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Contribution de l'audit interne à  la maitrise des risques dans la gestion d'une entreprise.


par Augustin BATABABUDI
Institut Superieur de Commerce « ISC/GOMBE» - Licence 2015
  

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5.4.2. Un outil d'aide à la prise décision

L'information pertinente doit être identifiée, recueillie et diffusée sous une forme et dans des délais qui permettent à chacun d'assumer ses responsabilités. Les systèmes d'information produisent, entre autres, des données opérationnelles, financières ou encore liées au respect des obligations légales et réglementaires, qui permettent de gérer et contrôler l'activité. Ces systèmes traitent non seulement les données produites par la direction mais également celles qui, liées à son environnement externe, sont nécessaires à la prise de décisions pertinentes.

Il existe également un besoin plus large de communications efficaces, impliquant une circulation multidirectionnelle des informations, c'est-à-dire ascendante, descendante et transversale. La direction doit transmettre un message très clair à l'ensemble du personnel sur les responsabilités de chacun en matière de contrôle. Les employés doivent comprendre le rôle qu'ils sont appelés à jouer dans le système de contrôle interne, ainsi que la relation existant entre leurs propres activités et celles des autres membres du personnel. Ils doivent être en mesure de faire remonter les informations importantes.

Un concept de gestion de l'information ainsi que des outils comme les propositions d'amélioration peuvent permettre d'améliorer l'efficacité d'un système de contrôle interne. En ce sens, l'audit interne aide à la prise de décision par l'équipe dirigeante en mettant à sa disposition des informations fiables et crédibles.

5.4.3. Un facteur d'efficacité de l'entreprise

Lorsqu'on parle d'audit d'efficacité, on va plus simplement, englobant à la fois les notions d'efficacité et d'efficience.

Il est toutefois utile de décomposer en rappelant le sens des deux termes :

Ø L'efficacité, dont le critère est l'atteinte des objectifs fixes, et plus régulièrement la réponse adéquate à l'attente ;

Ø L'efficience, dont le critère est de faire le mieux possible, ce qui exige la meilleure des qualités quant aux connaissances (le savoir), aux techniques (le savoir-faire), aux comportements (le savoir être) et à la communication (le faire savoir).

L'efficience est donc très largement imprégnée par la culture. Là où règne une expansion importante, lorsque l'entreprise est en plein croissance et qu'il s'agit d'éliminer au maximum freins et facteurs de ralentissement, l'appréciation d'efficacité se fait le plus souvent en terme d'allégement et de simplification en conservant les risques considérés comme acceptables.

Au contraire, lorsque l'entreprise est en position de moindre croissance, la culture est la plus qu'une conservation des acquis qu'une culture de développement, et lorsqu'à fortiori la situation est celle de tous les dangers, l'appréciation d'efficacité se fait en terme d'affinement des règles et procédures, de meilleures définitions des responsabilités, voire de substitution de règles plus strictement aux dispositions antérieures.

1.5. RAPPORT D'AUDIT INTERNE DU 1er TRIMESTRE 2005

1.5.1. Introduction

L'audit de la rémunération est une action trimestrielle prévue dans le programme d'intervention de l'audit interne et qui est régulièrement exécutée en 2004.

Etant donné toutes améliorations déjà apportées par le service de gestion du personnel, cet audit ne s'est limité essentiellement qu'aux observations et à l'évaluation du niveau d'exécution des recommandations des audits précédents.

Ainsi, le présent rapport qui porte sur le premier trimestre 2005 s'articule de la manière suivante :

- L'introduction

- Les bénéficiaires de la rémunération

- L'évaluation de la situation de la rémunération

- L'exécution budgétaire de la rémunération

- Les observations

- L'évolution de niveau d'exécution des recommandations des audits précédents

- Les recommandations

1.5.2. Les bénéficiaires de la rémunération

Mois

Agents actifs

Personnes

Détachement

Ayant-droits

Autres rémunérations

Total

Janvier

Février

Mars

265

265

265

12

12

12

1

1

1

7

7

7

2

2

2

288

288

267

1.5.3. Evolution de la situation de la rémunération

1. Situation da rémunération en FC

N

Désignation

Janvier

Février

Mars

Total

%

01

Salaire

77.197.449,87

76.791.628,22

81.175.919,40

235.165.297,49

69,77

02

P1

21.073.740,00

21.209.638,61

23.002.784,13

65.286.162,74

19,29

03

P2

12.250.000,00

12.769.141,22

11.556.918,22

36.576.060,00

10,81

04

Autres rém.

