2.2 Les changements apportés par l'ERP au processus du
« traitement de la commande client ».
Ø Avant l'installation de l'ERP
Pour informer le service stock de la commande client, le
commercial envoie une copie du BC du client (rédigé par
celui-ci). Sur ce BC, sont indiqués le N0 d'article, sa
désignation, la quantité,....
Sur la base de cette copie, le magasinier prépare un
bon de sortie « BS » et l'envoie avec la marchandise
requise au service commercial.
Le commercial rattache le BS au BC et à la facture,
puis l'ensemble sera envoyé au service comptabilité pour
comptabiliser la vente, puis au service financier pour l'encaissement et enfin
il retournera à la comptabilité pour comptabiliser
l'encaissement.
Ø En présence de l'ERP
Une fois le client prépare sa commande, on
prépare dans le module vente une commande vente incluant des
informations comme :
type / code liste de prix / désignation / code magasin
/ quantité disponible en stock / quantité / prix unitaire / %
remise ligne / montant base TVA / montant ligne HT /....
Ensuite, pour informer le stock de la quantité à
expédier, on clique sur « créer expédition
magasin ». Ainsi, on prépare dans le module stock, une
maquette pour la sortie de la marchandise.
Le magasinier prépare alors la commande du client, puis
dans la fenêtre « expédition
magasin » il valide la quantité expédiée
et/ou à expédier. La marchandise est ensuite envoyée au
service commercial.
La facture est par la suite saisie dans le module ventes et sa
comptabilisation se fait automatiquement dans le module comptabilité.
2.3 Les apports de
l'ERP
A partir de l'étude de ces changements des processus
suite à la mise en place de l'ERP, on peut dégager quelques
apports de ce progiciel :
- La suppression des activités manuelles de recherche
d'information
- L'existence d'un référentiel unique : les
articles ont les mêmes codes aussi bien dans le module achats que dans
les modules ventes et stock. Ceci permet d'harmoniser les fichiers appartenant
aux différents modules.
- Un contrôle rigoureux de l'information : par
exemple le système n'autorise pas une double entrée du même
N° d'article.
- L'harmonisation des applications informatiques autour d'une
même technologie conduit à une optimisation des coûts de
maintenance du SI.
Notons que ces avantages apportés par l'ERP ont
été évoqués dans le chapitre
2 parmi les critères de l'amélioration de la
productivité administrative (voir figure 2). Par la
suite, on peut conclure que l'ERP a permis d'améliorer la
productivité administrative de IGL ce qui confirme la
1ère sous hypothèse H1.
En outres, d'autres avantages peuvent être
cités :
- L'introduction de nouvelles fonctionnalités
permettant d'assurer l'intégration entre les différents modules.
A titre d'exemple, le service vente a la possibilité de
connaître l'encours client (intégration financière),
la quantité disponible en stock (intégration avec les stocks). Le
service achat peut consulter les « états
fournisseurs » (intégration financière),
connaître les articles disponibles en stocks grâce à la
fenêtre « réception magasin »
(intégration avec les stocks). Ceci aura pour conséquence la
maîtrise des cycles opérationnels en réutilisant le temps
qu'on passait dans la recherche d'information dans l'amélioration des
qualités des prestations fournies.
- La centralisation des tâches : Le fait de saisir
les factures au sein des modules achats et ventes pour les voir automatiquement
comptabilisées dans le module comptabilité, revient à
centraliser des tâches dans l'espoir d'obtenir des gains de
productivité en terme de personnels.
- L'harmonisation des pratiques de travail : Le fait que
certains services peuvent accéder à d'autres modules est en
mesure de réduire les malentendus et d'harmoniser les processus de
travail. Par exemple, en s'informant sur l'état du stock tout en sachant
les besoins éventuels de ses clients, le service commercial pourrait
améliorer le contenu et la fréquence des demandes d'achats
passées au service achats de façon à ce qu'on minimise les
ruptures des stocks.
On remarque que ces apports de l'ERP correspondent bien
aux critères de l'amélioration de la productivité
administrative avancés dans le chapitre 2
(voir figure 3). Par conséquent, on peut conclure que
l'ERP a permis d'améliorer la productivité opérationnelle
de IGL ce qui confirme la 2ème sous
hypothèse H2.
| 
