Memoire Online - Contribution à l'amélioration de l'organisation administrative de la représentation de l'ASECNA au Togo.

Au cours de notre stage, plusieurs tâches nous ont été confiées, notamment :

L'accueil est la première étape de relation entre une structure et un visiteur. L'accueil revêt donc une importance capitale dans la mesure où il requiert assez d'exigence de la part de l'assistant qui apparaît comme le miroir de l'entreprise. Il permet également de développer et de maintenir l'image de marque de la structure. Ainsi donc l'accueil au secrétariat du cabinet du Représentant n'est pas une moindre activité.

Lorsqu'un visiteur se présente au secrétariat du Représentant, nous l'accueillons avec courtoisie (salutations) ; lui demandons son identité et l'objet de sa visite. Si la visite est sur rendez-vous, nous l'annonçons au Représentant qui reçoit le visiteur immédiatement s'il est disponible. Dans le cas contraire nous faisons patienter le visiteur confortablement dans la salle d'attente qui est attenante au secrétariat, le temps que le Représentant se libère. La journée retenue pour l'audiencehebdomadaire est vendredi. Si le visiteur n'a pas pris préalablement de rendez-vous, nous lui soumettons une fiche d'audience à remplir dont le tracé se présente comme suit :

ASECNA TOGO

CABINET DU REPRESENTANT

FICHE D'AUDIENCE

Nom......................................................................

PRÉNOMS................................................................

PROFESSION.............................................................

DATE.....................................................................

HEURE...................................................................

OBJET DE LA VISITE

......................................................................................................................................................................................................................................

SIGNATURE

Nous introduisons la fiche dûment remplie par le visiteur au Représentant qui, s'il le souhaite le reçoit dans la mesure de sa disponibilité ; sinon il nous laisse un message à transmettre au visiteur.

Cependant, si le visiteur est un agent de la Représentation et qu'il a informé le Représentant de son arrivée, nous l'annonçons au Représentant par l'interphone qui le fait entrer dans son bureau. Au cas contraire, nous faisons patienter le visiteur dans la salle d'attente ou lui demandons de revenir plus tard, selon les instructions reçues du Représentant.

L'accueil téléphonique est une fonction essentielle à toute structure. Il s'agit de véhiculer une image positive de celle-ci. La gestion des appels téléphoniques au secrétariat du Représentant comprend l'émission et la réception des appels internes ou externes.

Lorsqu'il s'agit d'un appel externe, il s'affiche à l'écran « OPERATOR ». Il faut rappeler que les appels externes transitent par le standard qui nous les transmet. Lorsqu'il s'agit d'un appel interne l'identité de l'appelant s'affiche. Après salutations, l'interlocuteur se présente et donne la raison de son appel. Lorsque nous sommes dans l'incapacité de donner satisfaction à l'interlocuteur, nous transférons l'appel à la personne ou au service le plus approprié.

S'agissant des appels destinés au Représentant dont la plupart provient de ses subordonnés, nous demandons à l'interlocuteur de garder l'écoute le temps de vérifier si le Représentant est présent et disponible. Après nous être assuré de la disponibilité du Représentant, nous lui transmettons l'appel après lui avoir annoncél'interlocuteur. Sinon, nous reprenons l'interlocuteur en ligne. Ensuite nous lui laissons le message du Représentant ou lui demandons de rappeler ultérieurement mais aussi de laisser un message pour le Représentant.

Pour des raisonsdiverses de service, nous sommes parfois amenés à émettre des appels vers d'autres structures, qu'elles soient internes ou externes.

Lorsqu'il s'agit d'émettre un appel interne, il y a des numéros préétablis affectés à chaque bureau que nous composons. Quant aux appels vers l'extérieur de la Représentation, nous appuyons sur le chiffre « 0 » pour sortir de la ligne interne avant de composer le numéro de téléphone fixe du correspondant. S'il s'agit de numéro d'un réseau GSM, nous effectuons l'appel avec le téléphone ``baladeur'' qui se trouve dans le bureau du Représentant.

La particularité du secrétariat ne réside pas seulement dans la gestion des tâches administratives. Le traitement du courrier fait partie intégrante de la fonction.Le courrier est l'ensemble des écrits ou supports d'informations qu'une structure échange en interne ou avec ses différents partenaires dans la réalisation de ses différentes activités. Au secrétariat du Représentant, nous traitons deux types de courriers : le courrier-arrivée et le courrier-départ.

Le courrier-arrivée est l'ensemble des correspondances adressées au Représentant de l'ASECNA au Togo. On en distingue deux types : le courrier-arrivée interne et le courrier-arrivée externe.

Il s'agit entre autresdes demandes d'attestation, des demandes de prêts, des demandes d'autorisation de sortie, des MEI (Mémorandum d'Echange Interne) provenant des différentes structures internes ou du personnel de la Représentation.

Il s'agit entre autres, des lettres, des bordereaux d'envoi, des demandes diverses (demandes de stage, d'emploi etc.), des factures des fournisseurs, des invitations ou tout autre document qui proviennent des structures externes à l'ASECNA.

Dès la réception du courrier, nous y apposons le cachet ``Arrivée'' dont le tracé se présente comme suit:

ASECNA-TOGO

CABINET DU REPRESENTANT

ARRIVEE, LE................................................... SOUS LEN°...............

