SECTION II : RESULTATS ET SUGGESTIONS
2.1. Résultats
Les résultats présentés et
regroupés dans les tableaux ont été obtenus aumoyen d'un
questionnaire qui a été mis à la disposition des cadres
des différentes Activités de la Représentation. La
collecte, le dépouillement ainsi que le traitement de ces questionnaires
nous ont permis d'obtenir les résultats présentés
ci-dessous :
Question N°1 : Opinion des
enquêtés sur l'impact négatif de l'absence de
secrétaires dans les différentes structures de la
Représentation
|
Êtes-vous d'avis que l'absence de secrétaires
dans les différentes structures de la Représentation a un impact
sur le bon déroulement du travail administratif ?
|
Effectif
|
Pourcentages
(%)
|
|
OUI
|
9
|
90
|
|
NON
|
1
|
10
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
En nous référant aux données de ce
tableau, nous pouvonsdéduire que l'absence de secrétaires dans
les différentes structures de la Représentation a
véritablement un impact négatif sur la bonne exécution du
travail administratif. Ainsi une seule personne a nié un quelconque
impact de cette absence sur le bon déroulement du travailadministratif.
Par contre, nous remarquons que la majorité des enquêtés,
soit 90% de la population cible s'accorde sur le fait que l'absence de
secrétaires a bel et bien des conséquences sur la bonne
exécution des tâches administratives quotidiennement.
Question N°2 : Opinion des
enquêtés sur la présence ou non de secrétaire dans
leur structure
|
Avez-vous un(e) secrétaire dans votre
structure ?
|
Effectif
|
Pourcentages
(%)
|
|
OUI
|
2
|
20
|
|
NON
|
8
|
80
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
A cette question, seulement deux personnes se sont
prononcées favorablement. Les huit (08) autres enquêtés qui
représentent 80% de la population cible ont affirmé ne pas
disposer de secrétaires dans leur structure. En effet, la
Représentation ne compte que trois secrétariats
opérationnels ; le premier au bloc administratif qui est celui du
Représentant et les deux autres au bloc technique.
Question N°3 : Opinion des
enquêtés sur le travail d'un(e) secrétaire
|
Quels sont les tâches d'un(e) secrétaire selon
vous ?
|
Effectif des personnes répondant
« OUI »
|
Pourcentage
|
|
Accueil des visiteurs
|
10
|
100
|
|
Traitement de texte
|
10
|
100
|
|
Gestion du courrier
|
10
|
100
|
|
Gestion téléphonique
|
5
|
50
|
|
Prise de notes aux réunions
|
3
|
30
|
Cette question est à choix multiples. D'abord toute la
population cible soit les dix (10) enquêtés s'est
accordéesur le fait que l'accueil des visiteurs, le traitement de
texte et la gestion du courrier sont des tâches qui sont du ressort
d'un(e) secrétaire. Ensuite 50% estiment que la gestion
téléphonique est une tâche relevant de la fonction de
secrétaire. Par ailleurs 30% soit un effectif de trois sur dix pensent
que la prise de note lors des réunions est une attribution de la
secrétaire. Tout ceci témoigne de la place importante d'un(e)
secrétaire dans l'exécution quotidienne des différentes
tâches administratives.
Question N°4. a. : Opinion des
enquêtés sur les tâches administratives effectuées au
quotidien par les responsables d'activités mais qui sont plus du ressort
d'un(e) secrétaire
|
Vous arrive -t-il de devoir gérer les tâches
suivantes au quotidien ?
|
Effectif des personnes répondant
« OUI »
|
Pourcentage
|
|
Accueil des visiteurs
|
7
|
70
|
|
Traitement de texte
|
9
|
90
|
|
Gestion du courrier
|
8
|
80
|
|
Gestion téléphonique
|
2
|
20
|
|
Prise de notes aux réunions
|
9
|
90
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
Du fait qu'il n'y ait pas de secrétaires dans les
différentes structures, la plupart des enquêtés sont
parfois appelés à gérer eux-mêmes les
différentes tâches administratives. Ainsi, 70% des
enquêtés se chargent de l'accueil des visiteurs ; 90%
s'occupent eux-mêmes du traitement de texte et de la prise de notes lors
des réunions ; 80% se chargent de la gestion du courrier ou encore
20% de la gestion téléphonique.
