiger chaque semestre un rapport
détaillé sur la vie académique de l'établissement
;
- Suivre de près tout ce qui concerne l'auto-inspection
;
- Tenir à jour une documentation complète de tous
les règlements, instructions, circulaires, etc.... d'ordre
académique ;
- - Superviser de manière directe le service des
inspections ;
- Etablir les états des besoins en personnel
académique et scientifique ;
- Tenir à jour les dossiers académiques de tous
les membres du personnel académique et scientifique ;
- - Suivre la discipline, l'enseignement, le travail
scientifique, etc... de tous les professeurs et assistants ;
- Organiser le recrutement du personnel ;
- - Vérifier attentivement l'exécution des
programmes de cours dans toutes les facultés ou sections ;
- Veiller au respect du calendrier académique ;
- Suivre de près tout ce qui concerne l'organisation des
examens :
o interrogations régulières ;
o appréciations des pratiques professionnelles ;
o stages ;
o examens semestriels ;
- - Stimuler et superviser les recherches scientifiques ;
- - Informer le comité de gestion à chaque
réunion des problèmes académiques les plus importants qui
se posent à l'université ou à l'Institut Supérieur
et lui soumettre pour décision les questions de sa compétence.
3. Le Conseil de faculté
La faculté est une unité d'enseignement, de
recherche et de production jouissant d'une certaine autonomie de gestion. Il
est présidé par le doyen ou l'un des vice-doyens de la
faculté (vice-doyen chargé des enseignements et vice-doyen
chargé de la recherche.
Il a pour tâches de :
- - Délibérer sur toutes questions
intéressant la faculté et la formation des étudiants.
- Veiller au bon déroulement des enseignements et de la
recherche.
- Organise le contrôle des connaissances.
- Propose au comité de gestion l'horaire des cours, le
calendrier d'examens et de délibération.
4. Le Conseil de département
Le département est la cellule de base de recherche et
d'enseignement jouissant d'une autonomie de gestion au sein d'une
faculté. Le conseil de département exerce les attributions
suivantes :
- Approuve les programmes de recherche et d'enseignement et
organise les réunions scientifiques.
- Donne les avis en matière de nomination et de promotion
du personnel académique et scientifique.
- Propose au conseil de faculté les charges horaires du
personnel académique et scientifique.
- Fait le suivi de l'exécution du programme
académique au sein de son entité et assure
une liaison directe
entre les enseignants, les étudiants et le doyen de
faculté/section.
5. L'appariteur central
Il a pour tâches de (d') :
- Etablir les formulaires d'inscription
- Enregistrer le dossier d'inscription
- Contrôler et tenir régulièrement
à jour les archives des dossiers des étudiants dès leur
admission (contrôle de la scolarité,...) afin de réunir les
données nécessaires à l'homologation des diplômes
académiques (contrôle des relevés de notes, procès
verbaux des délibérations, palmarès...).
- Conserver les archives concernant les statistiques des
étudiants,
- etc.
6. Le service de bibliothèque
La bibliothèque complète la formation
assurée aux étudiants en mettant à la disposition de ces
derniers les ouvrages pour leur ressourcement scientifique. Le personnel
académique et le personnel enseignant y trouvent également leur
compte pour les recherches scientifiques supplémentaire en vue
d'enrichir leurs cours.
7. Le corps enseignants
Selon les dispositions de l'Ordonnance-loi n° 81-025 du 3
octobre 1981 portant organisation générale de l'enseignement
supérieur et universitaire ; il est admis que les enseignants doivent
:
- Epuiser la charge horaire leur accordée au cours de
l'année.
- Consacrer un horaire plein à l'enseignement et à
l'encadrement des étudiants au sein de leur établissement.
- Rédiger des syllabus pour leurs cours et de le mettre
à la disposition des étudiants comme premier outil de travail.
- Contrôler la présence des étudiants aux
cours.
