c) Le fichier de calcul de
prévision
Le fichier de calcul de prévision est composé
également de 6 feuilles correspondant aux jours de la semaine du lundi
au samedi.
Le fichier de calcul de prévision a la même
structure que le fichier permanent, il a pour but, le calcul automatique des
prévisions en volume normal sur la base de ce qui a été
réalisé les dernières semaines.
Feuille prévision lundi
En saisissant et en corrigeant ce qui a été
réalisé, le fichier de calcul de prévision affiche la
prévision en volume normal. Si aucun événement ne se
présente, rien ne doit être ajouté, par
contre, la correction de la prévision est
nécessaire si un événement se présentera le jour
pour lequel nous allons calculer la prévision.
Le fichier de calcul de prévision ne contient que des
informations prévisionnelles, alors que le fichier permanent ne contient
que des informations réelles.
A long terme, le fichier d'enregistrement permanent permettra
de comprendre les comportements des clients de l'entreprise vis-à-vis du
transport. Il facilitera ainsi l'étude des coefficients
événementiels.
d) Le « tunning »,
annonce de prévision et écart de prévision
Avant de parler du « tunning » et des
écarts, cette partie de l'outil de calcul de prévision, permet de
faciliter le travail de transmission des informations prévisionnelles
aux transporteurs. En effet, elle contient un tableau qui regroupe l'ensemble
des informations attendues par ce dernier. Ces informations sont : les
destinations, le nombre de colis ou le poids prévisionnel par
destination ainsi que le nombre de palettes correspondant. Peut s'ajouter a
ceci la nature des produits transportés (frais, congelé ou
surgelé).
L'alimentation du tableau se fait automatiquement depuis le
fichier de calcul de prévision. L'opérateur doit seulement
changer la date du jour pour lequel il souhaite effectuer le calcul, puis
cliquer sur le bouton qui contient le libellé du jour correspondant. Par
une fonction recherche, les valeurs sont ainsi affichées.
Après l'obtention des différentes
prévisions que nous avons appelé prévision avant
« tunning », vient alors l'étape du
« Tunning ». Nous l'avons défini auparavant comme
étant l'ajustement de la dernière minute de la prévision
basée sur l'expérience pratique des opérationnels
(commerciaux et logisticiens).
L'opérateur va ainsi ressaisir les prévisions
dans la colonne prévision après « tunning »
en modifiant celles susceptibles d'être ajustées.
Les informations seront transmises par la suite au
transporteur à j-1 avant 12H.
Après la réalisation de la prévision et
sa transmission au transporteur, vient alors la phase d'analyse de la
fiabilité des prévision et l'étude des écarts.
Deux colonnes pour cet effet sont alors ajoutées dans
la dernière feuille de l'outil.
La colonne appelée
« Réalisé » : dans celle ci, les poids
réellement expédiés doivent être enregistrés.
Ceci permettra le rapprochement avec les informations
prévisionnelles.
C'est dans la deuxième colonne appelée
« Ecart » qu'apparaissent les erreurs des
prévisions, le degré de fiabilité pourra être
calculé.
L'analyse des écarts est indispensable pour
l'amélioration de la qualité des prévisions. Une
prévision ne se juge pas dès le premier essai. Que le
résultat soit favorable ou défavorable, il est nécessaire
de faire un essai suffisamment long pour que les écarts faibles ou forts
dépassent le stade de la coïncidence pour atteindre celui de la
signification statistique d'un véritable degré de
précision.
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