Question N°4. b. : Opinion des
enquêtés sur la gestion des tâches administratives
|
Par qui gérez-vous au quotidien les différentes
tâches administratives citées plus haut ?
|
Effectif
|
Pourcentages
(%)
|
|
Par nous-même
|
4
|
40
|
|
Par un(e) collègue
|
0
|
0
|
|
Par d'autres secrétaires
|
6
|
60
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
60% soit six sur 10 des enquêtés affirment faire
recours à d'autres secrétaires dans l'exécution des
tâches administratives tandis que 40% affirment les exécuter
personnellement. On peut donc en déduire que les différent(e)s
secrétaires sont de temps à autre appelés à
effectuer des tâches autres que celles qui leurs sont dévolues.
Question N°5. a. : Opinion des
enquêtés sur le besoin du service d'un(e) secrétaire
|
Avez-vous besoin des services d'un(e)
secrétaire ?
|
Effectif
|
Pourcentages
(%)
|
|
OUI
|
9
|
90
|
|
NON
|
1
|
10
|
|
Indifférent
|
0
|
0
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
A cette question personne ne s'est montré
indifférent. La quasi-totalité des enquêtés a
donné un avis favorable. Seule une personne sur les dix
enquêtés a estimé n'avoir pas besoin du service d'un
secrétaire. Ceci témoigne de la nécessité d'avoir
des secrétaires pour l'exécution des différentes
tâches administratives.
Question N°5. b. : Opinion
des enquêtés sur la sollicitation du service d'un(e)
secrétaire
|
A quelle fréquence le/la solliciteriez-vous
quotidiennement ?
|
Effectif
|
Pourcentages
(%)
|
|
Permanemment
|
8
|
80
|
|
Toutes les 30 minutes
|
0
|
0
|
|
Chaque heure
|
0
|
0
|
|
6 fois dans la journée
|
0
|
0
|
|
5 fois dans la journée
|
0
|
0
|
|
4 fois dans la journée
|
0
|
0
|
|
Moins de 4 fois dans la journée
|
2
|
20
|
|
Total
|
10
|
100%
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
D'après les données recueillies, la
quasi-totalité (soit 80%) des enquêtés estiment qu'ils
solliciteraient permanemment les services d'un(e) secrétaire s'ils en
avaient. Par contre 20% feraient appel à un(e) secrétaire dans
l'exécution des tâches administratives à une
fréquence faible (moins de 4 fois dans la journée). Les
enquêtés expriment ainsi leur besoin d'avoir un secrétaire.
Ces résultats montrent l'importance que revêt le poste de
secrétariat dans la bonne exécution des tâches
administratives.
Question N° 5. C. : Opinion des
enquêtés sur la raison d'absence d'un(e) secrétaire dans
leur structure ?
|
Pourquoi n'avez-vous pas de secrétaires ?
|
Effectif
|
Pourcentages
(%)
|
|
N'en veux pas
|
0
|
0
|
|
Pour raisons budgétaires
|
1
|
10
|
|
Les responsables n'en voient pas la nécessité
|
3
|
30
|
|
Indifférent
|
6
|
60
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
On remarque que cette question a été
ignorée par la majorité des enquêtés. Cependant
trois enquêtés estiment que l'absence de secrétaires dans
leur structure est due au fait que les responsables n'en voient pas la
nécessité. Un dernier estime que cette situation
résulte des raisons budgétaires.
Question N° 6 : Opinion des
enquêtés sur l'alternative trouvéeface à cette
situation ?
|
Comment arrivez-vous à gérer vos
activités en l'absence d'un secrétaire
opérationnel ?
|
Effectif
|
Pourcentages
(%)
|
|
Je travaille au-delà des heures
réglementaires
|
4
|
40
|
|
Je me décharge sur d'autres secrétaires
|
4
|
40
|
|
J'accomplis les choses quand je les réussis
|
2
|
20
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
Ils sont quatre (04) personnes soit 40% de la population cible
à déclarer que l'absence de secrétariat
opérationnel dans leur structure les oblige à travailler
au-delà des heures règlementaires. Quatre (04) autres
préfèrent faire appel à un(e) secrétaire d'une
autre structure tandis que deux (02) enquêtés affirment
réaliser les tâches comme ils le peuvent jusqu'à
l'obtention d'un résultat.
