Le plan comptable issu de la conférence interafricaine de la prévoyance sociale "CIPRES" et sa mise en Å“uvre à l'institut national de sécurité "INSS".

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Section 2 : Présentation de la Comptabilité tenue au sein de l'INSS

A cette section, notre étude aura à porter sur la tenue de la comptabilité du point de vue organisationnel ainsi que sur la tenue des opérations comptable au sein de l'INSS.

1. Présentation de la Direction Financière

L'article 19 du Décret du 29 juin 1961 organique de la sécurité sociale dispose que « l'Institut effectue au moins une fois tous les trois ans une analyse des opérations financières et les estimations actuarielles des différentes branches du régime de sécurité sociale ». Cette analyse des opérations financières, pouvant aboutir à un réajustement éventuel des bases de cotisations, est effectuée par la Direction Financière en étroite collaboration avec la Direction des Etudes et Organisation.³³

Par rapport à la crise financière, les fonctions financière et comptable se sont enrichies de nombreuses innovations ces dernières années ; à la donne de la bonne gouvernance, au développement de la dématérialisation des échanges et des documents au sein et entre les entités économiques ainsi qu'à la perspective de la convergence vers les normes internationales IAS.IFRS accentuant en conséquence le rôle de ces fonctions dans l'entreprise qui consiste, pour le cas de l'I.N.S.S. :

- à mobiliser, par les procédés les plus économiques les ressources réputées rares dont l'Institut a besoin ;

- à les affecter en emploi avec toute la rationalité avérée (domaine de la gestion financière) ; et

- à assurer dans la rapidité, la traçabilité des actes de gestion en vue de garantir une information qualitative et pertinente sur les phénomènes affectant le patrimoine qui s'y produisent (domaine de la gestion comptable).

En conformité avec le principe de gestion généralement admis, aux dispositions des textes règlementaires et législatifs de la sécurité sociale et à la législation comptable en vigueur au pays, l'objectif général poursuivi par les deux fonctions ci-dessus évoquées est :

- le maintien tous azimuts de l'équilibre du régime à travers une gestion séparée et profitable des branches.

De manière spécifique les objectifs en la matière prennent compte :

- un système de gestion budgétaire ,
·

- un système de gestion de la trésorerie ,
· et

- un système de gestion comptable (méthodes comptables). La Direction Financière est alimentée par :34

- les instructions venant du Directeur Général ou de son Adjoint ;

- les demandes de paiement en provenance de la Direction Administrative et des autres Directions Centrales ainsi que des Centres de Gestion ;

³³ INSS, Manuel des procédures de gestion financière et comptable, Kinshasa, Novembre 2008, p 02.

³⁴ INSS, Manuel des procédures de gestion financière et comptable, OP.CIT, 08.

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- les informations en provenance de banques en ce qui concerne les informations en rapport avec les situations des comptes bancaires où sont logés les avoirs en trésorerie ;

- les informations en provenance des Centres de gestion en ce qui concerne la gestion budgétaire, de trésorerie et comptable ;

- les informations produites par ses propres services en liaison ou non avec d'autres intervenants.

Les informations qui y sont traitées sont transmises :

- à ses propres services pour exploitation et/ou disposition ;

- aux autorités hiérarchiques sous forme de rapport synthétique ou détaillé, projet de note, d'instruction ou avis à émettre selon le cas ;

- aux Directions Centrales ainsi qu'aux Centres de Gestion pour exécution, disposition ou exploitation ;

- aux tiers lorsqu'elle en reçoit un mandat de l'autorité (remise de chèque, paiement en espèces).

Les rôles, les activités et les tâches des différents intervenants cités ci-dessus feront l'objet de description après l'analyse des trois systèmes d'information et de procédures de gestion retenues.

Les procédures sont élaborées en respectant les principes ci-après :

- Système de contrôle interne ou d'auto contrôle entre les différents intervenants ;

- Procédures d'identification de saisie et de traitement exhaustif des opérations

réalisées ;

- Fiabilité et présentation comptable appropriée des informations relatives

à ces opérations ;

- Justification et évaluation régulière des informations ;

- Mesures de sécurité et de protection des actifs.

1.1. Attributions35

La Direction est chapeautée par un Directeur Financier dit « DF » afin de :

· coordonner et superviser administrativement toutes les activités de la Direction Financière ;

· définir la politique de la gestion de la trésorerie ;

· assister aux réunions du Comité de Gestion ;

· présenter le Plan de trésorerie (mensuel ou trimestriel) au Comité de Gestion ;

· signer les titres de paiement et de recette pour les opérations financières de la Direction Générale conjointement avec le DG ou le DGA ;

³⁵ INSS, Manuel des procédures de gestion financière et comptable, OP.CIT, p 05.

· signer les titres des opérations diverses de la Direction Générale conjointement avec le DG ou le DGA ;

· présenter le projet des prévisions budgétaires au Comité de Gestion ;

· défendre le projet des prévisions budgétaires au Conseil d'Administration et au CSP ;

· après adoption des prévisions budgétaires par le Conseil, il prépare la lettre de transmission au CSP ;

· présenter le projet des états financiers au Comité de Gestion ;

· préparer la lettre de transmission des états financiers au CSP après l'adoption de ceux-ci par le Conseil d'Administration. ;

· préparer le rapport mensuel d'activité de la Direction ;

· présenter le rapport d'exécution du budget au Comité de Gestion et au C.A. ;

· recourir à l'Audit Interne pour quelques tâches ponctuelles selon le cas :

- vol au niveau de la caisse ou la banque ,
·

- vol ou disparition des immobilisations (en cas d'inventaire extracomptable

par exemple) ,
·

- anomalie constatée dans les écritures comptables d'un Centre de Gestion.

· superviser les travaux de prise d'inventaire extracomptable.

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