492.957,18

480.810,14

489.202,54

1.462.969,86

0,43

 

Total

111.014.447,05

111.251.218,19

111.224.824,85

338.490.490,09

100,00

2. Situation de la rémunération brute en USD

N

Mois

Taux FC/USD

Rémunération Brute en FC

Rémunération en USD

%

01

Janvier

440,00

111.014.447,05

252.305,56

34

02

Février

461,00

111.251.218,19

241.385,85

33

03

Mars

472,00

116.224.824,85

246.239,04

33

 

TOTAL

 

333.490.490,09

739.870,45

100

3. Comparaison entre la rémunération brute du 1er trimestre 2004 et celle du 1er trimestre 2005 en USD

N

Mois

Rémunération brute 2004

Rémunération brute 2005

01

Janvier

192.542,56

252.305,56

02

Février

188.893,29

241.325,85

03

Mars

194.908,19

246.239,04

 

Total

576.344,00

739.870,45

Par rapport à la période correspondante 2004, la rémunération a connu une augmentation de 28,37%

- Le non-paiement de la prime d'ancienneté au premier trimestre 2004

- La légère augmentation de l'effectif du personnel qui est passé de 260 à 288 agents.

4. Situation des diverses retenues

N

Mois

Montant (en FC)

01

Janvier

4.246.499,64

02

Février

7.098.676,62

03

Mars

4.888.150,58

 

Total

16.233.326,84

1.5.4. Exécution budgétaire de la rémunération

- Non tenue des fiches budgétaires de la rémunération

- Absence de crédit pour la rubrique « ancienneté »

- Dépassement du crédit alloué au pécule du congé de l'ordre de 13%

- D'après notre tableau d'exécution budgétaire, le taux d'exécution de budget de rémunération a été 89%

1.5.5. Observations

1. Considérations générales

- Laborieuse préparation de la rémunération ;

- Liquidation de la rémunération du premier 2005 dans le délais (jours & heures) et endroit prévus et ce, conformément aux prescrits du code de travail ;

- Stabilité de l'effectif des bénéficiaires de la rémunération soit 288 de Janvier à Février et 287 en Mars suite à la fin de rente de l'ayant-droit MUNDINGAYI MAKAYA ;

- Répartition de la rémunération de la manière suivante :

Salaires 69,47 %

P1 19,23 %

P2 10,81 %

Autres rémunérations 0,43 %

100,00 %

- Rapport entre la rémunération brute et les diverses retenues ;

Rémunération brute : FC 338.490.490,09 soit 100 %

Diverses retenues : FC 16.233.326,24 soit 5 %

Rémunération nette : FC 322.257.163,85 soit 95 %

- Fluctuation de la rémunération brute comme suit :

Janvier 252.305,56 USD

Février 41.325,85 USD

Mars 246.239,04 USD

Cette fluctuation est essentiellement due au pécule du congé à l'allocation carburant et aux diverses régularisations.

2. Diverses retenus

Il s'agit des retenues liées à l'impôt, à la cotisation INSS, ainsi qu'aux différents engagements du personnel vis-à-vis de l'entreprise.

1.5.6. Evaluation du niveau d'exécution des recommandations des audits précédents

N

RECOMMANDATIONS

Niveau d'exécution

Observations

1

Au niveau de la direction générale

Clarifier l'application de la note ADG n116 pour la liste des bénéficiaires des prestations supplémentaires notamment en ce qui concerne les cadres de commandement

Exécutée

 

2

Subordonner le paiement des prestations supplémentaires aux cadres de commandements autres que ceux éventuellement prévues par une dérogation écrite de l'autorité compétentes

Exécutée

 

3

Ordonner la prise effective du congé statutaire le mois de paiement de pécule du congé sauf dérogation écrite de l'autorité compétente

Non exécutée

 

4

Exiger l'instauration d'un mécanisme administratif de feed back entre la direction financière et la direction administrative tant pour le suivi des paiements de différentes sollicitations des agents en vue d'en faciliter le retenu

Exécutée

Absence de dérogation de la hiérarchie pour ceux qui n'ont pas encore pris leur congé.

N.B : Sur 4 recommandations 3 ont été exécutées.

Evaluation du niveau d'exécution des recommandations des audits précédents (Suite)

N

RECOMMANDATIONS

Niveau d'exécution

Observations

1

Au niveau de la direction administrative

Veiller à l'exploitation rationnelle des listes des présences (agents & véhicules)

Exécutée

Demande

2

Indiquer le nombre des jours régularisés pour chaque cas et déterminer la période concernée dans la colonne « observation » du registre préparatoire de la paie

Exécutée

Registre ad hoc

3

Spécifier la double rubrique «  indemnité kilométrique » en séparant l'indemnité kilométrique d'intérim à celle de droit

Exécutée

Listing de paie

4

Harmoniser les informations du registre préparatoire de la paie avec celles des états de paie

Exécutée

 

5

Harmoniser les informations du registre préparatoire de la paie avec celles des retenues opérées

Exécutée

 

6

Mettre sur pied un système consistant à informer les agents débiteurs de l'apurement total de leurs dettes

Encours

Formulaire en cours d'élaboration

N.B : Sur 6 recommandations, 5 ont été exécutées et 1 en cours d'élaboration.

1.5.7. Les recommandations

Au niveau de la Direction Générale

- Réexaminer les crédits de certains postes budgétaires lors de la révision (pécule de congé, ancienneté).

Au niveau de la direction administrative

- Tenir les fiches budgétaires et élaborer l'Etat d'exécution du budget mensuellement

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