Question N° 7 : Opinion des
enquêtés sur les résultats de cette situation ?
|
En général, les résultats d'une telle
situation sont pour vous :
|
Effectif
|
Pourcentages
(%)
|
|
Satisfaisants
|
-
|
-
|
|
Non-satisfaisants
|
8
|
80
|
|
Indifférent
|
2
|
20
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
Tandis que deux (02) personnes sur les dix (10) soit 20% de la
population affirment se sentir indifférents aux résultats d'une
telle situation, l'organisation administrative à la
Représentation est loin de satisfaire la grande majorité des
enquêtés. En effet 80% de la population cible estime
Non-satisfaisants les résultats de la situation qui
prévaut à la Représentation.
Question N° 7 : Opinion des
enquêtés sur l'impact de l'absence de secrétariat
opérationnel sur le déroulement des activités
administratives ?
|
Quel est l'impact de l'absence d'un secrétariat
opérationnel dans l'accomplissement des activités ?
|
Effectif
|
Pourcentages
(%)
|
|
Retards répétitifs
|
5
|
50
|
|
Résultats approximatifs
|
2
|
20
|
|
Objectifs non atteints
|
3
|
30
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
Cette question a eu droit à trois réponses
différentes. Dans un premier temps, nous remarquons que 50% soit la
moitié de l'effectif des enquêtés trouvent que l'absence
d'un secrétariat opérationnel dans l'accomplissement des
activités, constitue un manque à gagner en termes de perte de
temps conduisant à des retards répétitifs dans
l'accomplissement des tâches. 30% estiment que la non-atteinte des
objectifs assignés résulte de ce fait. Par ailleurs, 20% ont
déclaré que cette situation conduit à des résultats
approximatifs.
Question N° 8 : Opinion des
enquêtés sur la proposition de solution à travers la mise
en place d'un pool secrétariat ?
|
Pensez-vous que la mise en place d'un pool secrétariat
améliorerait cette situation ?
|
Effectif
|
Pourcentages
(%)
|
|
Totalement
|
6
|
60
|
|
Partiellement
|
3
|
30
|
|
Pas du tout
|
1
|
10
|
|
Indifférent
|
-
|
-
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
Cette question a pour principale ambition de recueillir
l'opinion des enquêtés sur notre proposition en vue
d'améliorer tant soit peu la situation qui prévaut à la
Représentation de l'ASECNA. Il s'ensuit donc, eu égard aux
résultats présentés par le tableau ci-dessus, que la
quasi-majorité des enquêtés soit 60% de la population cible
s'accorde à affirmer que la mise en place d'un pool secrétariat
résoudrait totalement l'impact de l'absence de secrétariat
opérationnel dans les structures. 30% soit un effectif de 3 personnes
sur les dix enquêtés prétendent que la proposition de
solution ne résoudrait qu'en partie le problème. Cependant une
autre personne a estimé que la mise en place d'un pool
secrétariat ne résoudrait pas du tout l'impact de cette
absence sur le bon déroulement du travail administratif. Il ressort de
ses différentes réponses que la solution apportée au
problème à travers la mise en place d'un pool secrétariat
n'a pas recueilli l'assentiment de tous les enquêtés.
Question N° 9 : Propositions
éventuelles de solution des enquêtés pour pallierle
manquement ?
|
Quelles solutions suggéreriez-vous pour
l'amélioration de cette situation ?
|
Effectif
|
Pourcentages
(%)
|
|
La mise en place d'un pool secrétariat
|
5
|
50
|
|
Le recrutement de secrétaires
|
8
|
80
|
|
Indifférent
|
1
|
10
|
Source : Réalisé par
nous-même à partir des données de l'enquête
A cette question les enquêtés ont apporté
deux réponses différentes. Pendant que certains soutiennent que
la mise en place d'un pool secrétariat peut pallier au manquement,
d'autres estiment qu'il faudrait en plus du pool secrétariat, recruter
d'autres secrétaires de bon niveau pour la Représentation. Ainsi,
nous remarquons quehuit enquêtés soit 80% de la population cible
préconisent le recrutement de secrétaires. Ceci s'explique par le
fait que présentement toute la représentation de l'ASECNA ne
compte que deux secrétaireset que l'une d'entre elles doit faire valoir
ses droits à la retraite le 31 décembre 2018. Ainsi donc il
serait difficile de mettre en place un pool secrétariat avec un
secrétaire en plus de l'Assistante du Représentant.
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