Chapitredeuxième
DÉROULEMENT DU STAGE
Dans ce chapitre, nous présentons le cadre de travail,
ensuite nous procéderons à la description des différentes
tâches effectuées,puis aux observations faites.
SECTION 1 : DESCRIPTION DU CADRE DE TRAVAIL ET DES
TÂCHES EFFECTUÉES
1.1. Description du cadre de travail
Notre stage s'est déroulé à la
Représentation de l'ASECNA au Togo, précisément au
Cabinetdu Représentant.
1.1.1. Description du local
Le local servant de cabinet au Représentant est
situé au bloc administratif à l'étage. Il comprend une
salle de réunion située juste à gauche avant d'entrer dans
la salle d'attente qui donne sur le bureau du Représentant ainsi que la
porte d'entrée du secrétariat. Ces trois locaux qui forment le
cabinet du Représentant, s'étendent sur une dimension de 13
mètres de longueur et 8 mètres de largeur. Le secrétariat
du Représentant particulièrement est un local rectangulaire
d'environ 8 mètres de longueur sur 5 mètres de largeur. Ses murs
sont peints en blanc et le local éclairé par des ampoules
rivées au plafond. Le sol est revêtu de carreaux de couleur beige.
La température est régulée par un climatiseur de marque
``ECO INVERTER''. L'annexe 3 présente la description du local.
1.1.2. Les équipements
utilisés
Les équipements dont dispose le secrétariat du
Représentant pour l'exécution de ses tâches sont
constitués de matériel et du mobilier de bureau.
1.1.2.1. Le matériel
C'est l'ensemble des appareils mis à la disposition de
l'assistante du Représentant pour l'exécution de ses
tâches. Ces matériels sont récapitulés dans le
tableau ci-dessous.
Tableau 2 : Récapitulatif des
matériels de bureau du secrétariat du Représentant de
l'ASECNA
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Désignation
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Marque
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Quantité
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Rôle
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Micro-ordinateurs
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HP pro 3500 Micro Tower Pc (non opérationnel)
&
HP Compaq 6300 Pro MT Pc
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02
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Saisie et traitement de textes, envoie et réception des
messages.
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Combinés téléphonique
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ALCATEL
&
ALCATEL-LUCENT
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02
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Émission et réception des appels internes et
externes.
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Imprimante
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LaserJet Pro 400 de la famille HP
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01
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Impression de documents
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Photocopieur
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SHARP AR-5516
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01
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Reproduction de documents.
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Scanner
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FUJITSU Scan Snap 1×500
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01
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Numériser les documents
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Perforateurs
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PATENT N° 1444336
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01
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Perforer les documents en vue de leur classement
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Agrafeuses
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MAPED
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04
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Agrafer les documents afin de les rassembler
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1.1.2.2. Le mobilier
Le mobilier du secrétariat du Représentant est
répertorié dans le tableau qui suit :
Tableau 3: Récapitulatif du
mobilier au secrétariat du Représentant
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Désignation
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Quantité
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Utilisation
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Tables
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03
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Une table en L pour l'assistante, sur lequel est posé
le micro-ordinateur, l'imprimante, le combiné
téléphonique, le scanner, les parapheurs et autres outils de
travail. Le second est utilisé par le coursier et le dernier par les
stagiaires.
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Sièges
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11
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Un siège pivotant pour l'assistante du
Représentant ; un autre devant la table de l'assistante pour les
visiteurs. 6 sièges se trouvent dans la salle d'attende ; 2 autres
pour l'utilisation des stagiaires et le dernier pour le coursier.
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Armoires
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03
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Ces armoires disposées côte à côte
servent à ranger les classeurs et certaines fournitures.
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