3.3 Mise en place de l'appel d'offres
3.3.1 Choix des Assemblées Générales
Externalisables
FIPA a donc souhaité externaliser une partie du
processus de gestion des assemblées générales
à une seule et méme société. Son
objectif s'inscrit dans le long terme ; il ne s'agit donc
en aucun cas d'une
solution ponctuelle. C'est pourquoi le choix des A.G.
externalisables la première année se doit d'étre
judicieux. Ce choix peut également servir de
« test » avant d'élargir le champ des A.G.
externalisées par le prestataire.
Afin de proposer un panel diversifié
d'assemblées, le choix s'est porté sur des traitements
différents les uns des autres. C'est à dire que le nombre
d'envois de formulaires de vote par correspondance aux actionnaires
se devait d'étre faible pour la première
assemblée choisie, et d'augmenter par la suite.
De plus, le choix s'est porté sur des A.G. «
sensibles » pour faire face directement aux besoins du service, et
mesurer ainsi le gain de productivité et le gain en terme de
coûts. Enfin, le choix de l'Assemblée Générale
du groupe lui-méme était convenu pour des raisons
évidentes de quantités d'envois, pour marquer la confiance
apportée au projet, et montrer ainsi l'évolution de la
filiale.
C'est pourquoi cette année, FIPA a
confié au routeur quatre
Assemblées Générales correspondant au profil
recherché :
|
Sociétés
|
Nombre d'expéditions
|
Nombre de retours
|
|
XXX
|
3 300
|
1 600
|
|
XXX
|
110 000
|
32 000
|
|
XXX
|
13 600
|
65 000
|
|
XXX
|
7 000
|
1 900
|
3.3.2 Contenu de l'appel d'offres
Visé par le chef de projet, le rédacteur de l'appel
d'offres est ici un membre de la maîtrise d'oeuvre.
Après avoir présenté le FIPA et
exprimé la prestation demandée, l'appel d'offre a
utilisé une terminologie. Une deuxième partie était
uniquement constituée du schéma du
processus sous forme de frise
chronologique.
Par la suite, l'appel d'offre a expliqué la
prestation attendue en matière de création,
d'édition et de diffusion des documents (partie
« envois »). Enfin, la réception et le
dépouillement (partie « retours ») des formulaires de
votes par correspondance tiennent lieu dans une quatrième partie.
L'appel d'offre se termine par l'expression des
résultats attendus et des mises en gardes de FIPA. Ainsi, les
réponses des prestataires devaient impérativement parvenir
à une date dite « deadline ». Le respect du
délai imparti était une condition sine qua non à la
sélection du routeur.
Pour information, l'appel d'offre exprimait
également clairement la confidentialité et la
criticité de l'externalisation de cette activité.
C'est pourquoi FIPA exigea au travers de celui-ci l'autorisation de
contrôle sur toute la chaîne de production ainsi que la mise en
place de pénalités en cas
de retard ou d'erreurs imputables au prestataire.
Après rédaction de l'appel d'offres, celui-ci
nous a été donné pour relecture avant
expédition.
|
Le cahier des charges en dix tâches
|
|
Réception des courriers
|
|
Ouverture simple des courriers
|
|
Pré-analyse et "dépollution" des courriers
|
|
Numérisation des formulaires
|
|
Réalisation du vidéo codage des formulaires
|
|
Contrôle et interprétation des données des
formulaires
|
|
Génération des fichiers à retourner au
FIPA
|
|
Transfert des fichiers à FIPA
|
|
Accès aux données
|
|
Stockage et restitution des documents pour le jour J
|
| 
