Comment mettre en place une stratégie de formation et en optimiser le budget?

7 TRAQUER LES COUTS CACHES

La formation professionnelle est concernée comme toute autre activité professionnelle par quatre catégories de coûts cachés :

-Les surtemps : temps passé au-delà de ce qui était prévu pour la réalisation d'une activité ; -Les surcoûts : coûts qui auraient pu être tout simplement évités ;

-Les coûts : de déplacement, de restauration, etc. qui, bien que nécessaire, peuvent être réduits ; -Les manques de production : absence de développement de chiffre d'affaire ou de valeur ajoutée.

	Exemples^36 d'impact sur la FP*	Coût brut	Récurrence par an	Coûts cachés
Surtemps	Perte de 1h30 de formation du fait de la non-ponctualité des stagiaires (15 stagiaires)	15 x 1.5 x 35**= 787€	20 sessions par an	15 750€
Coût	Malette & papeterie offerts à chaque stagiaire	30 x 15 = 450€	20 sessions par an	9 000€
Surcoût	Logistique luxueuse par rapport aux objectifs de la formation (ex. hébergement dans un château)	150*** x 15 = 2 250€	20 sessions par an	45 000€
			Total	69 750€

*FP : formation professionnelle

** coüt horaire moyen de 35€ brut

*** 150€ de surcote par personne, en « récompense sociale »

La formation professionnelle peut participer efficacement à la réduction des dysfonctionnements résultant des comportements humains inadaptés, à condition que cela s'inscrive dans une démarche globale de projet d'entreprise en reprenant les principes du management socio-économique³⁷.

Dernier point et non des moindres, les paramètres à garder en mémoire lors de la création de chaque action de formation. Ils permettent de piloter, en permanence, un dispositif rendant à ses clients le meilleur service possible au moindre coût.

³⁶ Tableau repris d'« Optimisation du budget formation » de P. et A. Eray

³⁷ Management socio-économique (développé depuis 30 ans par H. Savall et V. Zardet) : son principe est de réduire les dysfonctionnements, c'est-à-dire, les coûts cachés et payer ainsi les investissements nécessaires au développement de l'organisation. Elle permet et assure simultanément : une baisse des coûts cachés, le développement des comportements et le développement des structures.

8 LES QUATRE FACTEURS CLES (STAR) D'ALAIN MEIGNANT

Nous allons lister les facteurs de réussites qui entrainent quatre axes de travail pour bien maitriser la formation.

S comme sélection ou le processus de sélection en amont de la formation : sur les objectifs à atteindre et sur le choix des personnes pouvant suivre avec profit la formation (niveau de connaissance antérieur suffisant et s'assurer que la personne désignée sera mise en situation d'appliquer ce qu'elle a appris, sinon perte des connaissances acquises).

T comme training ou qualité pédagogique : compétence du formateur, l'adaptation au public du contenu et de la pédagogie, la qualité des supports pédagogiques, l'environnement matériel (matériel, locaux ...) A comme adéquation c'est-à-dire le « bon moment » : les formations réussies sont celle qui sont synchrones avec une situation professionnelle. Si la formation arrive trop tôt ou bien trop tard elle perd de son efficacité. La formation doit apporter des réponses à une situation concrète et aider les personnes à la maîtriser.

R comme résultats attendus ou l'importance perçue : il s'agit implicitement de la motivation. Du rôle du manager, avant, pendant et après la formation (voir Partie 1). C'est justifier l'effort que demande la formation par le bénéfice que le futur stagiaire va en retirer (reconnaissance de qualification, améliorer sa maîtrise professionnelle, lui permettre de résoudre des problèmes, de s'adapter à des changements dans son environnement, améliorer sa communication, ...).

Tout au long de cette troisième partie nous avons développé un certain nombre d'axes de travail nécessaire pour mettre en place un process de formation efficient.

La mise en place de ces étapes, n'a de sens que par l'obtention de résultats qui conduit à mettre en oeuvre l'évaluation des actions de formation. L'évaluation permet ainsi de passer de la stratégie à l'efficacité opérationnelle.

Mais le process de gestion de formation reste complexe et ne dépend pas que d'étapes à suivre à la lettre. La formation doit être intégrée au management global de la performance.