SECR.

DGRP

DSQDCS

CCR

IRE

MET

REX

CAF

PAI

LFW

IGC

AAC

AFF

Après l'apposition du cachet, nous disposons le courrier dans le parapheur puis l'introduisons au Représentant. Ce dernier l'affecte à l'``Activité'' ou aux ``Activités'' compétentes pour leur traitement.

Dès que le parapheur sort du bureau du Représentant, nous procédons à l'enregistrement dans le registre ``Courrier-Arrivée'' dont le tracé se présente comme suit :

Date d'Arrivée	Provenance	Référence et Objet du courrier	N° d'Ordre	Activité(s) destinataire(s)
23/09/2018	LFW	MEI n°... relatif à la recharge de la carte de carburant d'exercices SLI	1918	IGC/DSQDCS
24/09/2018	IRIS Commode	Demande d'attestation d'exonération	1929	AAC

Ensuite, nous enregistrons le courrier dans le cahier de transmission interne sans oublier de procéder à la multiplication s'il est affecté à plusieurs Activités. Après enregistrement, nous procédons à la ventilation du courrier dans les différentes ``Activités'' du bloc administratif. Quant au courrier affecté aux ``Activités''situées au bloc technique, un agent de liaison se charge de sa transmission. Le tracé du cahier de sa transmission se présente comme suit :

Date d'arrivée	Numéro	Activité destinataire	Expéditeur + Objet	Emargement
23/09/2018	1918	IGC	LFW : MEI n°... relatif à la recharge de la carte carburant d'exercices SLI
24/09/2018	1929	AAC	IRIS Commode : Demande d'attestation d'exonération

Le courrier-départ est l'ensemble des correspondances qu'une entreprise adresse à ses différents partenaires ou à son personnel. A la Représentation de l'ASECNA auprès de la République Togolaise, tout courrier-départ doit être signé par le Représentant avant sa transmission.

Le courrier-départ arrive au secrétariat du Représentant sous forme de projets. Nous le parcourons afin d'y déceler d'éventuelles incorrections avant de le soumettre à l'appréciation du Représentant. Après la signature du Représentant, le traitement se fait de la façon suivante :

Dans un premier temps, nous apposons le cachet de l'ASECNA et lui attribuons un numéro et la date. Nous procédons ensuite à la multiplication du courrier en trois exemplaires. Le nombre de copies peut augmenter en cas d'ampliations. Les trois copies habituelles sont réparties comme suit : une copie dans le parapheur du Chargé Contrôle Sécurité, Qualité et Environnement (DSQDCS) ; une seconde copie dans le classeurdédié à l'Activité émettrice que nous tenons au secrétariat ; la dernière copie est retournée à l'initiateur du courrier après que les attributs sont marqués dans un cahier afin de laisser les traces de la transmission.

Date	Numéro	Destinataire + objet	Activité émettrice	Emargement
24/09/2018	001722	DRHD : Rapport de la visite médicale du personnel au titre de l'année 2018	CAF
26/09/2018	001738	ARTA : Autorisation pour l'utilisation de la salle polyvalente	CAF

L'original du courrier est transmis à la structure destinataire par un agent de liaison, sinon par Express Mail Service (EMS) ou encore par voie électronique(E-mail) dans le cas du courrier adressé à la Direction de l'ASECNA sise à Dakar ou à d'autres structures de l'ASECNA.

La reproduction consiste en la multiplication d'un document en un ou plusieurs exemplaires à partir de l'original. Selon les instructions de multiplication, le processus est décrit ci-dessous :

Elle consiste à ventiler le courrier après le traitement et la reproduction dans lesdifférentes ``Activités'' selon les instructions données. Le courrier est transmis aux destinataires par un cahier de transmission pour décharge.

Classer, c'est ranger les documents de façon méthodique et selon un procédé préétabli en vue d'une recherche ultérieure rapide et facile. Au secrétariat du cabinet du Représentant, nous avions opté pour deux ordres de classement : le classement numérique et le classement thématique.

C'est un ordre de classement qui consiste à attribuer à chaque document un numéro selon l'ordre d'arrivée et selon la date d'enregistrement puis à ordonner l'ensemble selon l'ordre normal des nombres entiers. Cet ordre de classement est utilisé pour le courrier-arrivée tout comme le courrier-départ. Le classement se fait en deux temps. Après traitement, nous procédons à un classement provisoire qui consiste à ranger les documents selon l'ordre d'arrivée, dans une chemise à sangle. Ensuite nous procédons au classement définitif dans les classeurs dédiés aux différentes ``Activités''que nous disposons debout, dans l'armoire, le dos face à l'utilisateur.

Il est utilisé pour le courrier en instance de départ pour les structures du bloc technique ou destiné à la Direction Générale de l'agence. Ce classement consiste à ranger les dossiers d'après leur affinité. Il consiste en un plan de classement qui comporte une division en différents sujets, eux-mêmes en sous sujets et ainsi de suite. Après le traitement du courrier au cabinet du Représentant, nous répartissons l'ensemble en trois grandes parties : le courrier du bloc technique, celui du bloc administratif et celui des autres structures de l'ASECNA. Nous les disposons ensuite par Activités.

Contribution à l'amélioration de l'organisation administrative de la représentation de l'ASECNA au Togo.

1.2. Description des tâches effectuées