- Dispenser les cours aux étudiants dans les conditions
favorables.
- S'adonner journellement à l'étude et à la
recherche. Un bon professeur vit pour ses étudiants, il les
connaît, les apprécie, les suit et soutient leurs efforts.
- Apporter beaucoup de soins à la préparation des
cours et être soucieux d'améliorer la méthode
d'enseignement.
- Participer activement aux réunions et autres
activités de la faculté ou section.
- Assister davantage aux cours des professeurs pour lesquels ils
assurent les travaux
pratiques et que les professeurs assistent aux exercices pour en
apprécier et en garantir
la qualité.
8. Le Secrétaire général
administratif
Le Secrétaire Général administratif est
membre du Comité de gestion de l'établissement. Il supervise et
coordonne les activités des services suivants relevant de son ressort :
Gestion du personnel, OEuvres estudiantines, Entretien et maintenance des
infrastructures, Entretien de l'environnement.
A. Secteur de la gestion du personnel et questions
connexes.
- Il centralise, avant leur transmission au Recteur/Directeur
général, les prévisions budgétaires des
rémunérations du personnel ;
- Il conseille le Comité de gestion en matière
d'organisation générale de l'administration de
l'établissement ;
- Il veille à la tenue à jour, à la
diffusion et l'application des normes administratives de l'enseignement
supérieur et universitaire.
- Il veille à ce que l'établissement s'acquitte
de toutes les obligations et formalités prévues par la
législation sociale et la réglementation du travail à
charge des employeurs.
- Il coordonne les prévisions, les évaluations
et la planification des besoins en personnels qualifiés à
recruter conformément aux organigrammes et prévisions
budgétaires des divers services.
- Il propose au Comité de gestion les engagements, les
affectations et les promotions du personnel. Il informe à chaque
réunion le Comité de gestion des principaux problèmes qui
se posent dans son secteur.
- Il suit la tenue et l'analyse des statistiques
nécessaires à la gestion du personnel (analyse quantitative et
qualitative, effectifs généraux et diversifiés ; fixation
des effectifs global, maximal et minimal par rapport au budget et aux
organigrammes ; effectif par grade, par sexe, état-civil ;
répartition du personnel par qualification ou niveau d'études,
etc...).
- Il veille à la tenue à jour de la documentation
nécessaire à la gestion et l'administration du personnel :
Statut, Code du travail et ses mesures d'application, etc.
B. Secteur des oeuvres estudiantines.
- Il veille au bon fonctionnement des rouages administratifs
chargés de l'internat et de l'externat, des homes et logements pour
étudiants, de l'animation culturelle, du transport des étudiants,
de la restauration, des sports universitaires, de l'hygiène dans les
homes pour étudiants, de l'organisation des examens médicaux
collectifs des étudiants, etc....
- Etc.
9. L'administrateur du budget
La gestion financière et budgétaire des
établissements de l'enseignement supérieur et universitaire est
réservée au seul personnel administratif. L'Administrateur du
budget est membre du Comité de gestion d'un établissement. Il est
placé sous l'autorité du chef d'établissement. Il dispose
des collaborateurs et des services et ses collaborateurs les plus directs sont
le directeur des finances, le directeur du budget et le directeur du
patrimoine.
10. Les étudiants
D'après la même Ordonnance-loi citée
ci-dessus ; il est convenu ce qui suit :
- Au début de l'année académique, les
étudiants doivent connaître les cours inscrits à leur
programme ainsi que les frais académiques à payer.
- Les étudiants doivent se présenter et participer
activement et pleinement aux cours programmés au cours de
l'année.
- Les étudiants doivent passer des évaluations
(interrogations, examens, travaux pratiques, stage,...) pour
l'appréciation de l'assimilation de la matière.
- Les étudiants doivent régulièrement
être mis au courant de l'état d'avancement de leur cursus
académique et compte financier (relevé de notes, état de
paiement de frais académiques).
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