V-2-2/ REDYNAMISATION DES MISSIONS CLASSIQUES
V-2-2-1/ L'identification et la collecte
L'identification et la collecte reposent sur une politique
d'acquisition dont l'élaboration est indispensable pour toute
procédure de collecte.
Ce préambule qui précède est un
élément d'une politique d'acquisition, seulement, la notion de
politique d'acquisition renvoie au besoin d'accroissement d'un fonds par le
biais de modes tels que l'achat, le don, le legs, la donation, le versement.
Dans le cas de figure, il s'agit plus
précisément de transfert car, les documents appartiennent
à une même administration dont les structures, suivant un
organigramme et une organisation bien élaborés, sont investies,
chacune d'une mission bien précise.
Dans cette structuration administrative, le service d'archives
est assigné de la mission de gestion des archives (collecte, traitement,
conservation et diffusion). A cet effet, tous les documents ayant un statut
d'archives doivent être sous sa responsabilité.
Ainsi, dans le processus, l'identification et la collecte
permettront de déterminer l'existence des archives dans tel
département, leur nature, leur support et leur âge, grâce
à des opérations d'inventaire.
Du point de vue de l'âge, les documents seront
scindés en deux groupes :
- Les archives actives et semi-actives,
- et les archives inactives.
Pour les archives actives et semi-actives, elles seront
conservées dans les bureaux des producteurs jusqu'à l'atteinte du
3ème âge. Pour cela, les archivistes, en collaboration
avec les responsables du département, conçoivent un
système de classement pour permettre à ces derniers de pouvoir se
retrouver facilement mais aussi pour faciliter ultérieurement, les
versements.
Quant aux archives inactives, un versement au service
d'archives s'impose et nécessite une préparation minutieuse de
l'opération, qui durant tout le processus, doit s'effectuer en
collaboration avec les responsables.
Le processus d'un premier versement, doit avoir une tournure
de formation afin de permettre aux services versants de pouvoir préparer
et mener judicieusement un versement ultérieurement.
Pour mieux les outiller, des bordereaux bien conçus et
bien élaborés leur seront distribués afin qu'ils y
consignent les versements ultérieurs.
Du point de vue des supports et de la nature des documents,
l'opération permettra de choisir le matériel de conservation, de
définir les modalités d'accès et de
réfléchir, suivant la législation en vigueur, sur la
communicabilité une fois le traitement terminé.
V-2-2-2/ Le traitement
L'aboutissement de l'identification, de la collecte et du
versement est le traitement.
Ainsi, à la réception des versements, un travail
préalable consistera à la vérification, à la remise
en ordre physique si nécessaire des documents avec enlèvement des
objets métalliques tels que trombones, au dépoussiérage et
au conditionnement ou reconditionnement, si nécessaire. Cette phase
correspond au traitement matériel. L'objectif est de garantir une
conservation optimale afin de les communiquer à qui de droit sans
préjudice.
Ce préalable indispensable est une obligation avant
d'entamer tout processus de traitement intellectuel d'un versement.
En effet, le traitement intellectuel, qui fait intervenir un
ensemble d'opérations, est un travail d'analyse et de description, qui
aboutit à l'élaboration d'instruments de recherche mis à
disposition pour faciliter la recherche. Il commence dans le cas de figure, par
le tri qui consiste à alléger les dossiers en y ôtant les
documents dont l'élimination n'impacte pas sur leur
originalité.
Un travail d'analyse et d'indexation s'en suit et dont
l'objectif est à la fois d'identifier le contenu des articles.
L'analyse consiste à décrire le contenu et la
forme des articles, tant pour les besoins futurs de la recherche que pour ceux
immédiats, du traitement des documents.
L'indexation quant à elle, consistera à
représenter le contenu d'un dossier par des descripteurs
(matière, personne, nom géographique, etc.)
L'indexation obéit à un langage documentaire
normalisé dans le cadre des réseaux par exemple, ou libre
c'est-à-dire dépendant de l'inspiration des archivistes. Dans le
cas de figure, l'Assemblée dispose de l'ancien thésaurus du
défunt PARDOC qui fut utilisé par les organes
documentaires membres. Ce manuel fut conçu pour les centres de
documentation et les bibliothèques et des essais d'adaptation aux
services d'archives furent menés à l'Assemblée nationale
du Sénégal. Cependant, l'indexation qui y est
préconisée est de type libre.
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